公文管理的规定

公文管理的规定（试行） 总则 第一条 为进一步加强公司公文管理，使公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据国家有关规定，结合本公司运作实际，制订本办法。 第二条 公文是公司行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，公布法规和章程，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验等的重要工具，必须认真做好，为公司各项工作服务。 公司行政人力资源部是公文处理的管理部门。 其主要职责是： （一）制订、落实公文处理业务规范，按照隶属关系，做好公司的统一收发、分办、流转、传递、打印、用印、立卷、归档、销毁等处理工作。 （二）负责对本公司的公文处理工作进行指导，组织经验交流和业务培训。 （三）负责公文处理过程中的督查工作，推动公司各项决策和计划的贯彻落实。 （四）负责公文处理中的安全保密工作，落实安全保密措施。 （五）完成与公文处理有关的其他工作。 第四条 公文处理工作必须做到及时、准确、安全、保密，手续简便清楚。 公文种类 第五条 公司常用公文的种类主要包括请示、报告、决定、决议、通知、通报、批复、函、会议纪要、规章条例、意见等，具体适用范围如下： 请示：向上级机关请求指示、批准，用“请示”。 报告：向上级机关汇报工作，反映情况，提出意 见或者建议，答复上级机关的询问等用“报告”。 决定：对重要事项或重大问题作出安排，奖惩有 关单位和人员，用“决定”。 （四）决议：经过会议讨论通过，并要求贯彻执行的事项用“决议”。 （五）通知：发布行政法规和规章，转发上级主管单位的公文，批转下级部门的公文，要求下级部门办理的需要周知或共同执行的事项，用“通知”。 （六）通报：表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况，用“通报”。 （七）批复：答复下属部门的请示事项，用“批复”。 （八）函：不相隶属部门之间相互商洽工作、询问和答复问题，向不相隶属的有关主管部门请求批准等，用“函”。 （九）会议纪要：记载传达会议情况和议定事项，用“会议纪要”。 （十）规章、条例：是法规性文件，需要有关方面贯彻执行的事项。下发时用“印发……条例的通知”。 （十一）意见：对重要问题提出见解和处理办法，用“意见”。 公文格式 第六条 文件一般由秘密等级和保密期限、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、附件、成文日期、印章、附注、主题词、抄报（送）部门、打印人员、校对人员、印发份数、印发部门、印发日期等部分组成。 （一）涉及公司秘密的公文应当由公司行政人力资源部标注秘密等级和保密期限。秘密等级分为“绝密”、“机密”和“秘密”，其中“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。标识密级等级时，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，两字中间空一格；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。 （二）发文单位标识应当使用发文单位全称；联合行文，主办机关应当排列在前。 （三）发文字号应当由发文单位代字、年份和序号构成。字号位置在发文单位标识下空两行处，用3号仿宋字，居中排列（上行文除外）；年份、序号用阿拉伯数码标识；年代应用全称，用六角括号“[ ]”括入；序号不编虚位，例如，工商合信[2011]00*号；联合发文，只标注主办单位发文字号。 1、公司和公司各部门编发的文件代字分别为： 1）公司发文 ****信 2）公司团委发文 ****团 3）公司工会发文 ****工 4）办公室发文 ****办 5）人力资源部发文 ****人 6）计划财务部发文 ****财 7）培训中心发文 ****培 8）信息管理部发文 ****信 9）营销中心发文 ****营 10）内控部发文 ****内 …… （四）上行文应当注明签发人，发文字号居左空一字，签发人姓名居右空一字；签发人用3号仿宋字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号仿宋字标识签发人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。 （五）公文标题，应当完整、准确、简要，标题中除法规、规章名称加书名号以及并列的几个单位名称之间可加顿号外，一般不用标点符号。书写时要居中书写，用2号宋体并加黑。 （六）公文的主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或规范化简称。标识位置在标题下空一行处，左侧顶格用3号仿宋体标识，主送单位名称后标全角冒号。 （七）正文内容每一段落起始应居左空二字，用3号仿宋字体，段落间距用1.5倍行距。正文中文名、地名、数字，引文应该准确，引用外文应当注明中文含义。结构层次序数应符合下列规范，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”；公文中的数字，除成文日期、部分结构层次叙述和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其余应当使用阿拉伯数字。 （八）公文如有附件，应当在正文之下（间隔一行，空两格）、成文日期之上加附件说明，标明附件顺序和名称。但正文标题中已标明所转发、印发报送的文件的，不加附件说明。附件应当在用印页之后另起一页，并与正文装订在一起。 （九）成文日期，以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发的日期为准。成文日期置于正文或附件说明末隔行处、居右空二字，用3号仿宋字体。 （十）公文除以“会议纪要”和以电子邮件形式下发的以外，应当加盖印章，盖印的位置一般应上距正文2MM-4MM，以端正、居中、下压成文时间为准。印章压成文时间。 （十一）主题词置于公文末页抄送栏之上，词目之间应当有一字间隔。公文的主题词一般不超过5个。标引顺序是先标类别词，再标反映公文内容的类属词，最后标反映公文形式的文种词。主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号，词目用3号宋体字并加黑，词目之间空一字。 （十二）抄报、抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他部门，应当使用全称或者规范化简称。公文如有抄报（送），在主题词下一行，左空一字用3号仿宋体标识，后标全角冒号。抄送机关间空一字间隔，回行时与冒号后的抄送单位对齐。 （十三）打印人员、校对人员及印发份数，位于抄送单位之下（无抄送单位在主题词之下），占1行位置，用3号仿宋字体。 （十四）印发单位和印发日期，位于打印、校对人员及印发份数之下，占1行位置，用3号仿宋体字。印发时间以公文印制的日期为准，用阿拉伯数码标识。 （十五）文字从左至右横写、横排。一般每面排22行，每行排28个字。 （十六）公文排版要求整篇内容为偶数页，即保证最后主题词等务必落在偶数页面上，若此页无正文内容，则在此页第一行左空二字加圆括号标明“此页无正文”。 （十七）印章务必落在成文日期处。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务必使印章与正文同处一面，不得落在标识“此页无正文”的页面。 （十八）页码，用4号半角阿拉伯数码居中标识。 行文规则 第七条 公司公文分为公司名义统一编发的文件和以公司各职能部门名义编发的各种文件及函件。 第八条 以公司及公司各部门名义编发的文件，统一由公司行政人力资源部办理。 第九条 公文材料除综合性报告外，执行一文一事原则。向上级请示，主送一个上级部门，如涉及两个以上的，用主送和抄报办法。一般不得越级请示，一切行文（包括信息简报类）不得直接送交领导者个人及有关部门，应送行政人力资源部登记后递送。 第十条 行文拟稿一律用公司统一的发文稿纸，将拟稿纸上的项目准确填写清楚。填写须用黑墨水或蓝黑墨水笔书写，禁用圆珠笔、铅笔、纯蓝笔书写。左侧留2.5厘米装订线，装订线左侧内不要书写或批改、批示。 第十一条 公文用纸一般为国际标准A4型（210mm*297mm）。 第十二条 上报至系统外的文件，应向主送单位报送3份，上报至系统内的文件，无论是文件还是简报，均报送1份。 公文处理 第十三条 公司的公文办理分为收文办理、发文办理、签报办理和内部工作联系单办理四类。 第十四条 收文办理一般包括签收、审核、登记、分送、拟办、批办、承办、催办、传阅等。 （一）公司收文统一由行政人力资源部指定人员检验、查收，除写明亲启件外，均由行政人力资源部指定人员拆封。 （二）审核后，行政人力资源部指定专人应当于收文当日登记、编收文号（系统外来文用本单位发文代字加“办收”字样自然流水编号，系统内来文用本公司发文代字加“内收”字样自然流水编号）、打印办文单，在公文流转登记簿登记后送行政人力资源部负责人于收文当日阅批。事务性便函、通知、请柬等可直接分送有关人员办理。 （三）根据行政人力资源部负责人的批注意见，及时分送给公司领导阅示或有关部门办理。有关领导或部门应于3个工作日内阅毕。 （五）凡经领导批示，要求承办的文件，由行政人力资源部统一登记、传递，并由承办部门签收办理。办理结果应有明确记录，并有经办人和审核人签名，写明办毕日期，办理过程中如有新的文件材料形成，必须同时附上，连同原文退还行政人力资源部，行政人力资源部指定专人应认真检验，确认完整齐全后收存归卷。 （六）已送领导阅批或交各部门办理的公文，行政人力资源部负责检查、催办，及时掌握公文的流转和处理情况，防止漏办、积压或延误。 （七）根据批办要求需要传阅和传达的文件，按照传阅和传达的范围由行政人力资源部分送传阅，阅后签字，并交回行政人力资源部，不应转交他人转阅。属领导批示传达的文件，根据传达范围，由行政人力资源部指定专人组织集中或分组传达。 第十五条 发文处理一般包括拟稿、核稿、签发、登记编号、缮制、校对、封发、立卷、归档等。 （一）草拟公文文稿，一般由经办部门执行，两个以上部门的联合发文，应由相关部门协商指定专人拟稿。草拟必须用A4打印纸拟稿（同时提供电子文本），字迹要清楚，拟稿、核稿、签发人均须在文稿上签署全名，并写全年月日。如拟稿纸上无正文而另附文稿的，拟稿人须在所附文稿的最后注明拟稿部门和拟稿人姓名。 （二）任何发问必须经承办部门负责人核稿并签字后交行政人力资源部统一审核，并由行政人力资源部呈送公司领导签发。 （三）文稿经公司领导审改签发后，不得随意修改，如必须修改，须经原签发领导同意并复审。 （四）公司发文由行政人力资源部统一登记编发文号，统一安排打印。校对由拟稿部门负责，确认无误后，注明校对人的姓名。 （五）文件的递送渠道分电子邮件发送、传真发送和原件发送： 1、凡文种为通知（有关人事的通知除外）、通报、会议纪要以及转发文件类的 公文，由行政人力资