浅谈集团化企业内部审计信息化建设——以中石化集团为例.docx

浅谈集团化企业内部审计信息化建设以中石化集团为例一引言集团化企业通常是指以集团母公司为核心并由多个不同级别的成员企业组成的多企业集合体第一级企业为集团本部或总部其下通常还包括二级企业三级企业等有的集团化企业还存在其下属的二级企业也是一个集团化企业并且具有自身的下属二级企业乃至三级企业的情况与之相对应的集团化企业所适用的内部审计管理方式也可以分为集中管理和分部管理两种纵观国内外发展成熟的集团化企业由于集团化企业所具备的特性集中管理形式的内部审计管理模式正被越来越多的集团化企业所采纳内部审计信息系统是指通过对企业内部业务部门的各种审计证据审计信息的收集分析和总结为进一步优化审计业务而建立起来的具备多种信息化功能的信息管理系统企业多层次多领域的发展为内部审计部门带来了更加严峻的挑战合理利用集团化企业良好的网络优势搭建起功能完备的内部审计信息管理系统并且有效地加以运用可以进一步加强内部审计的监督职能更大程度地提高审计工作效率节约审计成本内部审计信息化是指内部审计人员通过有效运用信息技术以识别企业管理风险优化企业经营流程为目标计划开展实施审计项目的全部过程同时对企业各个环节所应用的信息系统能够独立确认和评价当前企业内部审计信息化主要涵盖两层内容一是以信息技术为手段展开内部审计工作也就是利用计算机辅助审计技术开展审计活动另一种是企业内部专门的审计小组以业务部门信息管理系统为被审计对象通过风险预警及定期审计等内部控制方式检验该系统业务数据的精准度合规性以及效率效果等随着国内市场环境的逐渐成熟各行业企业随着市场经济的发展也在逐渐做大做强企业的发展壮大和业务规模的日趋增多使得对内部审计管理职能的需求也日渐增加传统的内部审计工作模式早已不能满足企业管理层对于风险管理流程优化和风险防范等方面的管理需求但是如何通过有效的内部审计职能优化来提高审计效率如何通过内部审计信息化的建设进一步加强内部审计的监督职能如何寻求最适合企业自身特征的内部审计信息化模式和思路还是目前诸多企业亟待解决的问题二中石化集团内部审计信息化建设的经验总结中石化集团是我国能源行业的领军企业其内部审计信息化建设起步早体系建设相对完善对中石化集团的内部审计信息化建设进行分析能够为其他集团的内部审计信息化建设提供思路其经验值得借鉴一中石化集团内部审计架构介绍中石化集团本部在董事会下设立了审计委员会审计委员会直接管理审计局本部并且在北京南京广州和武汉分别设立了四个审计分局各审计分局的组织机构和审计局本部相同审计局实行垂直化集中管理模式即由审计局本部垂直向下管理到审计分局由审计局本部直接派出审计人员的管理机制此外各审计分局设立了相应的审计部门或审计科目前具有审计机构的中石化下属企业单位已经达到了多家中石化集团审计局为了强化集团内各级企业内部审计的集中管理于年进行了改革尝试在集团审计局本部层面构建审计监督权和审计管理权既适当分离又相互促进的审计体制中石化集团审计局本部以管理为主分别成立了综合管理处计划管理处审计监督管理处制度管理处和重大项目管理处五个处室其中计划管理处主要负责审计计划项目立项以及内部审计信息化建设等工作与此同时中石化集团审计局还实施了审计质量复核及质量控制体系实行三级审理机制即审计项目由审计项目组长审计分局审理岗审计局本部审理处分别进行审理二中石化集团审计信息化建设情况中石化集团审计信息化建设实行由其审计局本部集中管理的模式即由审计局统一制定标准并向各级企业的使用单位推广执行该审计信息系统建设初期是由国际知名咨询公司埃森哲担任咨询顾问并由石化盈科公司负责审计信息化的具体实施工作随着审计信息基础架构的逐步完善后续审计信息系统的具体开发建设全部由石化盈科公司完成截至年月底中石化集团审计局根据其所在行业生产经营管理的特点结合自身审计工作的需要陆续开发了四大各有侧重点的满足审计业务需要的信息系统运营环境下的辅助审计信息系统审计抽样系统审计信息集成管理系统和审计智能预警系统运营环境下的辅助审计信息系统情况介绍运营环境下的辅助审计信息系统是由中石化集团按照该企业实施系统的实际情况以系统为基础并根据内部审计的要求及标准化的审计工作方法所设计的对已经启用系统的企业各个子模块实现实时查询分析和比较由此协助审计小组顺利开展审计工作运营环境下的辅助审计信息系统由三大部分组成包括标准查询程序内部审计程序中石化自建程序可以涵盖中石化集团系统的总账成本费用投资项目设备管理和维护应付款项管理等各大模块所开发的相关程序涉及中石化集团常见的百条以上的审计问题内部审计人员可以借助该系统对企业各类业务数据进行实时查询和综合检索此外运营环境下的辅助审计信息系统还可以执行信息系统层面及业务层面的审计工作其中信息系统自动化审计侧重于评价符合性特征包含审计前的必要检查信息系统自身配置的审查及内部控制危机测试等业务层面的审计工作侧重于分析性和实质性审查主要承担对中石化集团经营性业务及其他相关经济活动的合规性和效益性的分析和检查功能作用由于辅助审计信息系统是基于中石化集团已有的系统环境进行开发完善与优化的因此该系统在数据信息同步审计范围涵盖审计证据追查以及审计功能模块的利用等方面具备更加强大而全面的功能在运营环境下的辅助审计信息系统的十大模块中财务审计模块的使用最为频繁其功能很多且能够很好地满足企业财务管理人员的需求笔者以此为例对该模块的功能进行说明在辅助审计信息系统的财务审计模块依据财务审计基本工作职能分为会计科目审计账簿审计会计凭证审计会计报表审计财务指标审计资金管理情况审计六大模块每个模块均对应不同的实现程序通过这些程序来实现财务审计模块的各项功能并且财务审计模块可以实现与生产经营财务核算的实时同步只要是在能够连接互联网和本企业局域网的场所都可以使用其开展审计工作辅助审计信息系统的实施能够为企业的内部审计工作带来诸多新的突破一方面该系统能够使得企业内部审计领域范围扩大促使企业改进内部审计方式通过该系统实现了物流资金流信息流的统一实现了对企业的财务资产管理采购投资等各环节和流程进行审计另一方面使得企业开展审计应用信息化的门槛得以降低例如在进行会计信息化系统开发之前审计人员需要充分掌握系统中统驭科目和特别总账标志后才能够进行操作但是由于系统操作指引中对于这两项内容的解释不清晰审计人员需要耗费大量的时间学习其中的内涵以便能够顺利操作系统而当前中石化集团在运营环境下开发的辅助审计信息系统屏蔽了统驭科目和特别总账标志使得操作更加简单便捷此外辅助审计信息系统还可以针对审计问题进行多层次追踪针对各类数据进行计算对比图形分析等还具有导出资料的功能便于各式审计证据的收集通过该系统内部审计部门的各模块系统可以实现相互联通便于内部审计人员发现各式审计问题调用各类审计信息审计抽样系统情况介绍审计抽样系统仍然是基于系统建立的是辅助审计信息系统中又一新增模块该系统主要是针对中石化集团下属各级企业的物资采购业务而建立的对物资采购业务中的采购订单交货单验收报告以及发票等业务单据进行抽样的程序执行抽样程序时所需要确定的样本数量通常是按照抽样对象的重要性业务发生频率固定样本量等信息进行确定所使用的抽样方法包括随机抽样系统抽样发现抽样分层抽样等几种常用的抽样方法通过一系列的抽样程序最终对采购业务流程的符合性采购业务的真实性发表审计意见对于审计抽样环节审计人员依据事先确定的项目审计要求审计对象等运用职业判断来确定抽样范围以及审计主体而重要性水平一般会按照审计主体在一个会计年度或实际被审计期间内经济业务的发生额或账户期末余额的一定比例确定样本量除此之外还可以按重要性确定样本量具体而言样本量的确定方法主要包括按重要性确定样本量按业务发生频率确定样本量按固定样本量表确定样本量抽样方法将包括随机抽样系统抽样发现抽样分层抽样功能作用审计抽样系统为审计人员开展审计项目提供更多便利的同时大大提高了审计抽样效率也为发现审计问题提供了重要保障首先该系统不但确定了样本范围重要性标准样本量抽样方法等抽样流程的标准使得抽样过程更易操作还提供了随机抽样系统抽样发现抽样分层抽样等多种抽样方法可以有效提高审计抽样的合理性便于审计人员根据不同审计目标进行选择其次该系统提供了更多可选择的功能如通过多条件输入的功能将审计人员的经验判断和程序自动抽样有机结合通过抽样程序的嵌入和调用实现符合性测试和实质性测试的结合审计信息集成管理系统在已经投入使用的审计信息门户审计工作底稿审计统计报表等系统的基础上中石化集团又开发了审计信息集成管理系统情况介绍审计信息集成管理系统包含信息门户和业务工作区两部分内容下设的子系统有审计计划管理审计项目管理审计信息分析基础信息管理日常沟通协作系统配置管理个人工作助理信息集成共享八大模块其中审计项目管理模块审计计划管理模块审计信息分析模块基础信息管理模块作为应用的主要模块在系统运行中发挥了主要作用因此本文主要对这几个模块进行介绍审计项目管理工作包含三个阶段即审前准备审计实施审计终结三个阶段由审计实施方案审计报告跟踪落实整改情况审计项目归档等十个环节组成通过对各环节进行跟踪监督以及适宜的配置能够对审计项目的全过程实施良好的管控在审计项目管理模块的运行中设置项目组成员与审计报告是重要环节从设置项目组成员来看项目组需设置项目组长或主审并在系统中选出项目组成员包括副组长分组长分主审等明确人员职责和分工是保证系统运行的基础在出具审计报告时一共需要出具五稿即初稿送审稿审理稿征求意见稿终稿由组长相关审理人员审稿经过不断修改后形成审计报告终稿基础信息管理模块是审计信息集成管理系统中最为基础且重要的模块该模块通过收集并提供审计人员信息被审计单位信息投资项目信息模板库审计规章制度及准则等信息为审计业务的规范基础信息管理模块与审计计划管理审计项目管理审计信息分析模块的关系如图所示基础信息管理模块负责为审计项目管理审计计划管理和审计信息分析三大模块的运行提供可靠的审计相关信息以便审计项目的开展审计计划的制定和发布以及审计信息的随时调用审计计划管理模块主要包括四个部分编制初步审计计划提交审计计划发布审计项目的正式审计计划系统自动生成相应项目框架在审计计划编制环节需要注意的是编制内容包括单位年度审计项目初步计划审计工作管理计划和审计项目正式计划具体包括项目类型和名称被审计单位实施人数实施时间等多方面内容审计信息分析模块主要是对三部分内容进行分析审计计划审计人员以及审计项目其中审计计划分析是对审计项目计划完成情况和调整情况的分析审计人员分析包括内部审计人员参与项目情况和相关业绩情况等的分析审计项目分析主要是分析审计项目各个阶段的进展及完成情况以及各个审计项目所发现的风险点和问题等在审计计划管理和审计信息分析两个模块中审计计划管理模块利用信息化的方式将工作职责与流程进一步进行规范与明确有利于企业审计资源的合理运用确保企业审计计划的编制与完成通过信息化系统进行审计信息分析能减少甚至避免人为因素的影响对保证信息准确性提升审计工作效率起到了促进作用功能作用通过在中石化集团各下属企业的审计部门推广使用审计信息集成管理系统最终实现了审计业务的全流程信息化操作这不但可以实时反映审计项目的进展情况还可以满足内部审计信息化管理的要求进一步提高了工作效率和管理水平同时该模块也实现了中石化集团下属各级企业审计部门之间的日常沟通与协作一是实现了审计流程和审计文本的标准化该系统开始使用后结合中石化集团发布的审计业务流程审计人员必须按照已经设定好的标准流程进行操作审计部项目管理人员可以实时检查项目执行情况此外由于各下属企业的实际业务有所不同因此审计业务流程模式应针对企业的实际需求设定为相对统一的多种审计模式企业可以根据自身特点选择其中一种或几种审计模式这样既可以满足企业实际需要又能促进审计业务流程的规范统一此外通过参照中石化集团各级企业审计部门发布的制度规范建立各类审计业务文书的模板库使得审计项目各流程的通用审计文本的使用更加规范统一二是促使了审计依据的规范化中石化集团的内部审计部门通过参照中国内部审计准则企业内部控制具体规范中各项内部审计法规条文以及中石化集团下各企业审计部门发现的审计问题和所依据的法规条款进行筛选收集整理信息最终在系统中录入可能涉及的数百条法律法规依据以及相关审计问题使审计人员在编写和记录审计问题时能够随时调取相关数据并在对这些审计问题进行定性分析时能够自动关联相关依据从而在缩短底稿撰写时间的同时促使审计依据更加规范三是提高了审计结果的综合利用率管理层可以通过该系统随时调阅和查询相关审计项目的审计结果和意见信息同时有权限的审计管理人员还可以追溯查询到审计发现问题的具体情况审计报告等内容极大地方便了管理人员对各级审计部门审计项目信息的查询及业绩考核提高了考核的效率和准确性总而言之审计信息集成管理系统按照相关规范与流程来设计与实现如审计业务流程中国内部审计准则企业内部控制具体规范等在集成丰富的审计信息的同时实现业务流程的信息化在原有标准上进一步创新完善审计信息集成管理系统可对企业审计业务流程的规范和统一起到很大的促进作用审计智能预警系统该系统主要应用于财务和购销等关键领域主要负责采购环节的预警和分析销售环节的预警和分析以及综合查询等几个方面该系统将通过对各企业重点业务数据信息的整理和分析时刻监控关键业务中的关键数据或者核心指标的变动以便能够及时发现和把握重点业务和核心环节的异常情况为及时决策和监督处理提供有利的参考在具体的实践中真正实现以风险为导向以内部控制为主线的方法目标简要阐释自动预警是一种事先设计的系统程序通过设置相应的预警标准将日常业务中的各项数据指标与这些标准相比较对存在异常的流程或者指标对应的业务环节进行监督和核查自动预警程序能够实现对日常经营业务的合规性随时进行监督和纠正为事前发现审计问题和控制风险提供保证同时还可以通过对预警事项高发领域进行分析和归纳为有针对性地开展审计调查和审计项目提供有效帮助自助预警是将业务环节的信息与审计人员依据审计项目的需要所选择的标准如预算指标财务指标效益指标等进行比较自助预警主要用于审计项目的审前调查以及项目开展过程中可以协助审计人员发现审计问题的潜在线索功能作用审计智能预警系统具有如下功能一是实现了与集团公司内各大系统的对接该系统通过与集团公司内不同业务系统的有效对接使得审计人员能够及时直接地查询到中石化集团各下属企业的财务报表预算报表生产管理系统的进销存情况物资采购情况以及合同管理系统的合同信息和执行情况等还能对处于不同系统的相关数据进行关联对比和分析此外通过直接查询各类业务数据审计人员不但能够进行分析性复核而且能够进行实质性测试部分职能预警结果可以关联或推送到系统通过辅助审计信息系统进行进一步的查询分析二是更好地发挥审计全过程的免疫功能首先审计智能预警系统超远程和智能自动的特点不仅可帮助审计人员及时掌握被审计单位的异常信息还可以实现相关审计内容的非现场审计工作的开展进一步降低了审前调查和现场审计的工作时间提高了审计效率其次通过对相关业务各个环节的实时监督或者监控可以帮助审计人员及时发现审计问题及时开展审计工作并提出审计意见从源头上降低管理风险最后审计智能预警系统已经覆盖到了各级企业的财务物资采购销售业务的各个重要环节和监控点对于未列入年度审计计划的企业其监控结果可以作为参考依据进一步提升了审计成果的利用效率三集团化企业内部审计信息化建设重难点根据对中石化集团企业内部审计信息化建设情况及成效的分析本文总结出了当前集团化企业内部审计信息化建设的重难点一内部审计信息化建设的基础环境问题基础环境的建设是企业内部审计信息化建设的开端也是最关键的一环是企业内部审计信息化建设的首要重点和难点一方面企业在信息化建设方面的投入要充足持续如果企业对审计信息化建设中不同层级领域的投入不均衡就会使得系统运营环境达不到要求另一方面审计信息化建设需要整体规划审计信息化建设是一个整体的变革的持续的过程如果企业未能做好整体规划对信息化建设的意义缺乏深层次的理解对数据资源缺乏标准化统一的管理无法有效利用信息资源将会对企业内部审计信息化建设造成阻碍二内部审计信息化建设缺乏指导标准内部审计信息化建设是一项系统工程对其中的各个模块和环节均需要运用制度规范和具体标准来制约但是当前我国还没有出台相应的指导标准我国各企业在进行内部审计信息化建设时大多是借鉴已完成内部审计信息化建设企业的经验并且在我国当前对于内部审计信息化建设的理论研究中研究的主要内容数据分析和信息系统安全对于企业实际进行内部审计信息化建设缺乏指导意义这些都降低了企业内部审计信息化建设的效率对建设的成效往往也有不良影响三内部审计信息化建设面临风险内部审计信息化建设过程中的风险控制对于企业而言也是一大难点一方面在审计信息化建设过程中数据的保存与追踪至关重要如操作不当容易造成非法入侵数据传输故障对系统的正常运营产生严重影响另一方面被审计单位的内部控制环境也会对系统信息输出的有效性和质量造成影响由于当前被审计单位的数据信息在使用过程中往往会经过多个不同平台和接口数据的正确转换整理也是内部审计信息化建设的一大难点四缺乏对计算机内部审计的正确认识内部审计信息化建设过程中人员的作用不可忽视如果人员缺乏对内部审计信息化的正确认识会导致操作的偏差从而影响信息化建设的推进参与内部审计信息化建设的人员容易存在两方面的误区一方面在信息化背景下人员仍然按照传统的审计方式进行工作认为信息化仅是纸质材料到电子材料的转换缺乏对新工作流程的宏观认识这样容易造成时间和成本的浪费会大大降低企业内部审计信息化建设的成效另一方面人员将内部审计信息化想得过于理想化完全摒弃了传统审计技术和手段仅依赖于计算机技术内部审计信息化是将传统审计与信息化技术进行有机结合的过程信息化系统是企业通过计算机提升审计效率和质量的方法与手段因此企业在进行内部审计信息化时还需加强人员培训改善人员对此的认知使审计人员能够将审计思路基本的审计方法与信息化技术进行有效融合四集团化企业内部审计信息化建设难点突破基于中石化集团的案例启示一集中管理统一开发推广由于中石化集团的下属企业众多同时考虑到各审计分局所开展审计业务的差异审计信息化建设由集团审计局本部集中管理由审计局本部统一制定审计标准然后推广至下级使用单位这样便于审计信息化的集中管理采用此种模式进行审计信息化建设有利于提高信息化建设的效率统一进行需求调研统一设计实施方案审计信息化系统建成并投入使用后下属审计分局日常审计工作的管理和审计业务的开展将会更加顺利二充分的需求分析和业务咨询中石化集团审计局早在审计信息系统的建设初期就聘请了国际领先的咨询公司担任顾问全面规划审计信息平台的基础架构同时进行详细的审计需求调研待平台运行稳定之后根据已获知的详细审计需求逐步完善平台上信息系统各类功能的开发与建设与此同时在与审计相关的信息系统的需求规划阶段审计人员也应充分参与其中及时提供审计需求为审计信息系统的有效实施提供无缝集成的保障在实施前期进行充分的业务咨询和需求调研可以促进咨询公司和系统开发人员充分了解企业的审计工作和管理需求最终投入使用的信息系统才会真正满足审计人员的实际工作需要符合审计工作的开展要求避免发生系统建成后与实际需求不符而导致资源浪费的情况三企业管理层和业务部门的大力支持在内部审计信息化建设过程中集团公司高层领导人员对审计工作给予的大力支持也是内部审计信息化建设工作得到顺利开展和完善加强的重要保证只有从企业管理层的高度给予审计信息化建设足够的重视在系统开发建设以及上线推广的过程中给予充分的肯定和支持并要求可能涉及的各业务部门在需求调研系统开发和实施过程中给予充分的配合才能保障内部审计信息化建设工作的顺利展开四提高审计效率和覆盖率通过审计信息集成管理系统对审计工作进行规范化标准化信息化的管理和建设使审计人员能够利用规范化的审计作业流程来完成相关的审计工作进一步提升审计业务信息化管理能力以及审计成果的综合利用效率从而规范各类审计业务有效防范审计风险提高审计效率最终达到提升审计工作整体质量的目的实施审计智能预警系统可以通过对各板块各企业重点业务数据资料进行整理和实时分析对下属企业重点核心业务及高危环节实施监控和对比并依据审计预警分析结果对产生预警的业务环节及所属企业进行核查和比对为后期专项审计工作的立项与开展做好基础准备和技术保障五集团业务信息化程度较高内部审计信息化系统通过与集团公司内不同业务系统的有效对接使审计人员能够及时直接地查询到各下属企业的财务报表预算报表进销存情况物资采购情况以及合同信息和合同执行情况等实现了对不同业务系统各类业务数据的比对分析和预警同时充分利用已经完成信息化的业务部门管理系统提高业务信息的利用程度为审计业务的开展提供数据支持六审计制度健全审计人员更加专业中石化集团审计机构在进行审计信息化建设的同时也进一步明确了审计工作的规划目标同时推进并提出了内部审计的制度化规范化标准化和信息化的四化建设标准促进内部审计制度规范的编制和发布使审计工作的开展具备详细的制度标准和执行依据此外根据审计的工作需要尤其是对于信息系统审计等专业要求较高的审计业务审计局还设立了首席专家和部门专家等职务为审计人员提供专业的指导和咨询提高审计意见和建议的有效性充分发挥审计机构的监督管理和咨询功能六结语若集团化企业想要开展内部审计信息化建设其可以覆盖的审计业务和业务范围的大小以及可以通过审计信息系统开展的审计业务的多少在很大程度上取决于整个企业内部的审计氛围和环境以及管理层对内部审计工作的重视程度只有集团化企业管理层充分认识到内部审计工作对于企业经营管理与发展的重要性各级企业以及各业务部门的管理者对审计工作给予高度的配合内部审计信息化建设才能顺利进行才能设计出最适合企业发展需要的审计信息化模式集团内部审计信息化建设的推进和发展取决于集团化企业的经营状况和目前所处的发展阶段只有详细了解企业目前所处的环境以及各业务领域业务部门的运作情况细致掌握各业务流程的优势和弊端之后才能针对内部控制缺陷和管理风险设计出适合的审计信息化模式使内部审计信息化建设发挥其最大的功能产生最好的效果