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公司文件与档案管理制度 　公司文件与档案实行统一管理。文件与档案的管理，要做到规范、准确、及时、安全。公司行文要克服官僚主义和文牍主义。总裁办公室是公司文件与档案的主管部门。 　称呼规范： 公司本部：指公司总部包括总裁办公室、人力资源部、资金财务部、资产管理部、投资管理部、审计监察部、投资银行部、研究发展部。 各部门：指公司本部各部门 所属公司：指 董事会：本公司董事会。 本规定所称文件是指公司董事会、公司及各部门、所属公司内部之间及与外界（包括政府机构、企事业单位、法人机构、个人）相互交流的书面文档、电子文档、传真、电报、电子邮件、图书期刊、声像材料等。 公司本部的文件管理部门为总裁办公室，凡涉及公司的文件均需由总裁办公室统一安排处理；所属公司的文件管理部门为各公司的办公室或总裁办公室。管理文件与档案的部门要设专职文件与档案管理员。 公司发文：包括以公司名义发文，以部门名义发文，以党委名义发文，以工会名义发文。 文号管理：各部门发文必须先向总裁办公室申请发文文号，发文文号规范如下： 以公司名义发文： 司字 年 号，此文号用于公布公司的重大事项及向董事会、政府机构、相关企事业单位发文； 以总裁办公室名义发文： 字 年 号，此文号用于涉及总裁办公室业务的发文； 以人力资源部名义发文： 人字 年 号，此文号用于涉及人力资源部业务的发文； 以资金财务部名义发文： 字 年 号，此文号用于涉及资金财务部业务的发文； 以投资管理部名义发文： 字 年 号，此文号用于涉及投资管理部业务的发文； 以审计监察部名义发文： 字 年 号，此文号用于涉及审计监察部业务的发文； 以投资银行部名义发文： 字 年 号，此文号用于涉及投资银行部业务的发文； 以资产管理部名义发文： 字 年 号，此文号用于涉及资产管理部业务的发文； 以研究发展部名义发文： 字 年 号，此文号用于涉及研究发展部业务的发文； 以党委名义发文： 字 年 号； 以工会名义发文： 字 年 号。 公司文号顺序以年为单位从001号开始，公司及各部门采用大排序的方式编号。 各部门无须加盖公司章的发文，不须申请文号。 　发文种类： 请示：请上级指示和批准。 报告：向上级机关汇报工作，反映情况。 指示：对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则。 批复：答复请示事项。 通知：传达公司的重要情况以及相关事项，发布规章制度、要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级公文，公布应当遵守或周知的事项。 决定：对某些问题或者重大行动作出安排。 函：平行部门之间互相商洽工作，答复问题或知会有关事项。 会议纪要和决议：传达会议议定事项和主要精神，要求有关部门共同遵守执行的。 　发文格式：采有B5号纸，横排。 文件抬头： 公司文件，红字。 文号：加黑宋体小四号字。 主送单位及标题：加黑宋体四号字。 正文：仿宋小四号字，1倍半行距。 单位印章：红色公司章。 日期：加黑宋体四号字，用大写。 抄报、抄送、存档：宋体四号字。 　草拟公文应注意以下事项： 内容要符合党和国家的路线、方针、政策、法律、法令及地方性行政规章。 反映情况要客观，实事求是。 文字要准确、精炼，条理要清楚，层次要分明，结构要紧密，用语要规范。 人、地、物名、引文及时间要具体、准确。 　发文程序： 发文部门负责文件的起草工作，文件起草完成后，首先到总裁办公室申请文号，并填写发文登记表。 各部门发文前，首先由部门经理及主管总裁审核，后交由需会签的部门，由会签部门经理签字确认后，交总裁审批。 总裁审批后，由总裁办公室秘书负责盖章及形成正式文件下发。 文件发送与签收程序： 公司本部采用书面签收发式，总裁办公室秘书直接将文件交各部门经理，由部门经理在文件发文单上签收。 对公司所属公司发文，首先由秘书以传真方式发送文件，然后采用邮寄方式递送文件原件，各公司于每月25日，将收到的公司文件，以书面形式签收，再将签收单邮寄回公司，由秘书备案。若属紧急事务，需立刻知悉各公司是否收到文件，秘书需在传真中注明，各公司收到传真后，应立刻以传真形式签收，并由秘书在发文单中注明。 在北京的部门及公司，紧急文件以传真方式，一般文件以递送方式，各公司在文件发文单中签收。若由本公司人员代交，需在发文单中注明。 发文的判行权限： 以董事长署名行文者，应送呈董事长判行。 加盖公司章的发文：应送呈总裁判行。 若因紧急事务，总裁不在的情况下，可由公司主管行政的副总裁代为判行，但须经总裁补签。 以各部门名义发文，无须加盖公章者，由各部门主管总裁判行。 传真发文管理：公司传真由前台负责，公司所有传真必须在前台登记，未登记的传真，前台有权拒绝发送，且可视为未经公司认可的文件。 收文：公司收文由前台负责，发往公司的各类文件均由前台进行登记，公司人员若代为公司传送文件，也应首先将文件交与前台，由前台登记。 收文管理程序： 公文处理：公司的所有收文必须登记，并注明公文转移的去向。前台将公文登记后，交总裁办公室秘书，由秘书根据公文内容向各部门及有关领导分发。若秘书不能判明，由总裁办公室主任决定。秘书须将文件内容、收到时间、去向予以登记，如需存档，秘书要立刻办理文件存档手续。 信函处理： 指名营业、工务、资材及采购人员收受的信函由信封上的记载可认为公务文书者，应视同公务文书拆封，如系私事，再予发还；未能认为公务文书的信函，经其收信人本人拆封后如系公务文书，应交回前台依公文处理。 指名总裁助理以上人员的信函，迳送其本人，如系公务文书，再交回前台依公文办理。 3）图书期刊处理：当日的期刊报纸，由前台放于阅报处，公司员工可自由取阅，但员工应在阅后及时放回原处，如需摘要，需采用复印的形式。专业性的报纸期刊，由前台每月25日整理一次，统一交秘书存档。 声像材料的处理；所有声像材料交由秘书处理。 传真、电报处理：传真、电报视同公文，依公文原则办理。 收文处理要点 遇有关系重大足以影响公司权益之重要文件，秘书应将正本妥为保藏，若需调用，应以复印件代用。 为利文书处理并达到分层负责目的，经办人应就内容要点签拟意见或选稿随来文呈部门经理核阅批办，各主管人员应对文案注明意见，避免只签名而无意见。 文件处理期限 前台及秘书收文时，原则上应随到随送，不得积压，最迟应于文到一小时内送交有关人员。 经办人员的处理期限。 急件、电报、机密文件等应随到随办，于文到一日内处理完毕为原则。 一般文件由部门经理指定处理期限，一般以文到三日内处理完毕为原则。 来文定有答复期限者，应尽力于来文所定期限内处理完毕。 计划、研究、开发、规章修订、测定、搜集资料等特殊文件的管理应斟酌实