公司文书管理规定

公司文书管理规定 、总则 1、本规定的目的，在于确保文书事务正确且顺利进行，促进与提 高组织管理工作的效率， 2、文书是指业务工作上往来公文、报告、会议决议、规定、契约 书、专利许可证书、各种帐短、图表参考书等一切业务用书类与公文， 3、文书归公司所有并收藏，任何个人不得私自占有，经办人须严 格保守文书的机密， 4、文书按下列要点处置或办理: 《1) 凡重要事宜的指示、请示、汇报、报告、传达、答复等，一 律以文书的形式进行。所有文书的处置都应以准确和迅速为原则,必须 明确责任， 《2) 在紧急状况下以口头或电话形式处置的事项，事后也必须以 文书形式审批和记录下来。 5、文书的收发、领取与寄送，原则上由行政部负责。 二、文书收发 1文书由行政部接收，并按下列要点处置: 《1) 一般文书予以启封，分送各部门、科室; 《2) 私人文书不必开启，直送收信人。 2、节假日等规定工作时间外到达的文书，由门卫人员接收后转交 行政部。 三、文书处理  1、文书按机密程度为以下四类; 《1) 须请示审批秘密。指重要并且所涉及内容不能向公司内外无 关人员透露的文书， 《2) 外密。指不宜向公司以外人员透露内容的文书; 《3) 普通。指非机密文书。如附有其他调查问卷之类的重要东西， 则另当别论; 《4) 传阅。指在本公司内广为传阅或传达的文书。 2、普通文书处理原则: 《1) 由部门领导负责对文书进行审阅、回答、照会以及其他必要 的处理，或指定下属对文书进行具体处理; 《2) 若遇到重要或异常事项，须及时与上级领导取得联系，按上 级指示办理; 《3) 若与各部门有关联的事项，须经与各部门议商后方能予以处 理。 3、机密文书处理原则: 《1) 机密文书原则上由责任者或当事者自行处理; 《2) 指名或亲启的文书，原则上由信件上所指名者开启。 4、文书阅览原则: 《1) 某文书被阅览后阅览者须签署阅览后的意见; 《2) 在各部门传阅的文书，必须附上传阅登记短并按规定栏目填 写; 3)与各部门有关的文书, 在处理意见上存在分歧的， 直接上报总经  理批示。 四、请示审批 1、请示审批是公司经营的一项重要程序，凡公司经营重要事项都 必须经请示, 获得总经理审查、裁决和下文批复之后, 方能实行或行事。 2、须请示审批事项如下: 《1) 职务及重要人事安排; 《2) 各种制度性规定的变更; 《3) 重要契约的缔结、解除与变更; 《4) 诉讼行为; 《5) 与官方机构有关的、各种重要的请求、回执、申请等等; 《6) 土地、建筑物以及事务所权利的购买与转让; 《7) 大额馈赠、谢礼，以及宣传广告费用的开支; 《8) 分支机构的增变与升格; 《9) 预算与决算事宜; 《10) 借款与贷款，以及借贷银行的开设与变更; 《11) 须请示审批重要或高额物品的采购，不急用或不需要物品的 转让与廉价出售， 《12) 须请示审批定期或不定期刊物的发刊、修改与废除，以及费 用开支的修订; 《13) 有关公司经营的重要计划与企划; 《14) 其他上述未涉及的重要事项。 3、请示审批的事项，须以文书的方式进行，若事情紧急可直接以  非文书形式请示，但事后必须尽快填写请示文书上报。 4、请示文书的内容和顺序，应包括标题、正文、理由、说明和附 录。 5、请示文书须编号, 并注明起草或请示者, 所属部门并签名盖章。 6、请示审批内容一旦被上级认可并作出决定，则以请示批复返回 请示部门执行，请示提案原本由行政部保管。 五、文书制作 革 请示审批文书须简明扼要, 一事一议。 语言措词力求准确规范; 2、起草文书的理由须作出交代，包括起因以及中间交涉过程必须 具明，必要情况下附上有关资料与文件， 3、须请示审批必须明确起草文书的责任者，署上请