XX公司内部行政管理制度汇编.doc

内部行政管理制度汇编目录第一章总则3第二章办公室管理制度3第一部分考勤制度3第二部分办公室管理6第三章人事管理制度15第四章财务管理制度17第一部分财务管理规定17第二部分财务收支管理18第三部分固定资产管理20第四部分资金管理20第五部分会计档案管理21第六部分财务印章管理21第五章会员管理制度22第一部分入会须知22第二部分会员服务26第三部分会员单位承诺书27第四部分会员自律公约28第一章总则第一条为加强公司规范化管理完善各项工作制度根据中华人民共和国劳动法广东省XX公司章程及其它国家有关法律法规结合本公司经营管理特点制定本制度第二条本制度向公司员工提供公司基本管理制度及工作程序方面的参考和指导公司全体员工都有义务遵守和维护该制度及上级给予的指令第三条该制度不仅对工作人员在职期间的行为具有约束力有些制度如保密制度等在工作人员离开公司之后仍然适用请仔细阅读并承诺遵守执行第四条本制度中各条款可能会随经营环境的不断改变随之修改和完善敬请理解第五条广东省公司对本管理制度拥有最终解释权第二章办公室管理制度第一部分考勤制度第一条出勤时间正常工作日周一至周六正常工作时间上午900至1230下午1330至1800午餐时间1230至1330第二条出勤签到员工每日上下班应亲自在指模考勤机上签到每天四次员工确因规定时间上下班而忘记签到或有特殊情况无法签到须说明理由并提供证明人考勤表由证明人和直属主管签名认可否则均作缺勤处理在工作时间内凡因公需外出者均需填写公出登记表写明行踪部门领导签字交行政部备案员工请假以请假单为缺勤依据调休依照调休表确认考勤记录第三条迟到每次迟到不超过三十分钟按1元分钟扣工资每次迟到超过三十分钟不足2小时扣半天工资每月3次迟到超过三十分钟如无特殊情况予以劝退每次迟到超过2小时按旷工一天处理每月2次旷工者予以劝退第四条缺勤忘记签到而未依规定办理者每次以旷工半日论处因公外出者需在公出登记表上填写好外出时间和返回时间并由主管进行签名确认员工需要请事假可填写请假单由部门主管公司负责人和会领导进行审批审批后的请假单交行政部备案事假期间不计发工资凡无请假条的事假均以旷工论处普通病假需填写请假单请假期间不计发工资每月事假含普通病假累计超过10天者如无特殊情况将予以劝退大病需有三甲级以上医院开具的病情说明和病假条在生病期间只享受部分的薪金具体标准见下表项目患病个月以内病假工资患病个月以上疾病救济费第五条加班当工作需要加班时如为活动期间加班或停休则由办公室统一安排补休其它加班需由加班人提前填写加班申请单经部门负责人任会领导审批同意方可加班否则不视为加班平常工作日加班由1900后开始计算实际加班时间超过2100可包含工作餐和工作人员返程的士费用加班工作餐按15元人餐标准提供发票报销车费凭加班申请表以及车费发票实报实销若确因工作需要加班超过晚上2400点第二天上午可补休2小时由填表人直接在加班申请表上注明第二天要补休的时间加班时数超过1小时才能申报并以1小时为一个计算单位每月累计超过10小时可补休一天每月累计不超过3天补休且不得连休不可跨月累积第六条年假年假计算是以工龄为基础工作满一年以上员工可享受带薪年假5个工作日10年以上可享受每年10个工作日带薪年假20年以上享受每年15个工作日带薪年假年假休假时间的安排必须以服从工作需要为原则在自身岗位工作安排妥善的前提下提前一个月向公司主管负责人提交休假申请单经批准后方可休假本企业工龄年补贴工资基数年假不得跨年累积其它假期如婚假产假丧假等参考国家相关法律规定执行或以会长单位广东莞香生物科技有限公司员工手册为执行依据第二部分办公室管理第一条基本行为规范所有公司工作人员应遵守国家法律法规遵守公司各项规定团结同事勤奋好学打造良好的工作环境和氛围注意仪容仪表上班时间着正装且自觉维护公司的形象和利益鼓励并倡导员工努力学习认真工作开拓创新积极向上善用资源开源节流提高效益不断扩展尊重他人同事间见面要互相问好接听电话及接待客人要使用礼貌用语借用他人物品或进入他人办公室应先敲门或询问经允许后方可进入工作区域内要轻声微笑保持良好的办公环境不得扰乱影响他人工作上班时穿着整洁得体不准着超短裙短裤及拖鞋上班不准佩带夸张异类过大的饰物上班办公区域不得大声喧哗嘻笑打闹扎堆聊天等任何时候不得使用不文明用语和肢体动作吵架甚至打架斗殴办公区域内卫生要求环境整洁摆放有序个人所属桌椅设备垃圾桶等由各使用人自行整理清洁办公室内不得摆放鞋雨伞等有碍形象和环境的杂物严禁吐痰乱丢垃圾严格遵守考勤制度工作时间不做任何与工作无关扰乱工作秩序的事情工作时间不允许在办公室内睡觉不可在办公室用餐进食包括零食早餐等不得利用公司网络上网闲聊浏览与工作无关网页视频打游戏等不看与工作无关的书籍不得使用办公室电话打私人电话包括打入在工作时间内严禁饮用含酒精饮料及在办公场所内内吸烟工作时间按时考勤准确记录内部通知阅读后请在通知上签名每日下班之前员工应在工作记录本上填写当天工作内容记录以及下个工作日工作安排部门主管公司负责人或公司领导有权随时查阅员工必须保管好自己使用的办公设备在结束当天工作后应清洁办公桌面将座椅贴近桌面摆放机密文件须锁入抽屉以防泄露员工离开自己的桌面应关闭显示器和电灯空调下班应关闭电脑打印机和不使用的电器关窗锁门最后离开办公室的员工应检查内电源是否已关闭是否有其它安全隐患节约用电注意安全第二条物品管理电话传真管理工作语言为普通话和广州话不得说脏话接听电话和使用传真机应按要求填写电话传真登记表电话铃响三声内要接听并使用标准用语招呼语您好广东省XX公司转接时请讲请您稍等在位时请讲您好XXX不在时请讲他她现在不在座位上请稍后再打来或留下您的口讯当邻近同事不在电话旁时请主动接听电话三次响铃内并使用标准用语无声电话请讲对不起您的电话没有声音请稍后打来在正常情况下传真机只限于收发传真除特殊情况下其它电话机或复印机坏了可用于通知或复印在使用过程中如遇传真机非正常操作状态或对传真的操作不熟悉请交予部门秘书或行政部同事操作电脑打印机管理电脑只限于公司内部员工使用如因工作需要外来人员急需使用电脑必须在公司员工的陪同下进行操作任何人员不能用办公电脑做私人工作严禁在电脑上输入游戏程式如需进行打印请先确保打印机的空档草稿文档请用环保纸办公用品管理工作人员使用的所有办公用品均属公司所有需要的办公用品可由使用人员提出申请办公室统一采购再由使用者领出使用者应爱惜公物固定资产应盘存入库在使用的应做好固定资产标签定期盘存定期维护财产和设备如发现损坏应及时向行政部门报修无法修复的应注明原因申请报废因故意或使用不当损坏公物者应予以相应赔偿第三条文件管理文件的种类内部文件公司行政部发布的各类管理制度及表格文件公司行政部或财务部发布的各类岗位说明及流程文件公司行政人事部门存档整理的人事会议各类记录性文件用于公司对外宣传的微信和网站的稿件签发文件其它具有本公司机密性质的文件外部文件公司签定的各类合同协议文档公司对其它单位商洽工作需要答复的往来函对上下级机关单位报送的各类请示报告向行业各届公开发表的公告声明或函件类文件通知主要指对外公布的会员通知或其它通知类文件文件编号原则内部文件编号内部文件编号以字母缩写编写广东省XX公司部门类型年份细分日期编号版本号缩写说明部门缩写文件类型缩写财务部FD规章制度RUS行政部AD流程文件WP人事部HR通知INF法律维权部LA会议记录MR会员部MS表格BG文化推广部PD其它注部分文件在编号时将使用所属文件类型细分首字母标注编号规则说明GDXXFDBGWP2015YS0105V1版本号四级预算日期三级文件类型流程文件年份二级所属部门财务部表格一级广东省公司简称内部主要编号列表表格名称表格编号表格名称表格编号公出登记表GDXXADBGRUS2015001费用预算汇总表GDXXFDBGWP2015YS日期V请假单GDXXADBGRUS2015002费用申请表GDXXFDBGWP2015FYV加班申请单GDXXADBGRUS2015003支付申请表GDXXFDBGWP2015ZFV休假申请单GDXXADBGRUS2015004固定资产盘点表GDXXFDBGWP2015PDV电话登记表GDXXADBGRUS2015005办公用品盘点表GDXXFDBGWP2015YPV印章刻制申请表GDXXADBGRUS2015006面试登记表GDXXHRBGRUS2015001印章领用登记表GDXXADBGRUS2015007面试评估表GDXXHRBGWP2015001用印申请表GDXXADBGRUS2015008入职登记表GDXXHRBGRUS2015002合同台账GDXXADBGRUS2015009入职培训表GDXXHRBGWP2015002对外发文台账GDXXADBGRUS2015010入职申请报告GDXXHRBGRUS2015003对内通知台账GDXXADBGRUS2015011试用考核表GDXXHRBGWP2015003合同流程追踪表GDXXADBGWPS2015001离职登记表GDXXHRBGRUS2015004公文处理单GDXXADBGWPS2015002工作交接单GDXXHRBGWP2015004内部行政通知GDXXADINF顺序号V外部文件编号外部文件编号以一级类号年份二级类号文件顺序版本号一级类号广东省XX公司简称粤香协二级类号包括决约通函公告字文件顺序号同类别下文件流水号同一资料不同版本编号以V加流水号标注编号规则说明粤香协2015约字第001号V1版本号顺序号二级类号年份广东省公司简称文件管理规定内部文件起草文件内部文件由办公室负责起草其它部门如需要发布文件应向办公室申请起草好的文件经部门主管公司负责人法律维权部和公司领导确认无异议后编号打印出正式文档起草人提出用印申请填写好用印申请表并按用印申请流程签字完成后统一下发用印后的文件原件连同用印申请表由办公室统一归档保存并建立台账需要签名确认的由办公室负责安排签字确认对外文件起草文件对外发布的文件由发文部门负责起草起草好的文件须经部门主管公司负责人法律维权部及公司领导确认涉及费用的需由财务部确认无异议后编号打印经手人打印正式文本后做用印申请填写好用印申请表并按用印申请流程签字完成后交行政部门用印用印后的文件原件连同用印申请一同由办公室保管并负责建立台账其它部门如需使用按借阅流程复印领出合同管理公司有采购需求或其他事项需要对外签订合同时应先填写合同流程追踪表追踪表应附在所有签字表格的首页确保合同进行过程中各部门都能了解合同的进度合同联系人向公司负责人提出申请由公司负责人报法律维权部法律维权部根据需求给出合同模板公司负责人安排合同联系人对模板进行初步修改并同时提交财务部征求金额及付款方式等方面的合同意见以符合采购要求合同联系人按合同模板条件与合作单位进行洽谈涉及合同条款的更改需法律维权部人员在场或电话予以确认涉及最终合同金额及付款方式部分须经财务经理同意或电话予以确认合同联系人经洽谈后最终的合同模板填写完整甲乙双方合同内涉及的所有信息后经财务部和法律维权部确认无误后法律维权部负责向会领导提出用印申请同意后编号交回公司负责人公司负责人打出正式文件或转出文档交对方单位盖章合同联系人在收到对方盖好公章骑缝章的文本后应核对对方单位信息按公司规定提交以下附件对公合作供应商复印件盖单位红章有效的营业执照复印件税务登记证副本复印件组织机构代码证副本复印件开户许可证复印件对公私户收款须提供单位盖章对私代收的委托证明对私合作供应商有效的身份证复印件收款信息证明提供的资料必须正楷签名和按指模合同联系人凭对方盖好公章骑缝章的合同及附件填写用印申请表用印申请中公司负责人签名对采购情况是否真实有效合乎工作需求信息资料附件是否齐全负责法务部门对文本中所涉及的法律责任义务等文字和条款负责财务部门对涉及的合同金额及付款方式负责所有部门签名后交会领导审核签字用印申请会领导签字可以用印用印后的合同连同用印申请一份留办公室存档扫描文档同时提交法务财务部门另一份交回合同联系人给回对方单位合同用印后根据合同付款时间由合同联系人进行费用的申请费用申请应填写费用申请表按表格要求的顺序签字确认交财务部门报会领导审批存档并安排付款合同签定后按法务要求进行确样验收等工作合同结束后由合同联系人提交完结申请各责任部门签名后合同履行结束存档和借阅管理公司资料由专人进行管理其中所有的印刷品以50份为最低存档数活动项目资料按活动进行打包封存影像资料各类通知协议等文件均由办公室统一保管其它部门资料由各部门分别保管存档后的资料原件一般情况下不得借出所有文件或电子文档在借阅时只能借阅复印件或是拷贝的文件如确需借出原件的办公室范围内使用作借阅登记当天归还借出办公室使用的需提交申请经会领导签字认可后方可借出第四条印鉴管理印鉴种类行政类公章钢印部门章合同专用章法人专用章等财务类财务专用章支票专用章等其它再复印无效章公司LOGO印等印鉴的保管各类印章的使用登记薄要由专人严格保存管理不得损毁或遗失印章保管人须定期保养印章负责清洁上印油等工作印章保管人不得委托他人保管印章因工作或人事异动须及时办理移交手续填写印章领用移交登记表并由各部门负责人指定新人保管遗失印章时应马上上报负责人并必需按规定进行登报申明然后重新申请刻制新印章行政类或其它类印鉴均由行政部门主管进行保管和使用财务类印鉴由财务主管人员进行保管如有其它职能部门章主要适用于各部门内部使用由部门负责人进行保管并使用印鉴的使用因工作需要公司需刻制对外的印章时需填写印章刻制申请表由办公室统一负责印章刻制后填写好印章管理要求并按要求进行管理或领出任何部门在需要使用印章前需填写用印申请表严禁在没有审核单据前擅自用印如确有特殊情况领导无法签字的用印人应确认公司领导其它文字凭据后用印并于事后要求补齐签名严禁公章合同章法人私章独立带离公司使用保管人如遇需带公章合同章外出办事使用时需指派代表与办事人一同前往公司管理人员或领导因异地执行重大项目或完成重要业务需要携带公司印章出差的须经公司领导审批并及时归还34公司印鉴只适用于公司相关业务办理不得从事有损公司利益之行为所有印鉴的使用必须严格执行公司的印章管理规则做好申请和使用登记如违规使用出现问题后果自负给公司造成损失的公司将依法追究其法律责任第五条保密制度公司机密包括以下事项公司尚未付诸实施的经营方向规划开发项目及经营决策等公司内部设计源文件文字介绍材料架构信息等公司合同协议意向书及可行性报告主要会议记录公司财务预算报告及各类财务报表统计报表员工个人工资待遇公司与员工签定的劳动合同中的各项保密约定保密制度严禁将公司任何文件进行抄录复制传递出公司包括利用网络传输因工作需要查看超出自身权限的文件或资料必须得到相关领导批准对外交往与合作中需要提供公司机密事项必须获得会领导的批准公司员工发现公司机密已泄露时应立即报告公司领导并及时处理严禁和人交往中泄露公司机密严禁在公共场所讨论公司事务违反上述规定要追究部门领导的责任情节严重的公司保留诉讼法律的权利第三章人事管理制度第一条人员计划根据公司发展实际情况确定相应的人事编制各部门需要的人员报上级主管提交人员招聘计划人事部门负责统一进行招聘第二条面试人事部门负责统一安排招聘人员进行面试前来面试的人员应首先按实填写面试登记表用人部门按面试登记表进行初次面试并将面试结果填写面试评估表面试评估表应将了解的情况如实填写面试合格者交公司负责人进行复试决定是否试用中层以上管理者需由会领导面试后方可确认是否试用第三条入职凡经面试笔试或其它测试复试等考核符合录用条件者由人事部门通知上班时间及试用期薪酬待遇员工在人事部门通知的时间至公司报到由人事部门向大家介绍新同事及岗位新员工报到后应如实填写入职登记表提供个人相片银行卡复印件并提供身份证学历证书户口本原件查验复印件需本人签字确认交由行政部留底如需进行担保的职位需要提供相关担保材料人事部门按入职登记表办理入职手续安排座位录入指纹领取办公用品入职登记表完整后应提交一份给财务存档办公室根据入职培训表安排至各部门进行公司介绍管理制度岗位职责财务流程等方面的培训培训结束方可上岗第四条试用和转正员工提供完所有的资料证明文件办理好入职手续并进行过基本培训后方算正式试用具体试用开始时间以入职培训表到岗时间为准入职及培训周期不超过一个星期或个工作日试用期员工以月为考核周期试用期最长不超过三个月试用期内双方可以随时提出终止试用关系试用期员工每工作满一个月需向主管领导作工作小结由主管领导进行工作指导提出工作中的问题和改进要求主管在谈话后应对新员工每月试用情况填写试用考核表试用期满一个月且继续试用的员工公司将签定劳动合同不予留用者将终止试用或继续试用试用三个月期满员工可向主管领导提出转正申请主管领导审核转正申请是否为实际工作情况且对工作态度工作能力等方面考核是否合乎公司聘用要求不合格者提出解聘不再继续试用合格者要求公司领导予以谈话并确定转正薪酬转正后员工将按公司规定购买社会保险并享受正式员工所有福利待遇第五条离职对于正式员工当提出终止聘用关系时必须提前一个月提交辞职信辞职信应写明辞职原因离岗时间报公司领导批准经公司领导批准的辞职申请主管领导对离职员工的工作予以安排填写离职登记表并进行工作的交接员工办理好离职手续并按规定进行好所有的工作交接和物品交回后财务部方可按离职表上的离职日期结算工资正式员工正常情况离职时可根据个人需求开具离职证明辞退开除等因违反公司规定等情况离职的不予开具试用期员工不予开具离职证明正式员工离职且完成工作交接和工资结算后不再开具离职证明若员工因违反公司制度或不适合公司工作予以解聘的人员自接到公司正式通知日期开始办理离职手续第四章财务管理制度为加强广东省公司的财务管理和规范公司的会计制度更好地落实执行国家有关规定结合公司的实际情况制定本制度第一部分财务管理规定第一条公司财务须配备符合国家上岗证规定的专职或兼职会计人员和出纳人员会计不得兼任出纳第二条按统一领导归口管理的原则在公司主要负责人统一领导下一切财务收支活动都由公司财务部负责管理第三条公司会计人员必须遵守中华人民共和国会计法和财政部发布的会计人员工作规则民间非营利组织会计制度开展公司的财务工作第四条公司财务管理的内容包括财务核算基本要求财务收入管理专项活动管理固定资产管理资金管理第五条公司的会计期间为公历月日至月日公司应按月编制财务报表年终要认真总结及时准确地编制年度决算报表公司财务报表包含资产负债表业务活动表以及现金流量表第二部分财务收支管理第一条公司收入公司收入包括捐赠收入会费收入提供服务收入政府补助收入其他收入以及投资收益五大类捐赠收入一般是指企业社会团体等赞助捐赠等收入会费收入是指公司会员单位缴纳的会费形成的收入提供服务收入是指公司为会员提供有偿服务产生的收入政府补助收入包含财政为公司专项活动拨出经费以及其他财政补助收入其他收入是指银行存款利息赔偿金等收入投资收益是指公司取得被投资单位分红产生的收益公司的各项收入必须执行国家有关收费政策的规定各项收入都须交财务部门送存开户银行不得坐支其中会费主要用于根据广东省公司章程规定开展的业务活动不得挪作他用财政对于公司专项活动的拨款要专款专用不挤占挪用公司的各项收入必须严格按照财政部财政票据管理手册以及税法相关规定对外开具发票收据等其中会费收入开具财政部监制民政部门统一印制的全国性社会团体会费收据有偿服务收入要开具广东省服务业专用发票并及时缴纳各项税费第二条社会团体支出包括提供服务支出专项活动支出管理费用支出和其他支出四大类各项支出按公司规定的范围执行要严格实行分级审批手续第三条费用申请需对外支付的费用由申请人填写费用申请表申请表应附所申请项目的合同类文件含用印申请表和盖章后的文件复印件详细说明需要支付的金额时间和票据处理填好的费用申请表由部门主管确认该笔付款是否真实应附文件是否完整付款说明是否表达清楚无误后签名确认法律部对填好的经费申请表确认所附文件是否准确时间金额是否按合同约定付款无误后签名确认财务部负责审核付款金额是否准确无误付款时间是否恰当向会领导提交财务计划经会领导签字同意后安排付款第四条费用报销公司每月25日前对本月产生的费用进行报销报销人将需要报销的费用填写费用报销单交通费应附有交通费报销明细附表加班交通费和餐费应附加班申请单采购物品费用应附有费用申请表填好的报销单据统一交部门主管和公司负责人签字核对是否与工作安排相一致附件是否程序完整会计检查票据粘贴是否合乎财务制度要求金额与票据是否符合财务要求财务审核签字并作费用支付计划经领导签字同意后安排出纳付款第三部分固定资产管理制定必要的固定资产管理方法严格执行固定资产的采购验收领发保管登记检查和维修制度做到帐帐相符帐实相符公司财务部对购置的固定资产在建立明细账的同时还需按固定资产明细建立固定资产卡片并且做到定期检查做到帐实相符固定资产登记后要有标贴以谁使用谁保管为原则共同使用的要明确保管责任人要搞好日常维护和管理确保固定资产整洁完好性能安全良好固定资产的标准参照国家有关规定第四部分资金管理资金管理分为银行账户管理及货币资金管理公司的现金收付应当严格手续加强管理执行钱帐分管的原则指定专职或兼职出纳员办理建立现金日记帐逐笔登记现金收支做到日清月结帐帐相符帐实相符公司的现金除按银行规定库存少量现金备用外都必须存入银行帐户不准出借银行帐户支票不属公司的经济往来不得在公司的银行帐户中办理结算第五部分会计档案管理会计档案指会计凭证会计账簿和会计报表和会计核算专业资料它是记录和反映经济业务的重要史料和证据必须按照会计法的有关规定建立和健全会计档案的立档归档保管调档和销毁等管理制度财务部对每年形成的会计档案资料及时负责整理立卷或装订成册做到妥善保管存放有序查找方便不得随意堆放严防散失和毁损对已经立卷或装订成册的会计档案不得随意拆封或涂改内容不得借出严格执行安全和保密制度公司接受社会各部门的审计前必须经公司领导同意各种会计档案的保管期限严格按会计法中的有关规定执行任何人不得以任何理由提前销毁会计档案会计档案保管期满并符合国家规定时按规定由财务部提出申请经秘书长批准后方可毁损第六部分财务印章管理公司财务印章管理遵循明确责任严格审批合理使用妥善保管的原则公司财务印章包括财务结算专用章和法人人名章公司财务印章由指定专人负责管理公司财务印章应办理审批手续建立严格登记制度银行预留印签除用于日常结算票据的支付收款外均应审批登记严禁将财务印章携带外出使用若属特殊情况使用人须填写财务印章的使用登记财务部负责人或会领导审批后经其他人员陪同下携带外出使用使用后应立即归还不得贻误