公文管理规定

公文管理规定 第一章 总则 第一条 为加强公司公文处理工作的规范管理，提高行政管理水平和工作效率，特制订本规定。 第二条 公文是公司业务往来的一种重要形式，是传达贯彻公司的方针政策，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况、交流经验的重要工具。公文处理必须按照规范的格式，做到准确、及时、安全，以利于公司各项业务的正常开展。 第三条 公文管理工作，必须实行严格的保密制度，确保公司商业机密安全，维护公司利益。 第二章 公文种类 第四条 公文种类 1、报告、请示 向上级专题汇报工作或答复询问，采用“报告”的书写格式；向上级请求指示、批准某项工作计划及某种要求采用“请示”的格式。 2、通知、通告 传达上级指示，要求同级、下级办理或者需要其知道某事项，批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属的部门的公文，进行工作部署、人事任免及其它重要事项安排，采用“通知”的格式。在一定范围内公布应当遵守或周知的事项，采用“通告”的格式。 3、决定、决议 对公司高层作出的关系到全局性的重要事项或重大行动，采用“决定”的格式。经过会议讨论通过，要求各部门贯彻执行的事项，采用“决议”的格式。 4、批复 答复下级的请示，采用“批复”的格式。 5、通报 对重大事件或某些单位和个人进行表扬、批评，传达重要情况，以及需要各单位知道某事项，采用“通报”的格式。 6、公函 在平行或不相隶属的单位之间相互洽商业务、询问和答复问题，一般用“公函”的格式。洽询事项用“函”，答复事项用“复函”。 7、会议纪要 传达重要会议议定的有关事项和主要精神，要求有关部门共同遵守执行的，须记录在案以备检查落实，采用“会议纪要”的格式。 第三章 公文格式 第五条 公文格式一般包括：标题、公文编号、主送单位、正文、附件、单位印章、行文时间、抄送（抄报）单位、主题词等。 1、公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，标明公文种类。 2、公文编号按《文件编号规则》的要求进行编号。几个单位联名行文时，只标明主办单位的公文编号。 3、公文必须在文首写明主送单位，一般只写一个主送单位，相关单位可在最后一页分“抄报”、“抄送”依次列上：向上级请示、报告的公文，不抄送下级单位；需要上报另一个上级单位，可以用抄报的形式；需要同级、下级知道时，可以用抄送的形式。 4、行文的时间，以领导签发的日期为准；联合行文，以最后单位签发的日期为准。 5、公文如有附件，应当在正文之后 、单位名称之前，注明附件的名称和件数。 6、收、发文应写单位全称或规范化的简称，联合行文，应将主办单位排列在前面。 7、如有英文或其它语种的公文，由行政部负责翻译。 第六条 对政府机关的请示或报告，及向集团以外的企事业单位行文时，用公司或分公司的名义行文。 第七条 内部行文，可按事项的种类和性质，用分公司或部门的名义行文。分公司、各部门间不得联合行文，部门之间不要用发文的形式解决一般性问题。 第八条 一件公文须集中围绕一个中心内容进行阐述，特别是向上级的请示公文，应一文一事。 第九条 各部门一般不得越级行文。因特殊情况越级行文的，应当抄报越过的部门。 第四章 收文处理 第十条 收文处理，一般包括登记、拟办、分办、批办、催办等程序。 第十一条 公司所有的收文，除指定某部门、分公司处理外，均由行政部指定的人员签收、开拆、登记、呈阅、分发，并按不同类别进行分类处理。 第十二条 承办人应根据规定的传阅范围或指示、要求，安排传阅或办理。 第十三条 凡需办理的文件，先由行政部附上“深中货收文处理稿纸”，经行政部经理提出拟办意见，分送给有关部门签署意见再呈送总经理室批示后办理。行政部经理处理公文时，认为无需送总经理室阅批的一般性文件，可直接批转有关部门阅办。 第十四条 除领导直接交办外，公文不得越级传递，一般不直接送到领导个人。 第十五条 各部门在收到急件时，应在2个工作日内答复，一般性公文，应在一周之内办理或提出意见，需要研究而不能马上处理的，应先书面或口头简要答复。 第十六条 加强公文检查和催办的工作。行政部对有关领导批示的公文及本公司发出的文件，要认真督促、催办，以防积压或漏办。各分公司、各部门对上级发出的文件，需要汇报贯彻执行情况的，要及时向行政部进行反馈，以便及时向有关领导汇报。 第五章 发文处理 第十七条 发文处理，一般包括拟稿、审稿、签发、打印、校对、用印、分发等程序。 第十八条 草拟公文的要求： 1、保持文件的一致性。起草的文件，除本文的一致性外，还应与原来有关的文件精神相衔接（要加以说明）。 2、行文时，必须从公司整体角度出发，做到情况确实，观点鲜明，条理清楚，层次分明，文字简练，标点符号正确。 3、引用公文要写明发文单位、公文编号、标题和行文时间。 4、草拟公文必须使用统一格式的公文稿纸，文件字迹要清楚，文面应保持清洁，凡是文面凌乱不清的，应重新誊稿。 5、数字的写法：正式的文件中，除文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉拍数字外，其它均用汉字书写。 6、不要滥用简称。年月日、人名、地名、文件名、事物名称等，一般不要简称。 第十九条 公文的审核。文稿在送领导签发之前，应先由起草部门负责人审核，由行政部附上“深中货收文处理稿纸”，经行政部经理审核后，再由行政部转呈总经理室核稿；如内容涉及多个部门，还需所涉及部门经理加具审核意见。 审核的重点： （1）是否需要行文； （2）是否与本公司发过的公文相衔接； （3）提出的要求和措施是否明确具体、切实可行； （4）处理程序是否完备，行文关系、公文格式是否符合规定；