行政文件管理
第一条:文件处理
一、收文
1)公司外来文件,统一交行政专员登记,由行政专员批转,送公司领导阅批。送有关部门或人员阅办。(厂家邮件,邮件转发)
2、发文
凡公司文件一律打印成文,由拟稿人员校对签字。
2)由拟稿部门送有关部门及公司领导会签后,报总经理签发。
3)所有公司文件、合同、协议及备忘录等均须统一编号。
3、存档
1)公司对外合同、备忘录、协议书正本一概存办公室,任何合同签定后的备忘录、协议书、补充合同等均须按合同审批程序报批。
2)公司对外收、发文正本均由行政专员分类编号存档。
二、文件调用
1、凡须调用秘密级文件及公司内部调用机密文件,须经副总批准;调用绝密文件或外单位调用机密文件须报总经理批准。
2、各部门应作好调用文件登记工作,机密、绝密文件如需复印须加盖公章。
三、文件传阅
1、所有文件统一由行政专员负责传递,加附文件处理单后,按顺序交有关领导及部门阅批,并作好传递登记,每处阅毕须将文件退还行政专员。文件主办部门或人必须注明岗位专业意见,不能只写“同意”二字。
2、文