公司文件管理制度.doc

公司文件管理制度 制度名称 公司文件管理制度 受控状态 编 号 第1章 总则 第1条 目的 　　为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据中央关于文书处理的有关规定，结合公司的实际情况，特制定本制度。 　　第2条 内容 　　文件管理内容主要包括上级函、电、来文，同级函、电、来文以及本公司上报下发的各种文件、资料。 　　第3条 文件管理要求 　　按照党政分工的原则，全公司各类文件分别由党委办公室和公司行政部管理。 　　第4条 适用范围 　　本制度适用于公司所有员工。 第2章 文件的管理 　　第5条 文件的签收 　　1.凡公司外来公启文件（除公司领导亲启的外）均由公司收发员登记签收（由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外）后分别交行政部机要秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和机要秘书均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。 　　2.对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。 　　第6条 文件的编号保管 　　1.行政部机要秘书对上级来文拆封后应及时附上文件处理传阅单，并分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的公司领导亲启文件，公司领导启封后，也应分别交行政部办理正常手续。 　　2.本公司外出人员开会带回的文件及资料，应及时分别送交行政部机要秘书进行登记编号保管，不得个人保存。 　　第7条 文件的阅批与分转 　　1.凡正式文件均需分别由行政部主任或副主任根据文件内容和性质阅签后，由机要秘书分送承办部门经理和承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导或分管领导亲自阅批后分送相关部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。 2.一般函、电、单据等，分别由行政部机要秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分转处理。 　　3.为加速文件运转，机要秘书应在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天，特殊情况例外。 　　第8条 文件的传阅与催办 　　1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。 　　2.阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交机要室，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导批示或拟办意见，行政部应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。 　　3.阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。 　　4.文件阅完后，应送交行政部机要秘书，切忌横传。 　　5.行政部机要秘书对文件负有催办、检查、督促的责任，承办部门接到文件、函电，应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得行政部同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。 　　6.按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由行政部机要室通知到机要室阅文。 第3章 文件送发的管理 第9条 文件送发规定 1.全公司上报下发正式文件的权力分别集中在党委和公司行政部，各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。 　　2.各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文，应分别向党委、公司部提出发文申请，并将文件底稿分别交行政部审核。党委、公司部同意发文，则行政部分别按党、政机构设置与业务分工统一归口以党×字、公司×字发文。群众团体文件由党委批转。 　　3.对全公司影响较大，涉及两个以上公司领导分管范围的文件，须由党委书记或经理批准签发。其余文件均由分管公司领导批准签发。 　　第10条 文件送发范围 　　1.凡是以党委、公司部名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。 　　2.党委、公司部下发文件主要用于公布全公司规章制度；转发上级文件或根据上级文件精神制定的公司文件；公布公司体制机构变动或干部任免事项；公布全公司性的重 大生产、技术、经营管理、政治工作和生活福利等工作的决定；公布有关奖惩决定、通报和其他有关全公司的重大事项。 　　3.党委、公司部上行文、外发文主要用于对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；同兄弟单位联系有关公司重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理和党群工作等事宜。 　　4.在公司的日常生产、技术、经营管理、党群工作中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署和传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管公司领导批准后，由主管业务科室书面或口头通知执行，一般不用公司部文件发布。 　　5.凡各业务科室如开专题会议所做的决定，一般都不应发文，不备查考，可以科室名义用《工作简讯》发会议纪要。 　　6.各业务科室与外单位发生的一般业务联系，可用各科室的名义对外发函，应各自编号备查，不用公司部名义发文。 第4章 文件送发的程序与要求 　　第11条 文件送发的程序规定 　　1.各单位需要发文，应事先分别向党委、公司部提出申请。 　　2.党委、公司部同意发文时，主办单位应以党的方针、政策和国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿。 　　3.草拟文稿必须从全公司角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确和书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写。 　　4.文稿拟就后，拟搞人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级。 　　5.行政部办公室应根据党委、公司部的要求和上级有关指示精神、有关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿。 　　6.经行政部审查修改后的文稿，送部门主管领导核稿。 　　7.对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新誊写清楚。 　　8.需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签。 　　9.文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送党委、公司部领导审定批准签发。 　　10.经领导批准签发后的文稿交行政部机要秘书统一编号送打字室打印。 　　11.文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在