【管理制度】公司档案管理制度

| ama | 公司档案管理制度 第一条 管理部站 1.文书结索后, 原稿由各文书管理部门归档,经办部门视实际需要留存 影本.如为 特殊索 件因业务处理需要，原千须由经办部门保警者， 应经文书管理部门主管同意后妥为保存，文 书管理部门以影本归 档，原稿用华后仍应送文书管理部门归档并换回影本- 2.各公司档卷分类目录及编号原则，由各公司总经理室或事业部经理 室统一制定管 理; 总管理处各部、室、中心则由各部门自行编定报 送总管理处总经理室。 第二条 文件点收 文件结案移送归档时，依如下原则点收: 1.检查文件的本文及附件是否完整，如有短少，应即追查归入. 2. 文件如经抽存者，应有管理部门主管的签认。 3. 文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办. 4.与本染无关的文件或不应随生归档的文件，应即退回经办部门. 5. 有价证参或其他责重物品， 应退回经办部门， 经办部门应送指定保管 部门签收后 ，文件送归档. 第三条“文件整理 点收文件后，应依下列方式整理: 1. 中文直写文件以右方装订为原则,中文模写或外文文件则以在方装订 为原则. 2.右方装订文件及其附件均应对准右上角,志方装订则对准左上角理齐 钉牢. 3.文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，塌切折得，使其 整齐划一。 Te  公司档案管理制度 第四条 ”档案分类 1. 档案分类应视案件内容、 部门组织、 业务项目等因素, 按部门、大类、 小类三级分类. 先以部门别区分,部门别之后依委件性质分为若干大 类，再在同类中依序分为 若干小类- 2. 档案分类应力求切合实用. 倘因案件较多,前款三级不教应用时得于 第三级之后 另增第四级"细类"。如案件不多，亦可仅使用"部门"及 “大类"或"小类"二级。 3. 同一"小类"(或细类) 之案件以装订于一档志为原则，如案件较多，一 个 档夹不教使用时，得分为两个以上的档卖装订,并于小类(或细类) 之后增设*邦次"编号，以便查者. 4.每一档志封面内页应设"目次表"，染件归档时依序编号、登录，并以 每一迷一个"目次"编号为原则。 5.档号之表示方式如下 AAA一BBCCD一一EE; Ai,为经办部门代号，BIB,为大类号，CiC,为小类号。D 为档郑卷次， BE,为档案目次、 第五条 ”档案名称及编号 1. 档案各级分类应予一名称， 其名称应简明扼要,以能区分表示档案 内容 性质为原则，且有一定范畸，不宜和统含混. 2 .各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示; 其位数使 用视案件多 宕及增长情形而贡酌决定。 3.档案分类各级名称经确定后,应编制"档案分类编号表"，即将所有分 类各级名 称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。 4 档案分类各级编号内应预留若干空档,以备将来组织扩大或业务增区 时，随时增补之用. 5 档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修 改必要，应事先审慎研议，并拟具新上档案分类编号对照表，以免混 消. Te  公司档案管理制度 第六条 档号编定 1. 案件如系新案，应就"档案分类编号表"，查明该案件所属类别及其郑 次、目次 顺序编列档号. 2. 娄件如可归属前委，应查明前案之档号予以同号编列. 3. 档号以一入一号为原则, 遇有一娄件叙述数事或一入归入多类者,应 先确定其主 要类别，编列档号 4.档号应自左而右编列 右方装订的索件,应将档号填写于索件首页的 左上角; 左 方装订者则填写于右上角。 第七条 ”归档与档案清理 1. 归档文件,应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并 视实际需要 使用"见出纸"注明目次号码，以便翻阅。 2. 档卖的背硝应标明档基内所含染件的分类编号及名称，以便查档。 第八条 保存期限 文件保存期限除政府有关法邻或本企业其他规章特定者外，依下列规 定办理: 1永久保存; (1) 公司章程; (2)股东名萍; (3)组织规程及办事细则; (和) 董事会及 股东会纪 录; (5) 财务报表; (6)政府机关核准文件; 《7) 不动产所有权状及其他债权