公司文书管理准则

公司文书管理准则 第一条 文书管理内容包含收取文件及制发文件两种。 第二条 外来文件与内部制发文件 外来文件包含公文、电报、传真资料等，内部制发文件包含本公 司内部文件和对外业务文件。 第三条 收文 1. 外来文件收文由公司总务部收发室承办(直接寄到各部厂的文 件由各部厂管理单位收文)。 2. 外来文件收文时，由收发室登记人“收发文登记短"。 3. 内部制发文件收文时,由各部厂编号及填写公文会签单"后， 送收发室登记人“收发文登记第”。 第四条 制发 填写“发文呈批单"，编列文号，并杆写“公文会签单”，注明本 公文应经部门会签后送总公司收发室登记处理。 第五条 分文 1. 收发室收文登记后，根据业务性质分送各有关部厂处理。 2. 内部发文呈批单做收文登记后,根据文件内容、性质分送有关 单位会签处理。 第六条 会签 1. 各单位收到需参与会签的呈批件时, 需认真表达对本草案的意 见，并尽量提供相关资料供起草单位参考。  2. 公文会签后，再依“公文会签单”内所指定的会签顺序，转送 其他会签单位，若本单位为最后一个会签单位，则处理后将本批件转 送秘书室处理。 第七条 审核 秘书室根据各单位会签意见，汇总整理得出结论〔若各部厂意见 不一致，需由秘书室居间协调送总经理核定)。 第八条 批示 总经理或共他被授权批示者做最终的肯定、否定等批示并签字。 第九条 执行 1. 秘书室根据总经理批示内容将公文影印一份送执行单位办理， 公文正本交收发室归档存查。 2. 需对外发文时，交由收发室打印、盖章、封装、寄发，呈批件 原件和打印件两份归档存查。寄发文件前须填写“收发文登记短”。 第十条 归档 1. 任何签呈正本均需交由总务部〈科) 归档存查。 2. 若执行单位必须使用正本时，可暂时借出使用后归还，郑正