对电算化会计档案安全问题的思考.docx

对电算化会计档案安全问题的思考随着社会科技的不断发展电子计算机技术逐渐被应用到传统的会计工作中形成了一种新的会计分支即会计电算化会计电算化的应用在很大程度上提高了会计的工作效率促使会计更加适应当前信息时代下的财务管理会计电算化是以计算机为主要载体很多会计信息资料都被保存在计算机中并通过网络来实现信息交流与传递然而由于计算机技术与网络技术自身的缺陷给电算化会计档案的管理形成了一定的不安全因素影响如硬件损坏档案丢失或者黑客侵入盗取资料等等为此加强电算化会计档案的管理成为一件迫在眉睫的工作以下笔者就通过自身工作体会来对电算化会计档案的安全管理问题进行思考与探讨一电算化会计档案安全管理的特点与普通纸质会计档案相比电算化会计档案的管理要更加复杂这不仅表现在要将所有的会计信息录入计算机中进行整理归类更重要的是要将这些档案的安全管理工作做到位具体来讲电算化会计档案的安全管理存在以下特点保存的内容种类较多自我国于年开始采用电算化会计档案管理时起国家就颁布了相关的法规条例要求在使用计算机进行会计资料档案的管理时除了要在计算机上做好数据保存存储之外还需要将某些必要的资料进行打印以纸质的形式保存备份以确保会计信息资料的安全也就是说在电算化会计档案的管理中是需要以电子档案与纸质档案共同保管的方式来存储档案这种双重的会计档案保管形式虽然增大了会计档案管理的安全性与可靠性但在一定程度上增大了管理难度保存的内容种类较多包括纸质形式计算机硬盘形式光盘形式等硬件还包括相关数据或财务软件系统等软件表现形式较为特殊这主要体现在电算化会计档案管理是需要借助计算机来实现的这就与传统的纸质会计档案管理有着很大的不同即纸质的会计档案能够直接从纸质文件上查看出来具有很强的直观性可以直接查看会计信息资料而无须借助其他的技术方法或硬件设施但这种传统的会计纸质档案保存的信息量较小且会占用大量的空间不利于数据的快速查找而电算化会计的档案管理则很好的避免了这一问题其是通过计算机硬件与软件的相互作用来实现高效的会计信息档案管理不但能够保存大量的信息资料且易于管理查找便于管理不过需要注意的是由于其表现形式较为特殊对计算机有很大的依赖性这就为电算化会计档案管理与保存带来了一定风险即若计算机出现故障或问题极易使计算机内的数据读不出来造成会计信息丢失保管条件较高电算化会计档案存储介质十分精密电子数据容易因温度湿度和其他意外情况而丢失另外由于电算化会计档案集中存储在计算机硬盘光盘和磁性等存储介质中如果未安全保存电子数据会非常容易被修改很难判断其原始性需要提高安全保管意识和做好保密措施电算化会计档案的安全性完整性要求更高电算化会计档案因其信息的数字化大大提高了会计档案的利用效率便于会计档案信息的资源共享但电算化会计档案具有易破坏难留痕迹的特点加大了会计档案被篡改破坏的风险时间长版本多随着会计电算化程度的深入和使用使用时间的推移不同财务软件和版本越来越多需要各个单位的财务部门结合工作实际精心组织科学规划选择合适的财务软件保证财务软件工作前后衔接一致和会计档案的科学管理二当前电算化会计档案管理工作中存在的安全问题就目前我国的电算化会计档案管理现状来看管理工作中还存在着很多问题如管理制度不够健全管理人员业务素质不高对电子档案不够重视计算机系统与网络系统的安全度不高等等这些管理问题在一定程度上对电子档案的安全管理造成了影响尤其是计算机系统与网络系统的安全管理问题更是直接导致了电子会计档案管理的安全性较低的主要原因电算化会计档案管理制度尚不完善很多单位认为会计电算化仅仅是数据处理工具的变化对电算化会计档案的收集管理查阅销毁仍沿用手工系统的制度没有对会计电算化信息系统档案保管人员的职责作出相应的规定也没有采取相应的保障措施来改善保管会计档案的环境等档案管理人员的业务素质不全面目前很多企业中的档案管理人员的素质缺少档案管理应有的专业知识和计算机应用知识造成电算化档案管理工作整体水平不高制约着电算化会计档案管理工作的顺利发展计算机系统及网络安全管理问题计算机技术虽然具备较强的计算机能力与存储能力但同时计算机的基本性能也给信息的安全存储带来一定影响这是因为计算机系统中的会计资料信息数据极易受到人为的篡改计算机软件也常常会出现问题导致会计信息丢失并且很容易被人通过复制等手段盗取信息资料而不留下痕迹这些都为电算化会计档案的安全管理造成很大难题再加上网络技术的广泛发展使得一些黑客很容易侵入电子档案管理内部窃取篡改信息数据或者泄露会计信息或者利用病毒使计算机瘫痪导致会计信息数据完全丢失这也是电子会计档案管理的主要安全问题另外电算化会计档案信息的存储质量还与其所在的载体质量保存环境有着很大关联三提高电算化会计档案管理安全的措施建议为了能够进一步提高电算化会计档案管理的安全性就必须要加强管理增大对计算机硬件设备与软件技术应用的投入力度不断深化改革促使电算化会计档案管理工作制度更加完善建立相应的档案归档制度保管制度定期备份与维护制度以及分权限调用制度等等并加强对电算化会计档案管理人员的培训力度提高其工作能力与职业道德素养做好内部人员管理但最重要的还是要做好信息技术上的档案管理工作在此笔者提出一些安全管理建议具体如下所示定期拷贝整理系统中的会计数据在一定的时间间隔内如一个会计年度把计算机系统中的所有会计数据拷贝存储到磁性介质或光盘上从而形成脱离于原计算机系统的会计档案财务部门应把财务数据的备份文件保存好并记录以下内容档案形成的时间会计数据的内容及备份以使计算机硬件系统在损坏后能够在最短的时间内在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统加强网络安全管理建立预防病毒和黑客的安全措施加强对计算机病毒的预防检测以及杀毒工作切实有效地保障计算机硬件与软件系统的安全做好电算化会计系统的保密工作针对电算化会计档案具有易于修改易受破坏且不留痕迹的特点从计算机程序方面考虑应设置包括输入输出控制将源程序与数据加密设置密码口令设置恢复功能各种操作纪录等控制功能在源头上防范问题的产生保证存储介质的存放环境良好根据会计电算化档案信息载体的物理特性在形成这些档案时应注意双份数据的备份注明形成档案的时间与操作员姓名存放在两个不同的地点注意防潮防热防尘防磁对采用磁性介质保存的档案还应定期进行检查复制防止由于磁性介质的损坏导致会计档案丢失造成无法挽回的损失电算化会计档案要限制利用方式确保其使用安全在不能确保安全时要加以限制电算化会计档案特点使其在利用活动中的保密与安全问题不好控制因此要采取更为严密的安全措施避免由于安全问题带来不可挽回的损失四结束语电算化会计档案是信息时代的产物它的存在是必然的因此加强电算化会计档案安全管理已成为会计档案管理工作的一项紧迫复杂长期的工作我们应该健全电算化会计档案管理的法律法规制定严格的内部管理制度加强对电算化会计档案的管理和控制使电算化会计档案在各项工作中发挥作用