人资行政- 档案、合同管理制度.docx

档案、合同管理制度 一、档案管理制度 1、档案归档管理办法 为规范公司档案管理工作，特制订本制度。 公司档案分党群工作、行政管理、工程技术管理、经营管理、会计档案、法律文书、合同管理七大类。其归档范围中产生的音像、证书、证件、光盘、软件、照片等特殊载体档案，均按所对应的类别存档，并有归档责任人编写文字说明。 公司各部门应根据本部门职责和文件资料归档范围的规定，对归档文件材料初步整理，妥善保管。 公司各部门应在档案员的帮助指导下，指定专人负责文件材料的收集、归档工作。 凡属归档的文件材料一律用钢笔或打印机书写，文件材料的纸张要整齐、无污物、无撕裂。 外出参加各种会议和公司内部举行的专题活动形成的文件材料和专题活动结束后归档。党群、行政、经营类在来年元月底归档，工程建设类在竣工验收后整理归档，财务档案在会计年度终了后视需要可自行保管1—2年时间，期满后归档。 档案材料归档时，各归档部门会同档案部门填写档案移交目录一式两份，待移交时由档案室和归档部门双方会签，各执一份，档案室的一份列入归档材料。 档案管理员在受到个部门移交的档案后，应根据档案类别、保管期限等，分别入库保管，入库完毕后应向部门负责人汇报档案归档情况。 案卷装订前，档案部门应协同立卷部门对案卷质量进行一次认真的检查。 2、档案借阅程序 申请人提出借阅档案的申请，提交所在部门负责人审核，无密级档案由所在部门经理审批，含密级档案由总经理审批。 档案管理员凭领导签批的借阅手续，将档案交付申请人借阅。 借阅档案时，借阅人与档案管理人员应填写借阅登记借阅利用档案的个人有义务填写档案利用目的和利用效果记录。 借阅的档案不得转借他人，不得涂改、撕页、折页、标记、划线等。应注意保护，防止丢失、损坏。 申请人在规定时间内阅档完毕，将档案交还档案管理员，档案管理员将交回的档案检查、确定完好无损后入库保存。 3、档案保密制度 档案工作人员应忠于职守、遵守纪律、具备档案保管专业知识。 严格执行公司各项保密制度和管理规定，档案利用人应严格遵守档案借阅制度和保密规定。 严禁私自复制、抄录已注有密级字样的档案。 凡上级或公司注有密级字样的档案，各部门不得私存（公司统一下发的除外）。 认真学习并执行《中华人民共和国档案法》的“档案管理”“法律责任”各项法规。 4、档案销毁制度 任何公司和部门非经允许无权随意销毁档案材料。 若按规定要销毁的，须经总经理批准后，方可销毁。 （3）经销毁的公司档案，保管人员要认真填写，编制销毁记录。 二、合同及相关法律资料的管理制度 1、公司法律顾问应多注意法律法规的学习，积累和收集公司所需有关法律文件及资料。 2、公司法律顾问应知晓公司的经营状况及其他部门的实际情况。 3、公司法律顾问在制定合同时，应将公司的实际情况与国家的法律法规有机结合起来，使其更具操作性。 4、合同及相关事务应首先由具体经办人起草，再由法律顾问审查修改，最后由总经理签字后才可对外发生作用。 5、务必认真审核合同的各项条款，在填写合同时所有需要用笔填写的款项，不得空白，如发现合同有问题应立即咨询公司的法律顾问和向总经理汇报。 6、合同及其他事务在执行过程中，具体经办人应及时与法律顾问联系、沟通；公司法律顾问必须严格把关调整合同条款，一旦发生问题及时上报，尽快解决，避免给公司带来损失。 7、合同及其他相关法律资料应必须归档保存，交接时应有相关人员文字性签收手续。 8、所有合同的签订，均由我公司相关人员和法律顾问起草，标准文本合同由我公司相关人员和法律顾问共同填制。 9、材料采购和实施合同其数额超过50万元的，由责任部门牵头会同相关部门起草签订法律顾问要将研究结果做好记录，参加人员签字。 三、合同审查、签订程序及相关手续 1、合同谈判要实际考察合同当事人的履约能力，包括资金情况、债权债务情况、货源情况、技术条件、加工能力等，有的单位虽然有公章、有银行帐号、有工商行政管理部门批准的营业执照，但实际上却是一无资金、二无货物、三无厂房的空架子。 2、审查当事人的营业执照是否具备了法人资格，具备法人资格也须在营业范