大中型企业采购作业流程及管理制度.docx

采购作业流程及管理制度制定目的为了优化采购部工作流程准确划分部门工作职责提高工作效率特制定本制度职责划分一生产部所需的各类原材料以及成品半成品的采购由部门主管批准采购部门确认无误后再交由下级采购员负责二日常办公所需工具及耗材等的采购由部门主管批准采购部门确认无误后再交由下级采购员负责三大金额或高价值的重要材料的采购由分管采购副总经理以上级别人员批准办理后再交由采购部或指派专人负责作业方式一短期采购各部门将所需材料发起申请采购部收到批准办理通知单后分类整理议价采购具有共同性的材料再附带采购非共同性材料争取获取优势价格二长期采购针对使用量较大日常使用较为频繁的材料选定长期合作的供应商议定长期供应的优质价格申请上级批准后确定为固定合作商由采购部定期采购下发到各个部门三供应商变更如有更为优质的供应商需先询价议价获取样品并确认样品合格再提交书面变更材料由主管领导批准定价和变更后再适时变更在取得书面批准之前不得私自变更供应商四处理期限采购部门根据供应商所在地区不同材料属性不同及市场供需不同分类制定采购作业处理期限再通知相关部门以便参考如有变更时应立即修正作业流程一采购员对供应商的报价资料进行分类整理再深入调查分析主要材料的市场与行情并建立供应商档案作为采购及价格审核的参考后以电话邮件或在线沟通等方式向供应商议价二若最低采购量超过请购量的采购员在议价后应在请购单中注明由主管签字确认三采购员接到已获批准的材料采购单后应依采购材料使用时间的紧急程度需在参考市场行情及过去的采购记录或供应商提供的现在资料的基础上筛选三家以上的供应商进行产品的书面比价初步分析合理后再进行议价最后将议价结果以书面形式上报给部门主管同时就企业内所需材料提供整合过的市场行情资料作为材料批准定价的参考四采购部门接到生产部或总经理办的非书面紧急采购要求时采购主管应立即指定采购员先行寻找供应商询价议价待接到请购单后需优先办理五采购经办人员接到已批准的材料采购单后应相对应供应商下达采购订单并在订单中注明以下几点协商好的交货日期供应商需在送货单中注明采购订单编号和产品包装方式所有材料均需分类别和型号标注清楚并分开包装分批交货的需写上分批交货字样以便日后识别统计因现有流动资金不足而使用暂借款的需写上暂借款采购字样以便日后识别统计六材料到货后由采购员到仓库办理入库手续仓管部门验收并开出入库单入库单需注名供应商公司名货物名称数量单价金额用途再由采购员仓管员双方签字确认无误后在两个工作日内将单据的第二联递交会计部门七经核对属于缺交应补足的应依照实收数量付款八经核对属于超过应交数量的依照应交数量进行付款超过的部分需上报部门主管获批准后再对超过部分进行整理付款九供应商需要结款时需提供入库单和购货发票或收据交由部门经理签字然后到财务部办理结算手续十若发现异常情况采购部应立即取证并出具报告资料通知相关部门处理补充内容一采购部需定期考察供应商的产品质量生产能力企业信誉售后服务等在现有供应商基础上不断查找更多的优质供应商并组织相关部门进行评估查看审核以确保供应资源的可选择性二采购部需日常收集新材料的相关信息做好市场调查关注国家相关产品的标准和政策变化为公司决策提供可参考的信息三采购部需遵纪守法按规办事廉洁自律做到诚实谦虚尽职尽责不断学习拓展相关知识提高工作能力的敬业精神