文书管理规则

文书管理规则 文书管理规则 一、目的 本规则虽在规范公司文书的立卷归档、保管利用和监督检查等流程，确保文书 工作的有序进行，提高公司工作效率和信息安全性。 二、适用范围 本规则适用于公司内部各部门及各相关单位文书的全过程管理. 三、文书立卷归档 1. 文书的收集 : 公司各部门及各相关单位应当及时收集形成的文书，确保文书 的完整性和准确性。 2. 文书的分类 ; 按照文件形成的时间顺序和性质，对文书进行分类整理。 3. 文书的排序 : 根据分类结果，对文书进行排序，做到条理清晰、整理有序- 4. 文书的编目 对每一份文书进行编目，包括档号、题名、页数、形成时间 等。 5. 文书的装订 : 对文书进行装订，做到整齐美观、便于查阅 6 .文书的归档 ; 将文书放入档案盒中，做好归档记录，方便查找。 四、文书保管利用 1. 文书的保管 : 文书应当放置在干燥、防潮、防虫、防光的地方，做好防尘、 防火、防盗等安全措施。 2. 文书的利用 ; 查阅文书必须经过审批程序，确保文书信息的安全和合法使 用。 3. 文书的借阅 ; 借阅文书必须经过相关部门负责人的审批，并按照规定的时间 归还