解析提高外贸企业邮件回复率的技巧.docx

1解析提高外贸企业邮件回复率的技巧王艳嘉兴职业技术学院随着跨境电子商务的高速发展利用网络平台进行国际贸易已成为外贸企业获取订单的主要来源之一作为外贸业务员发送客户开发函及回复收到的邮件就成为日常工作的重要组成部分然而有些业务员每天发送或回复上百封邮件却往往石沉大海鲜有人问津有些业务员一天就选择性的发送或回复数十封邮件却常常得到客户的垂青基于近几年深入外贸企业工作的经验总结出如何提高外商邮件回复率的几个技巧并把其归纳为以下几个方面一做好前期信息收集及准备工作一目标客户信息的收集整理分类无论是撰写客户开发函还是回复客户的询盘如果要提高客户的回复率首先要善于收集整理分类客户的有效信息以婚纱这个产品为例第一步学会在众多收费和免费的商务网站中找到最优网站目前外贸界人士比较推崇的平台有阿里巴巴等此时可以有效利用这种搜索引擎寻找到适合自己产品的平台具体操作如下在的全球站点中输入产品的关键词出现的前几页以及网页右边排名靠前的平台比较适合婚纱这个行业另外要定期地浏览各种外贸论坛积极运用2等建立自己的客户关系网第二步要不断的更新有关婚纱的最新设计信息和图片坚持定期更换新款婚纱的信息把不同款式和面料的婚纱图片发布上网特别是产品关键词的选择决定了产品在商务网站中的排名及时替换与更新都会让买家第一时间了解公司的最新信息吸引新客户如婚纱的关键词可以设置为抹胸单肩无袖等等针对不同地区的客户产品关键词的描述也应有所差异比如美国客户比较倾向于鱼尾式婚纱此时成为热门的关键词第三步做好客户信息管理建立一个表格将所有收到的客户信息及时填入表格中并且做好客户分类工作根据邮件往来的频率质量进度把客户按重要性或紧迫性进行分类客户信息表中应包括客户的姓名性别职位电子邮箱国家地区电话号码公司名称部门网址以及相关资讯所有客户的信息客户的活动度参与度自身工作的进度都会一目了然在发送和回复邮件时就更有针对性二产品行业竞争者信息的收集为提高公司的业绩不少外贸公司会涉及经营多行业的产品随着客户需求的变化很多新产品的出现要求外贸业务员不断的涉足新的行业了解新的产品以橡皮这一传统的文具为例外贸业务员不只要了解橡皮的成分不同地区对橡皮的技术参数要求橡皮的生产工艺更要时刻了解新的商业运作模式比如有些外贸企业把橡皮与箱包3或服装进行捆绑在橡皮上印刷箱包或服装企业的二维码只要扫二维码可以免费赠送橡皮通过捆绑销售赠送低附加值的橡皮可以作为其他产品的促销手段另外要随时掌握客户对产品的最新需求很多客户对组合式文具的需求比较旺盛作为外贸业务员就要及时了解行业动态在网站上做好组合式文具的更新并要确保专业术语的清晰对产品的精确表达会使客户加强对你的信任除外外贸业务员还需定期的学习自己竞争对手的产品网站做到知己知彼从多年的外贸经验来看客户更愿意把自己的订单交给懂产品懂技术的人所以业务员必须努力使自己成为一名产品知识丰富业务技能过硬的专家三产品目录或报价单的制作按客户不同轻重缓急不同有时我们常常会碰到一些急需报价的客户这时如果你不熟悉产品也没有稳定的供应商就得先联系多家供应商对比他们的报价然后再确定其中一家核算报价做好报价单等一切准备就绪半天就过去了而此时你的客户或许早就收到了来自多家外贸企业和工厂的报价等收到你的邮件商机早就失去另外匆忙之间制作完成的产品目录或报价单数据难免会有疏漏内容简单结构松散这样的报盘很难引起客户的兴趣从而影响了与客户的进一步联系因此作为一名优秀的外贸业务员应该提前做好主要产品的产品目录或报价单一旦客户有急需稍作修改便可以及时发送过去大大缩短了让客户等待的时间不但体现出外贸业4务员对业务的精通也增加了客户及时回复邮件的概率二设置企业的专有邮箱在实际业务操作中往往会出现发送给对方的邮件被退回或者接收失败的问题这与外贸企业所使用的邮箱有很大的关系有些外贸企业为节约成本采用免费邮箱如等发送邮件却不知通过这些邮箱发送的邮件很容易被对方的服务器识别为垃圾邮件或病毒文件很多专业的客户从公司的邮箱设置就可以判断交易对象的信用度和影响力曾经有位德国客户跟我们谈及这个问题时明确表明自己只会接收由企业专有邮箱发过来的邮件其他邮件都会被设置成黑名单他认为一般规范的企业不会使用免费邮箱况且企业专有邮箱相比免费的个人邮箱有以下几个优势一方面企业邮箱采用的是先进存储技术多服务器负载平衡等技术邮件服务器系统速度快稳定性强安全可靠功能全面强劲企业邮箱系统管理能帮企业解决信息的安全性和稳定性问题同时企业邮箱的防病毒反垃圾邮件功能方面远高于个人邮箱减少邮件被对方服务器屏蔽等问题的出现另一方面企业邮箱是以企业的域名作为电子邮件地址的后缀名更适合企业商务应用的邮箱它代表的是整个的公司而不是以其他的门户网站域名为后缀显然用企业专有邮箱发送的邮件不仅会提高客户对邮件的接收率也无意间提高了客户邮件的回复率三完善邮件的主题设计和内容表述一设计醒目的邮件主题5发送邮件时若要引起客户的兴趣首先要注意邮箱主题的使用一个好的邮件主题应与客户的关注点需求点及出口方的目的自身产品的特点息息相关常见的做法有标题上提及买家供应商或买家熟悉的人或平台譬如采用结构的邮件标题可以让客户清晰看到这个邮件的接收人与发件人这对于广泛搜猎供应商的买家来说具有一定的针对性容易引起对方的重视但同时也存在风险如果买家不喜欢与不熟悉的供应商或知名度不高的卖家打交道那么这样的邮件标题就很难引起买家的重视相反倒有推销之嫌为排除买家对新供应商不信任的障碍我们可以采用买家认识的中间商或相信的平台作为推荐譬如或者这样的标题不仅解除了买家的信任危机也便于买家整理和分类邮件标题上体现买家可能的诉求点买家关注的问题有产品的款式是否新颖产品的质量是否把关产品的价格是否优惠针对客户的需求我们可以采用以下几种类型的标题譬如上述邮件标题能够突显买家关心的款式质量以及价格方面的问题容易吸引客户当然在外贸工作中有很多外贸业务员为获得客户的注意故6意制造与买家有邮件往来的假象在标题使用时会采取比如这类开头的名称其实这种做法应该慎用一旦被买家识破你的诚信也受到了影响二力争正文表述的简洁和强针对性内容简洁目标明确首先邮件作为一种交流工具要求正文内容规范简洁有些外贸业务员经常把一封邮件写得密密麻麻生怕漏掉信息却不了解你的买家每天都要浏览无数封的邮件根本没有时间耐心的看完你的长篇大论其实内容的关键不在于是否详尽而在于如何通过前期的调研努力把握买家询盘的真正意图从而以最简短的形式给他最需要且有针对性的答复其次注意开头的称呼不少外贸函电的开头是以买家一看到如此称呼就会认为这是群发的邮件没有什么价值邮件的正文从开头的称呼开始就应该具有针对性正确的做法如下或者这样的描述更能拉近双方的距离内容表达要求更专业买家更乐于与精通产品的人打交道如果你在回复询盘时相关产品的表述不规范或不专业买家会认为你对产品或这个行业并不熟悉从而就有可能失去进一步交流的兴趣所以回复时一定要注意报价参数的规范首先要注意产品的规格包装方式贸易术语付款方式联系方式等数据必不可少发出邮件之前务必仔细核对几遍确认无误后再发送邮件切勿出现发送邮件过后又连续发送几封邮件进行补救其次报价要斟酌不要虚报买家都是业内行家价格水分过高容易让买家产生不信任的感觉最后7不同的国家地区的客户对报价的反应不同一般来说欧美客户较能接受高价质优的产品而南美中东的客户却较为注重价格上的优惠因此报价时应注意差别报价四慎用图片链接附件过滤词尽管图片链接会让买家更清晰直观的了解产品的相关属性但是有些国家垃圾邮件的过滤器会把他们列入黑名单使得你的邮件无法成功地被买家接收因此除非客户要求在邮件中我们尽量少用或不用图片或链接同样在邮件发送和接收的过程中附件的使用是非常忌讳的很多附件都携带病毒因此买家都不会轻易打开附件此时正确的做法是把附件的报价单或产品目录直接植入到邮件的正文中不仅方便了买家的阅读还避免了邮件直接被对方的服务器拦截此外撰写邮件时还要注意高频词的使用高频词的出现也会被对方的电脑当成垃圾邮件处理掉因此如若你经常习惯套用网上函电样本进行交流就应注意以下词汇的重复出现以下为与销售有关的高频词机会赢利优胜者便宜百万美元比较核对现金奖金信用贷款直购已付现在下订单现在认购保证满意你是被选拔出来的因此在撰写邮件时我们应有意识地去规避上述词汇的出现使发送的邮件最大可能的到达买家的邮箱8五巧抓邮件发送的时机用电子邮件开发客户时其发送时机选择是影响买家回复邮件几率的原因之一不同的国家和地区因存在一定的时差邮件在发送时应选择对方上班的时间为使客户打开邮件的第一眼便看到你的邮件必须算准对方当地的上班时间然后定时发送邮件曾有美国营销服务机构对发送电子邮件的最佳时间进行调研结果发现周一发送邮件的成功率明显高于一周中其它日子星期五的邮件发送成功率则低于平均发送成功率星期六是一周中发邮件成功率最低的日子其次是星期天调查的另一份报告也认为星期一发送不仅送达率最高而且开信率和点进率也是最高的一般来说我们可以选择周一至周五邮件发送邮件但要注意最好选择在对方当地时间的上午总之作为外贸业务员在开发客户发盘还盘时需要大量的收集相关信息做好充足的准备学会设身处地为买家着想了解他们的习惯需求兴趣针对性的进行回复邮件做到及时简洁专业规范灵活并且养成定期跟进邮件的习惯只有不断实践不断总结才能有效的提高买家电子邮件的回复率