标准采购作业程序.doc

标准采购作业程序采购作业内容是从收到请购案件开始进行分发采购案件由采购经办人员先核对请购内容查阅厂商资料采购记录及其他有关资料后开始办理询价于报价后整理报价资料拟订议价方式及各种有利条件进行议价办妥后依核决权限呈核订购详细作业程序及要点如采购作业程序及要点表程序要点接件分发请购单各栏填写是否清楚按分配原则分派请购案件急件优先分派办理无法于需用日期办妥者利用交货期联络单通知请购部门撤销请购单应先送办理询价交货期无法配合需用日期时联络请购部门充分了解请购材料的品名规格急件或需用日期接近者应优先办理向厂商详细说明品名规格质量要求数量扣款规定交货期地点付款办法同规格产品有几家供应宜均询价有否其他较有利的代用品或对抗品应提供同规格不同厂牌做比较有否必要办理售后服务及保固年限新厂商产品是否需经检验试用比价议价厂商的供应能力是否能按期交货质量确认是否殷实可靠的生产厂或直接进口商其他经销商价格是否较低经成本分析后设定议价目标是否必要向厂商索取型号比较价格上涨下跌有何因素是否必要开发其它厂商或转外购规定几万元以上的案件呈副经理议价或设定议价目标呈核请购单上应详细注明与厂商议定的买价条件买卖惯例需超交者应注明现场选用较贵材料时联络请购部门述明原因按核决权限呈核订购需预付定金内外销价需办退税或规定多少金额以上或有附带条件等应制定买卖合同再向厂商确认价格交货期质量条件分批交货者在请购单上盖分批交货单订购单采用联络函式传真机寄交厂商无法按需用日期交货的案件联络请购部门催交约交日期前应再确认交货期无法于约交日期前交货时联络请购部门并列入交货期异常控制表内催办已逾约交货日期尚未到货者加紧催交整理付款发票抬头及内容是否相符发票金额与请购单价格是否相符有否预付款或暂借款应处理是否需要扣款需要办退税的请购单转告退税部门以内销价采购供外销用材料应允收齐退税同意书始得办理付款程序要点收件分发核对收件按分配原则指派经办人核对品名核对规格核对数量核对需要日期询价选择询价对象及地区询价整理报价资料确认请讲内容寻找对抗品选择开发对象询价索样整理对抗品资料及样品送样整理检验结果议价比价呈核调查市场行情核对资金预算选择议价对象研拟底价研议采购条件议价或公开比价填写上次报价记录估算海空运费估算保险费核对付款条件比较交货期限检查卸货条件估算关税按核决权限呈核程序要点进口签证结汇缮打输入许可证申请书缮写用途说明书备妥签证必要文件提案申请签证签证专案申请作业缮造申请书及附件度量衡器无线电器材整理必要文件提案申请申请结汇整理结汇文件核对签证结汇文件修改输入许可证或信用状作业投保船务洽订保率投保缴交保险费洽订特约船公司及运费指定船舶公司交涉货柜使用期限核算运费缴交运费处理大宗材料船务装运督促预定装船期申请工业用证明申请分期缴税申请预保风险及动产抵押督促装运文件确认船期整理装运文件申请管理品放行证联络及安排卸货确认船代理确认公证处所联络交货期异常修改程序要占报关提货银行背书办理担保提货整理文件报关缴税提货收料索赔核对材料检验报告填写索赔记录单向保险公司船公司索赔向供料厂商索赔办理退货掉换作业跟催督促收料单控制长期合同的交货控制外购资金整理采购案件计算卸货延滞费及奖金办理退汇