标准采购作业细则.doc

标准采购作业细则请购第一条请购部门的划分各项材料的请购部门如下一常备材料生产管理部门二预备材料物料管理部门三非常备材料订货生产用料生产管理部门其他用料使用部门或物料管理部门第二条请购单的开立递送一请购经办人员应依存量管理基准用料预算参酌库存情况开立请购单并注明材料的品名规格数量需求日期及注意事项经主管审核后依请购核决权限呈核并编号由各部门依事业部别编订请购单内购外购附请购案件寄送清单送采购部门二需用日期相同且属同一供应厂商供应的统购材料请购部门应以请购单附表一单多品方式提出请购三紧急请购时由请购部门于请购单说明栏注明原因并加盖紧急采购章以急件卷宗递送四材料检验须待试车方能实施者请购部门应于请购单上注明试车检验及预定试车期限五庶务用品由物料管理部门按月依耗用状况并考虑库存情况填制请购单提出请购第三条免开请购单部分一下列总务性物品免开请购单并可以总务用品申请单委托总务部门办理但其核决权限另订其列举如下贺奠用物品花圈花篮礼物等招待用品饮料香烟等书报含技术性书籍及定期刊物名片文具等打字刻印报表等二零星采购及小额零星采购材料项目第四条请购核决权限一内购原物料请购金额预估在万元以上者由科长核决请购金额预估在万元至万元者由经理核决请购金额预估在万元以上者由总经理核决财产支出请购金额预估在元以下者由科长核决请购金额预估在元至万元者由经理核决请购金额预估在万元以上者由总经理核决总务性用品请购金额预估在元以下者由科长核决请购金额预估在元至万元者由经理核决请购金额预估在万元以上者由总经理核决附注凡列入固定资产管理的请购项目应以财产支出核决权限呈核二外购请购金额预估在万含元以下者由经理核决请购金额预估在万元以上者由总经理核决第五条请购案件的撤销一请购案件的撤销应立即由原请购部门通知采购部门停止采购同时于请购单内购或请购单外购第一二联加盖红色撤销的戳记及注明撤销原因二采购部门办妥撤销后依下列规定办理采购部门于原请购单加盖撤销章后送回原请购部门原请购单已送物料管理部门待办收料时采购部门应通知撤销并由物料管理部门据以将原请购单退回原请购部门原请购单未能撤销时采购部门应通知原请购部门采购第一节一般规定第六条采购部门的划分一内购由国内采购部门负责办理二外购由国外采购部门负责办理其进口庶务由业务部门办理三总经理或经理对于重要材料的采购可直接与供应商或代理商议价专案用料必要时由经理或总经理指派专人或指定部门协助办理采购作业第七条采购作业方式除一般采购作业方式外采购部门可依材料使用及采购特性选择下列一种最有利的方式进行采购一集中计划采购凡具有共同性的材料须以集中计划办理采购较为有利者可核定材料项目通知各请购部门依计划提出请购采购部门定期集中办理采购二长期报价采购凡经常性使用且使用量较大宗的材料采购部门应事先选定厂商议定长期供应价格呈准后通知各请购部门依需要提出请购第八条采购作业处理期限采购部门应依采购地区材料特性及市场供需分类制定材料采购作业处理期限通知各有关部门以便参考遇有变更时应立即修正第二节国内采购作业处理第九条询价比价议价一采购经办人员接获请购单内购后应依请购案件的缓急并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料除经核准得以电话询价之外另需精选三家以上的供应商办理比价或经分析后议价二若厂商报价的规格与请购材料规格略有不同或属代用品者采购经办人员应检附资料并于请购单上予以证明经主管核发后先请使用部门或请购部门签注意见后呈核三属于买卖惯例超交者如最低采购量超过请购量采购经办人员于议价后应于请购单询价记录栏中注明经主管签认后呈核四对于厂商的报价资料经整理后经办人员应深入分析后以电话等联络方式向厂商议价五采购部门接到请购部门以电话联络的紧急采购案件主管应立即指定经办人员先行询价议价待接到请购单后按一般采购程序优先办理六试车检验的采购条件采购经办人员应于请购单注明与厂商议定的付款条件呈核第十条呈核及核决一采购经办人员询价完成后于请购单详填询价或议价结果及拟订订购厂商交货期限与报价有效期限经主管审核并依请购核决权限呈核二采购核决权限表采购别核决限额采购核决权限列属统购项目的原料物料包括燃料不论金额多寡经理一总经理非属统购项目的原料物料包括燃料不论金额多寡经理总经理财产支出包括什项购置的非生产器材元以下元至元元以上采购主管经理直接核决经理总经理财产支出包括什项购置的生产器材咖元以下元至幼元元以上采购主管经理直接核决经理总经理庶务用品元以下元至元元以上采购主管经理直接核决经理总经理附注凡列入固定资产管理的采购项目应以财产支出核决权限呈核第十一条订购一采购经办人员接到经核决的请购单后应以订购单向厂商订购并以电话或传真确定交货到货日期同时要求供应商于送货单上注明请购单编号及包装方式二若属分批交货者采购经办人员应于请购单上加盖分批交货章以资识别三采购经办人员使用暂借款采购时应于请购单加盖暂借款采购章以资识别第十二条进度控制及事务联系一国内采购部门应分询价订购交货三个阶段以采购进度控制表控制采购作业进度二采购经办人员未能按既定进度完成作业时应填制进度异常反应单并注明异常原因及预定完成日期经呈主管核示后转送请购部门依请购部门意见拟订对策处理第十三条整理付款一物料管理部门应按照已办妥收料的请购单连同材料检验报告表其免填材料检验报告表部分应于收料单加盖免填材料检验报告表章送采购部门经与发票核对无误于翌日前由主管核章后送会计部门会计部门应于结帐前办妥付款手续如为分批收料者请购单内购的会计联须于第一批收料后送会计部门二内购材料须待试车检验者其订立合同部分依合同规定办理付款未订合同部分依采购部门呈准的付款条件整理付款三短交应补足者请购部门应依照实收数量进行整理付款四超交应经主管核示始得依照实收数量进行整理付款否则仅依订货数付款第三节境外采购作业处理含进口事务关务第十四条询价比价议价一外购部门依请购单外购的需求日及急缓件加以整理并依据供应厂商资料并参考市场行情及过去询价记录以电话或传真方式进行询价作业但因特殊情况独家制造或代理等原因应于请购单外购注明外原则上应向三家以上供应厂商询价比价或经分析后议价二请购的材料规范较复杂时外购部门应附上各厂商所报材料的重要规范并签注意见后交请购部门确认第十五条呈核及核决一比价议价完成后外购部门应填制请购单外购拟订订购厂商预定装船日期等连同厂商报价资料送请购部门依采购核决权限核决二核决权限采购金额以美元总价折合在元含以下者由经理核决采购金额以美元总价折合超过元以上者由总经理核决三采购案件经核决后如发生采购数量金额的变更时请购部门应依更改后的采购金额所需的核决权限重新呈核但若更改后的核决权限低于原核决权限时仍应由原核决主管核决第十六条订购与合同一请购单外购经核决送回外购部门后即向厂商订购并办理各项手续二需与供应厂商签订长期合同者外购部门应以签呈及拟妥的长期合同书依采购核决权限呈核后办理第十七条进度控制及异常处理一外购部门应以请购单外购及采购控制表控制外购作业进度二外购部门于每一作业进度延迟时应主动开立进度异常及反应单记明异常原因及处理对策据此修订进度并通知请购部门三外购部门于外购案件装船日期有延误时应主动与供应厂商联系催交并开立进度异常反应单记明异常原因及处理对策通知请购部门并依请购部门意见处理第十八条进口签证前请购单外购核准后的专案申请一专案进口机器设备的申请专案进口机器设备时外购部门应准备全部文件申请核发输入许可证申请函中并应请求国贸局在输入许可证加盖国内尚无产制的戳记及核准章以便进口单位凭以向海关申请专案进口及分期缴税二进口度量衡器及管理物品时外购部门应于申请输入许可证之前准备报价单及其他有关资料送进口单位向政府机关申请核准进口第十九条进口签证外购材料订购后外购部门应即检具请购单外购及有关申请文件以申请外汇处理单需在一星期内办妥结汇时加填紧急外购案件联络单送进口单位办理签证进口单位应依预定日期向国贸局办理签证并于输入许可证核准时通知外购部门第二十条进口保险一条件的进口案件进口单位应依请购单外购外购部门指示的保险范围办理进口保险二进口单位应将承保公司指定的公证行在请购单外购上标示以便货品进口必须公证时进口单位凭以联络该指定的公证行办理公证第二十一条进口船务一的进口案件进口单位船务经办人员于接获请购单外购时应视其装运口岸及装船期限并参照航运资料原则上选定三家以上船公司或承揽商以便进口货品可机动选择船只装运二进口单位船务经办人员应将所选定的船公司或承揽商品名称提供进口结汇经办人员于信用状开发申请书列明作为信用状条款向发货人指示装船三如因输出口岸偏僻或因使用部门急需为避免到货延误外购部门应于请购单外购上注明避免在信用状指定船公司而委由发货人代为安排装船第二十二条进口结汇进口单位应依请购单外购标示的间发信用状日期办理结汇并于信用状开出后以开发快报通知外购部门联络供应厂商第二十三条税务一免货物税及工业用证明的申请进口的货品可申请免货物税者外购部门应于输入许可证核准后检具必需文件向税捐处申请经取得核准函后向海关申请免货物税除免凭经济部工业局证明办理具结免税进口的项目外其他合于免税规定的人造树脂类材料外购部门应于开发信用状后检具必需文件向经济部工业局申请非供塑胶用证明以便于报关时据此向海关申请依工业用物品税率缴纳进口关税二专案进口税则预估及分期缴税的申请及办理外购部门应于进口前检具有关文件凭以向海关申请税则预估等核准后并办理分期缴税及保证手续第二十四条输入许可证信用状的修改供应商成本公司要求修改输入许可证或信用状时外购部门应开立信用状输入许可证修改申请书经呈核后检具修改申请文件送进口事务科办理第二十五条装船通知及提货文件的提供一外购部门接到供应商通知有关船名及装船日期时应立即填制装船通知单分别通知请购部门物料管理部门及有关部门二外购部门收到供应商的装船及提货文件时应检具输入许可证及有关文件以装运文件处理单先送进口单位办理提货背书三提货背书办妥后外购部门应检具输入许可证及提货等有关文件以装运文件处理单办理报关提货四管理进口物品放行证的申请进口管理物品时外购部门应于收到装运文件后检具必需文件送政府主管机关申请进口放行证或进口护照以便据此报关提货第二十六条进口报关一关务部门收到请购单外购及报关文件时应视买卖保险及税率等条件填制进口报关处理单连同报关文件委托报关行办理报关手续同时开立外购到货通知单含外购收料单送材料库办理收料二不结汇进口物品进口单位邮寄包裹则为总务部门应于接获到货通知时查明品名数量等资料并会外购部门确认需要提货者再行办理报关提货如系无价进口的材料补运赔偿及退货换料等报关时关务部门应开立外购到货通知单含外购收料单通知收货部门办理收料而属其他材料及物品则由收件部门于联络单签收后送处理部门处理三关税缴纳前进口单位应确实核对税则税率后申请暂借款缴纳四海关估税的税率如与进口单位估列者不符时进口单位应立即通知外购部门提供有关资料于海关核税后天内以书面向海关提出异议申请复查并申请暂借款办理押款提货押款提货的案件进口单位应于进口报关追踪表记录以便督促销案五税捐记帐的进口案件进口单位应依请购单外购于报关时检具必需文件办理具结记帐并将记帐情况记入税捐记帐额度记录表及税捐记帐额度控制表六船边提货的进口材料进口单位应于货物抵港前办妥缴税或记帐手续以便船只抵港时即时办理提货第二十七条报关进度控制关务部门应分报关验关估税缴税放行五阶段以进口报关追踪表控制通关进度第二十八条公证一各公司事业部应依材料进口索赔记录及材料特性等因素研判材料项目如外购散装材料通知进口单位于材料进港时会同公证行前往公证二外购材料于验关或到厂后发现短损而合于索赔条件者进口单位应于接获报关行或材料库通知时联络公证行办理公证三进口货品办理公证时进口单位应于公证后配合索赔经办时效索取公证报告分送有关部门第二十九条退汇一外购部门依进口材料的装运情况判断信用状剩余金额已无装船的可能时应于提供报关文件时提示进口单位并于进口材料放行及输入许可证收回后开立信用状退汇通知单连同输入许可证送进口事务科办理退汇二退汇金额较大但信用状未逾有效期限者外购部门应向供应厂商索回信用状正本送进口单位办理退汇第三十条索赔一外购部门接到收货异常报告材料检验报告表或公证报告等时应立即填制索赔记录单连同索赔资料交索赔经办部门办理二以船公司或保险公司为索赔对象者由进口单位办理索赔以供应厂商为索赔对象时由外购部门办理索赔三索赔案件办妥后索赔记录单应依原采购核决权限呈核后归档第三十一条退货或退换一外购材料须予退货或退换时外购部门应适时通知进口单位依政府规定期限向海关申请二复运出口进口的有关事务外购部门应负责办理其出口进口签证船务保险报关等事务则委托出口单位及进口单位配合办理三退换的材料进口时依本节有关规则办理第四节价格及质量的复核第三十二条价格复核与市场行情资料提供一采购部门应调查主要材料的市场与行情并建立厂商资料作为采购及价格审核的参考二采购部门应就企业内各公司事业部所提重要材料的项目提供市场行情资料作为材料存量管理及核决价格的参考第三十三条质量复核采购单位应就企业内所使用的材料质量予以复核如材料选用质量检验等第三十四条异常处理审查作业中若发现异常情况采购单位审查部门应即填制采购事务意见反应处理表或附报告资料通知有关部门处理附则第三十五条本办法呈总经理核准后实施增设修订亦同