企业行政文件管理制度.docx

行政文件管理 第一条：文件处理 一、收文 1）公司外来文件，统一交行政专员登记，由行政专员批转，送公司领导阅批。送有关部门或人员阅办。（厂家邮件，邮件转发） 2、发文 凡公司文件一律打印成文，由拟稿人员校对签字。 2）由拟稿部门送有关部门及公司领导会签后，报总经理签发。 3）所有公司文件、合同、协议及备忘录等均须统一编号。 3、存档 1）公司对外合同、备忘录、协议书正本一概存办公室，任何合同签定后的备忘录、协议书、补充合同等均须按合同审批程序报批。 2）公司对外收、发文正本均由行政专员分类编号存档。 二、文件调用 1、凡须调用秘密级文件及公司内部调用机密文件，须经副总批准；调用绝密文件或外单位调用机密文件须报总经理批准。 2、各部门应作好调用文件登记工作，机密、绝密文件如需复印须加盖公章。 三、文件传阅 1、所有文件统一由行政专员负责传递，加附文件处理单后，按顺序交有关领导及部门阅批，并作好传递登记，每处阅毕须将文件退还行政专员。文件主办部门或人必须注明岗位专业意见，不能只写“同意”二字。 2、文件传阅分类及阅件时间 1）普通文件，阅件时间每人处不超过叁天。 2）急件（绝密级、机密级、秘密级、普通级），阅件时间每人处不超过一天。 3）特急文件（绝密级、机密级、秘密级、普通级），阅件时间每人处不超过1小时。 四、上报文件 1、部门或员工本人的报告、建议、要求等由拟稿部门或本人加附《文件处理单》送行政人事部办理。 2、行政专员编制文号，送总经理阅批。 3、行政专员根据总经理批示办理。 4、原件及文件处理单存档。 五、文件销毁程序 1、销毁文件须填写《文件资料销毁审批表》，普通级、秘密级文件的销毁，由部门主管领导批准；机密级、绝密级文件的销毁须报总经理或董事长批准。 2、销毁文件须由二人执行。 第二条：行政档案管理 一、归档范围 1、文件（报上级主管或行业主管文件及公司内部文件）、通知、决议、决定。文件要做好编号。并做好文件整理档案目录。 2、公司各项重要活动中形成的照片、录音、录像等材料。 3、企业成立批复文件、批准证书、营业执照、法人代码证书、公司合同、章程、报关注册登记证书、董事会决议。 4、人事档案、公司制度。 6、会计凭证。 7、验资报告及各种单据。各类经济合同。 8、固定资产购建工程有关资料。 9、公司车辆相关手续 10、其它 二、归档要求 1、字迹要清楚工整，文件格式正确。 2、归档的文件材料要完整、系统、准确。