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行政事务档案管理 行政管理包括行政事务中的档案管理、印鉴管理、公文管理、办公用品管理、电话管理和车辆管理等。 一．档案管理 1．归档范围：企业的发展规划、年度工作计划、年度生产经营统计资料、年度财务报表、财务审计报告、人事劳资、重要会议记录、企业决议、企业决定、委任书、合同协议、项目方案、重要事项处理决定等具有备案价值的各种资料，并按照保密等级（普通、秘密、机密、绝密）予以管理。 2．档案资料由人力资源部负责管理。 3．档案的借阅与归还： A．部门经理（或主管）及以上管理人员借阅非密级档案，可直接通过档案管理人员办理借阅手续，提档阅看。借阅密级档案，须经人力资源部批准并予以借阅； B．本企业其他人员借阅档案需经人力资源部经理批准，并办理借阅手续； C．对借阅档案必须爱护，未经批准，严禁复印、转借、抄录，如工作需要按保密权限获准审批后，方可复印或抄录； D．借阅档案必须按期归还，并办理归还登记手续。密级档案未经批准严禁带出人力资源部。 4．档案的销毁： A．未经总经理∕副总经理批准任何人无权销毁本企业档案资料； B．按规定需销毁档案时，必须经总经理∕副总经理批准后，方可由档案管理人员在人力资源部经理的监督下予以销毁。对销毁的档案，档案管理人员要填制销毁清单并存档。 二．印鉴管理 1．本公司公章、合同专用章、总经理私章等由用章管理人员负责保管，财务专用章由财务总监负责保管。 2．需要加盖本公司印章的文件需统一编号并在公章使用登记表（附表一）中填写：用章时间、文件名称、公章类别、次数、用章人签名，并经主管部门经理审核、总经理∕副总经理批准或授权审批后方可加盖公章。 3．盖章后发生违法违章的问题由具体经办人和用印批准人负责。 4．印章遗失，应立即报告总经理∕副总经理和印章审批单位，并依法公告作废。 5．印章范围：支票及银行况现凭证、合同及其他重要文件、订货单及日常业务文件、各类对外文件、辞令、请示、收据、人事关系及有关证明、员工存款账目、委任状等。 三．公文管理 1．本公司公文由总经理∕副总经理与人力资源部管理。 2．各有关人员对公文中涉及的内容必须严格保密。 3．公文保密等级分为：普通、秘密、机密、绝密四种，其它为一般文件。文件机密级数由发文单位经理根据文件内容确定。 4．机密、绝密级文件由总经理∕副总经理管理，批准后方可传达、借阅。 5．行文程序：部门人员拟稿、部门经理审核、人力资源部复核、总经理∕副总经理或分管领导签发，人力资源部打印、发文、催办、收文、立卷、归档。 6．各级负责人对公文要及时阅批，急件一般当天批复，一般文件两天内批复。阅批文件人要签名并注明日期，需要签署意见的，要提出具体内容。 7．外来文件的收文、归类、登记、分送由人力资源部统一负责办理。公司领导及各部门负责人要及时阅批。内部催收公文、根据公文批示转交有关部门、落实文件要求、公文归档等均由人力资源部统一负责办理。 8．本公司发文时，由人力资源部统一编号。全体员工对于所有的制度、决定、决议、纪要、任命等必须贯彻执行。 四．办公用品管理 1．本规定所指的办公用品分为以