采购管理制度及操作流程.doc

采购管理制度及操作流程一制定目的及范围为进一步加强公司制度管理健全企业采购制度提高采购效率明确岗位职责降低采购成本减少不必要的开支保证采购工作的正常化规范化特制定本制度本制度涉及的采购类别包括项目采购材料采购工程采购年度采购零星采购应急采购本制度涉及的采购物品包括单价万元以下的工程设备工程原料实验器材实验药剂化学药剂劳保用品办公用品以及应急事件突发事件中需要采购的物品本制度中有权申购的部门包括工程部研发部咨询部市场部办公室财务部二采购原则采购公司经营中一项重要的工作各级管理人员和采购经办人必须高度重视采购必须坚持秉公办事维护公司利益的原则并综合考虑质量价格因素择优选取各类物资均应向正规商家采购原则上要求所有采购物资均应开具发票物资采购由需求部门负责采购询价及后期谈判各部门应有专人负责采购事务申购人与采购人不得为同一人三采购流程一般采购流程采购申请采购之前申购人应向仓库询问所需物资是否有库存以免重复采购采购之前申购人依据所需物资的品名规格数量需求日期及注意事项填写申购单其中工程项目采购应提交工程预算按采购原则进行采购紧急采购时由申购人在申购单上勾选紧急选项以便各部门加快流转及时处理若撤销采购应立即通知采购人以免造成浪费申购工程项目采购提交工程预算并经公司负责人批准后由申购人填写采购物资流转单其他采购经本部门负责人批准后由申购人填写采购物资流转单询价各部门负责采购的人员分别询价提供三家以上供应商及价格财务部提供历史价格加以比对采购人询价时应注意审查供应商的主体资格经营状态是否按时年检有无失信记录是否涉及重大诉讼等要求供应商提供联系方式以便相关负责人核价确定供应商后应要求供应商提供证明主体资格的材料企业提供营业执照副本复印件个人提供身份证复印件同时采购人应在采购物资流转单上注明所采购物资的商品名称规格型号等基本信息核价采购人或相关负责人参考历史价格对拟采购物资进行核价填写采购物资流转单中的核价结果核价意见审批采购人将采购物资流转单经逐级审批报公司各级负责人审批后方能进行采购采购实施与验收入库采购物资流转单经各级负责人审批签字且经财务部备案后由采购人办理借支采购金额或通知财务办进货款手续采购人按照核准的采购物资流转单向供应商订货并以电话传真等方式确定交货日期或到市场采购对于需要订立买卖合同进行采购的物资应同时按公司合同审批程序进行流转所有采购物资到货后由采购人申购人入库人协同按照预定的采购质量标准及数量进行验收并办理入库手续如因需立即使用不能及时入库应先由申购人采购人验收在紧急情况解除后及时办理入库手续如采购物资质量数量不符合要求应及时保存证据与供应商协调退换货事宜采购人入库人验收完毕后应出具证明验收合格的单据交予财务部备案所有采购物资原则上要求货票同行采购人应在货到后个月内办理报销手续因超过报销时间财务部门不受理报销的责任由采购人承担采购物资不论金额大小一律由采购人签字财务部负责人审核报公司总负责人核准签字后方可报销采购人应将供应商的送货单及我公司开具的入库单物资采购流转单收款收据等单据交予财务部方可结款或开具支票特殊采购流程集中计划采购凡属日常办公用品必须集中购买的各部门应在每月日前将审批通过的采购物资流转单交至办公室由办公室在月底统一购买零星采购零星采购是指偶然发生的所采购物资低于元的采购如因公司接待聚会需要进行的采购场地调查工程施工过程中因缺少配件材料而临时进行的采购等具有临时性偶发性金额低的特点各部门人员需要进行零星采购的应首先以电话的方式征求本部门负责人征得负责人同意后坚持必需质量价格的原则进行采购采购人应选择可靠的供应商进行采购采购时应购买注有品名商标制造厂商保质期等基本信息的合格商品所购物资原则上要求供应商开具发票应供应商原因不能开具发票的应要求开具收款收据零星采购原则上由采购人先行垫资采购采购人完成采购后应填写物资采购流转单按照一般采购程序完成流转后将物资采购流转单发票或收款收据交予财务由财务进行报销财务应在所有材料提交后日内将采购人垫付金额退还采购人零星采购采购人应对所采购物资的质量负责若所采购物资发生质量问题由采购人与供应商协商退换货事宜因场地调查施工等工程需要而进行的零星采购应在完成采购后纳入工程预算因其他原因发生的零星采购需要入库的应在采购完成后补办入库手续由仓库管理人员开具入库单将入库单交予财务部方可报销应急采购应急采购是指公司因应急处置需要而临时进行的采购应急采购由公司应急处置小组进行在接到应急处置任务后应急处置小组负责人发现需要紧急购买材料设备的应先向仓库管理人员询问确定没有所需材料设备后向上一级负责人汇报得到上一级负责人同意后方可进行采购应急采购无需进行三方询价应以最便捷的方式进行采购兼顾价格和质量应急采购结束后应急处置小组负责人应编制应补填采购物资流转单按照一般采购流程进行流转剩余物资要补办入库手续取得入库单若应急采购无法开具发票或收款收据的应急处置小组负责人应作书面说明列明应急采购物资来源价格等信息报上一级负责人审批签字应急采购原则上由应急处置小组负责人垫付采购完成后应在日内将采购物资流转单入库单发票收款收据说明交予财务部审核财务部在所有材料提交后日内将垫付金额退还垫资人年度采购年度采购是指因部门生产需要需定期进行的采购需进行年度采购的部门应编制年度需求预算逐级申报审批后交予财务部审核备案年度需求预算批准后各部门采购人应从优秀供应商名录中选取三家进行询价要求供应商提供盖有公司公章的报价单需要进行招标的按照相关程序进行招标采购人询价后填写年度采购物资流转单逐级审批后交予财务部备案年度采购物资流转单获批准后采购人应与选定的供应商订立合同确定价格及付款方式合同应按公司合同审批程序流转财务部按合同的约定支付价款年度采购进行过程中采购人应注意市场价格的变化若供应商供货价格明显高于市场价格应及时与其协商协商不成的终止履行合同应年度采购需要订立的合同应为不固定总价合同按季度或按年度进行结算三备案采购结束后采购人应将采购单采购物资流转单入库单发票或收款收据等材料复印两份原件交予财务部审核付款一份复印件留存本部门一份复印件连同供应商主体证明材料联系方式交予公司法务保管法务人员接受采购相关材料时应要求采购人填写材料接受清单按照采购所属项目进行归档以便日后查询四采购纪律采购人职责建立供应商资料与价格记录档案做好市场行情的经常性调查询价比价议价及订购作业所购物资的品质数量异常的处理及交期进度的控制做好平时的采购记录及对账工作采购人行为规范采购人员应严格按照本制度进行采购作业采购完成后及时进行备案并确保备案材料真实齐全若采购人员违反本制度进行采购作业或没有及时备案导致采购资料丢失或损毁的第一次由分管负责人进行批评教育若再发生类似事件按严重程度给予采购人员降职降薪转入试用期或予以辞退采购人员不能接受供应商任何形式的馈赠回扣或贿赂若因严重失职或违反本制度作出不适当行为的给予辞退给公司造成损失的应赔偿公司损失情节严重涉及违法犯罪的提交司法机关处理