公司档案管理制度规范制度.docx

档案管理制度 总 则 第一条 为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性、有效性、完整性及保密性，特制定本制度。 档案管理机制 第二条 公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司行政管理部的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。 第三条 行政管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。 第四条 档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。 第五条 行政管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。 档案归档制度 第六条 凡反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。 第七条 凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。 第八条 归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或必须保留相关部门的，综合部保存复印件。 第九条 凡公司业务活动中收到的文件、函件均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文存档备查。 第十条 业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件；属于人事方面的资料，由人力资源部保存原件；属于工程建设方面的，由规划建设部保存原件。以上部门应将涉外事务的复印件报行政管理部备案。 第十一条 由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，行政管理部保存一份，财务部及合同执行（或签订）部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由行政管理部保存原件。 第十二条 在归档范围内的其它资料，由经办人整理后连同相关资料移交行政管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。 档案保管制度 第十三条 公司行政管理部设存放档案的专门库房，具备防火、防潮、防尘、防鼠、防盗、防光、防虫、防水等安全条件。各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并规范存放。 第十四条 归档资料要进行登记，编制归档目录。 第十五条 档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。 第十六条 档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。 第十七条 库存档案必须图物相符，帐物相符。 第十八条 档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。 第十九条 根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。 第二十条 经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经由公司领导及有关人员组成的鉴定小组会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。 第二十一条 严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。 第二十二条 凡公司工作人员