应收账款管理制度

湖南湘奇工贸有限责任公司HunanxiangstrangeindustryamptradeCoLTD1应收账款管理制度第一章总则第一条为保证公司能最大可能的利用客户信用拓展市场以利于销售公司的产品同时又要以最小的坏帐损失代价来保证公司资金安全防范经营风险并尽可能的缩短应收帐款占用资金的时间加快企业资金周转提高企业资金的使用效率特制定本制度第二条本制度所称应收帐款包括发出产品赊销所产生的应收帐款和公司经营中发生的各类债权具体有应收销货款预付帐款其他应收款三个方面的内容第三条应收帐款的管理部门为公司的财务部门和业务部门财务部们负责数据传递和信息反馈业务部门负责客户的联系和款项催收财务部们和业务部门共同负责客户信用额度的确定第二章客户资信管理制度第四条信息管理基础工作的建立由业务部门完成公司业务部应在收集整理的基础上建立以下几个方面的客户信息档案一式两份由业务经理复核签字后一份保存于公司总经理办公室一份保存于公司业务部业务经理为该档案的最终责任人客户信息档案包括客户基础资料即有关客户最基本的原始资料包括客户的名称地址电话所有者经营管理者法人代表及他们的个人性格兴趣爱好家庭学历年龄能力经历背景与本公司交往的时间业务种类等这些资料是客户管理的起点和基础由负责市场产品销售的业务人员对客户的访问收集来的客户特征主要包括市场区域销售能力发展潜力经营观念经营方向经营政策经营特点等业务状况包括客户的销售实绩市场份额市场竞争力和市场地位与竞争者的关系及于本公司的业务关系和合作情况交易现状主要包括客户的销售活动现状存在的问题客户公司的战略未来的展望及客户公司的市场形象声誉财务状况信用状况等第五条客户的基础信息资料由负责各区域片的业务员负责收集凡于本公司交易次数在两次以上且单次交易额达到万元人民币以上的均为资料收集的范围时间期限为达到上述交易额第二次交易后的一月内完成并交业务经理汇总建档第六条客户的信息资料为公司的重要档案所有经管人员须妥慎保管确保不得遗失如因公司部份岗位人员的调整和离职该资料的移交作为工作交接的主要部分凡资料交接不清的不予办理离岗离职手续第七条客户的信息资料应根据业务员与相关客户的交往中所了解的情况随时汇总整理后交业务经理定期予以更新或补充第八条实行对客户资信额度的定期确定制成立由负责各市场区域的业务主管业务经理财务经理在总经理或主管市场的副总经理的主持下成立公司市场管理委员会按季湖南湘奇工贸有限责任公司HunanxiangstrangeindustryamptradeCoLTD2度对客户的资信额度信用期限进行一次确定第九条市场管理委员会对市场客户的资信状况和销售能力在业务人员跟踪调查记录相关信息资料的基础上进行分析研究确定每个客户可以享有的信用额度和信用期限建立信用额度期限表由业务部门和财务部门各备存一份第十条初期信用额度的确定应遵循保守原则根据过去与该客户的交往情况是否通常按期回款及其净资产情况经济实力如何以及其有没有对外提供担保或者跟其它企业之间有没有法律上的债务关系潜在或有负债等因素凡初次赊销信用的新客户信用度通常确定在正常信用额度和信用期限的如新客户确实资信状况良好须提高信用额度和延长信用期限的的必须经市场管理委员会形成一致意见报请总经理批准后方可第十一条客户的信用额度和信用期限原则上每季度进行一次复核和调整公司市场管理委员会应根据反馈的有关客户的经营状况付款情况随时予以跟踪调整第三章产品赊销的管理第十二条在市场开拓和产品销售中凡利用信用额度赊销的必须由经办业务员先填写赊销请批单由业务经理严格按照预先每个客户评定的信用限额内签批后仓库管理部门方可凭单办理发货手续第十三条财务部门内主管应收帐款的会计每十天对照信用额度期限表核对一次债权性应收帐款的回款和结算情况严格监督每笔帐款的回收和结算超过信用期限内仍未回款的应及时通知主管的财务部门经理由财务经理汇总并及时通知业务部门立即联系客户清收第十四条凡前次赊销未在约定时间结算的除特殊情况下客户能提供可靠的资金担保外一律不再发货和赊销第十五条业务员在签定合同和组织发货时都必须参考信用等级和授信额度来决定销售方式所有签发赊销的销售合同都必须经主管业务经理签字后方可盖章发出第十六条对信用额度在万元以上信用期限在个月以上的客户业务经理每年应不少于走访一次信用额度在万以上的信用期限在个月以上的除业务经理走访外主管市场的副总经理在有可能的情况下总经理每年必须走访一次以上在客户走访中应重新评估客户信用等级的合理性和结合客户的经营状况交易状况及时调整信用等级第四章应收账款监控制度第十七条财务部门应于月后日前提供一份当月尚未收款的应收账款帐龄明细表提交给业务部门主管市场的副总经理由相关业务人员核对无误后报经主管及总经理批准进行账款回收工作该表由业务员在出门收帐前核对其正确性不可到客户处才发现不得有损公司形象第十八条业务部门应严格对照信用额度表和财务部们报来的帐龄明细表及时核湖南湘奇工贸有限责任公司HunanxiangstrangeindustryamptradeCoLTD3对跟踪赊销客户的回款情况对未按期结算回款的客户及时联络和反馈信息给主管副总经理第十九条业务人员在与客户签定合同或的协议书时应按照信用额度表中对应客户的信用额度和期限约定单次销售金额和结算期限并在期限内负责经手相关账款的催收和联络如超过信用期限者按以下规定处理超过天时由经办人上报部门经理并电话催收超过天时由部门经理上报主管副总经理派员上门催收并扣经办人该票金额的计奖成绩超过天时并经催收无效的由业务主管报总经理批准后作个案处理如提请公司法律顾问考虑通过法院起诉等催收方式并扣经办人该票金额的计奖成绩第二十条财务部门应于月后日前向业务部门主管市场的副总经理总经理提供一份当月尚未收款的应收账款帐龄明细表该表由相关业务人员核对后报经业务主管市场的副总经理总经理批准后安排进行账款回收工作第二十一条业务员在外出收帐前要仔细核对客户欠款的正确性不可到客户处才发现数据差错有损公司形象外出前需预先安排好路线经业务主管同意后才可出去收款款项收回时业务员需整理已收的帐款并填写应收帐款回款明细表若有折扣时需在授权范围内执行并书面陈述原因由业务经理签字后及时向财务交纳相关款项并销帐第二十二条清收帐款由业务部门统一安排路线和客户并确定返回时间业务员在外清收帐款每到一客户无论是否清结完毕均需随时向业务经理电话汇报工作进度和行程任何人不得借机游山玩水第二十三条业务员收帐时应收取现金或票据若收取银行票据时应注意开票日期票据抬头及其金额是否正确无误如不符时应及时联系退票并重新办理若收汇票时需客户背面签名并查询银行确认汇票的真伪性如为汇票背书时要注意背书是否清楚注意一次背书时背书印章是否与汇票抬头一致背书印章是否为发票印章第二十四条收取的汇票金额大于应收帐款时非经业务经理同意现场不得以现金找还客户而应作为暂收款收回并抵扣下次帐款第二十五条收款时客户现场反映价格交货期限质量运输问题在业务权限内时可立即同意若在权限外时需立即汇报主管并在不超过个工作日内给客户以答复如属价格调整回公司应立即填写价格调整表告知相关部门并在相关资料中做好记录第二十六条业务人员在销售产品和清收帐款时不得有下列行为一经发现一律予以开除并限期补正或赔偿严重者移交司法部门收款不报或积压收款退货不报或积压退货转售不依规定或转售图利第五章坏账管理制度第二十七条业务人员全权负责对自己经手赊销业务的账款回收为此应定期或不定期地对客户进行访问电话或上门访问每季度不得少于两次访问客户时如发现客户有异常现象应自发现问题之日起日内填写问题客户报告单并建议应采取的措施或视情况填写坏帐申请书呈请批准由业务主管审查后提出处理意见凡确定为坏帐的须报经主管湖南湘奇工贸有限责任公司HunanxiangstrangeindustryamptradeCoLTD4市场的副总经理总经理批准后按相关财务规定处理第二十八条业务人员因疏于访问未能及时掌握客户的情况变化和通知公司致公司蒙受损失时业务人员应负责赔偿该项损失以上的金额注疏于访问意谓未依公司规定的次数按期访问客户者第二十九条业务部门应全盘掌握公司全体客户的信用状况及来往情况业务人员对于所有的逾期应收帐款应由各个经办人将未收款的理由详细陈述于帐龄分析表的备注栏上以供公司参考对大额的逾期应收帐款应特别书面说明并提出清收建议否则此类帐款将来因故无法收回形成呆帐时业务人员应负责赔偿以上的金额第三十条业务员发现发生坏帐的可能性时应争取时效速报业务主管及时采取补救措施如客户有其他财产可供作抵价时征得客户同意立即协商抵价物价值妥为处理避免更大损失发生但不得在没有担保的情况下再次向该客户发货否则相关损失由业务员负责全额赔偿第三十一条坏帐申请书填写一式三份有关客户的名称号码负责人姓名营业地址电话号码等均应一一填写清楚并将申请理由的事实不能收回的原因等做简明扼要的叙述经业务部门及经理批准后连同帐单或差额票据转交业务主管处理第三十二条凡发生坏帐的应查明原因如属业务人员责任心不强造成于当月份计算业务人员销售成绩时应按坏账金额的先予扣减业务员的业务提成第六章应收账款交接制度第三十三条业务人员岗位调换离职必须对经手的应收帐款进行交接凡业务人员调岗必须先办理包括应收帐款在内的工作交接交接未完的不得离岗交接不清的责任由交者负责交接清楚后责任由接替者负责凡离职的应在日向公司提出申请批准后办理交接手续未办理交接手续而自行离开者其薪资和离职补贴不予发放由此给公司造成损失的将依法追究法律责任离职交接依最后在交接单上批示的生效日期为准在生效日期前要交接完成若交接不清又离职时仍将依照法律程序追究当事人的责任第三十四条业务员提出离职后须把经手的应收帐款全部收回或取得客户付款的承诺担保若在一个月内未能收回或取得客户付款承诺担保的就不予办理离职第三十五条离职业务员经手的坏帐理赔事宜如已取得客户的书面确认则不影响离职手续的办理其追诉工作由接替人员接办理赔不因经手人的离职而无效第三十六条离职移交清单至少一式三份由移交接交人核对内容无误后双方签字并监交人签字后保存在移交人一份接交人一份公司档案存留一份第三十七条业务人员接交时应与客户核对帐单遇有疑问或帐目不清时应立即向主管反映未立即呈报有意代为隐瞒者应与离职人员同负全部责任第三十八条公司各级人员移交时应与完成移交手续并经主管认可后方可发放该移交人湖南湘奇工贸有限责任公司HunanxiangstrangeindustryamptradeCoLTD5员最后任职月份的薪金未经主管同意而自行发放由出纳人员负责第三十九条业务人员办交接时由业务主管监督移交时发现有贪污公款短缺物品现金票据或其他凭证者除限期赔还外情节重大时依法追诉民刑事责任第四十条应收帐款交接后一个月内应全部逐一核对无异议的帐款由接交人负责接手清收财务部应随意对客户办理通讯或实地对帐以确定业务人员手中帐单的真实性交接前应核对全部账目报表有关交接项目概以交接清单为准交接清单若经交接监三方签署盖章即视为完成交接日后若发现帐目不符时由接交人负责