公司办公用品管理制度.docx

公司办公用品管理制度购买消耗品要克制再克制从橡皮擦铅笔等细小的事务用品下手大部分的人都认为公司的消耗品随时都可以购买而且价格低廉这种观念首先要改正养成克制购买消费品的习惯尤其是才领用没多久就要再申领就大有问题合理的做法例如某些文具领用后最少个月禁止再申领虽然金额很小也要定出基准依照申请制度领用禁止随便购买消耗品的所有标准要制定领用明细对每人橡皮擦半块铅笔圆珠笔各支制定领用明细标准然后每个月次定期点查个人抽屉时多余的事务用品先回收订书机剪刀胶带等全员每天使用频繁的东西划为共用橡皮擦原子笔签字笔等用到不能用才能更换因本人不注意而遗失时严格执行由本人负责赔偿公司的物品不要私自使用在公司内事务用品等能变为私用的东西很多例如电话费是其中一部分交际费的一部分也可占为私用样品促销用的商品带回家使用的案例也有公私不分不但增加费用支出亦是不正当的第一步经理层首先要以身作则在节省费用的运动中要严禁这种公私不分的举动不要使用铅笔与电动削铅笔机铅笔购买一支削后才可使用削铅笔要花时间使用电动削铅笔机削很容易削过头又要花钱购置电动削铅笔机而且还要付电费积存的铅笔屑也要清除所以要购买价格不贵的自动铅笔铅笔芯可换装换装铅笔芯时虽多少会有损失但笔芯支抵算铅笔支计算节省下来的金额很可观抽屉内要空出来人都有占有的坏习惯在企业内员工每人的抽屉里从笔记用具传票用纸等都有浪费行为倒不如抽屉全部不要使用做一个壁柜可放置一切事务用品及统计资料这样做消耗品事务用品统计资料等的数量可以减少节省开支又可防止不正当使用没有机会发生不正当使用就可防止费用的浪费在公司内部联络要尽量简化联络用的文书尽可能利用使用过的纸张反面或广告废纸不需要考虑对上司的不礼貌需要装入信封的文件可以用外面寄来的旧封套即可不是特别怕被人看到的文件不需要装入封套内两张以上的文件使用曲别针也是一种浪费用订书机钉上或用胶带贴上就可以如用曲别针邮寄时常因曲别针的重量而超重增加邮费的支出考虑信纸的折叠方式信纸通常都把写字的一面反折向内是不合理的收件人的名称如露在外面在公司内就不需用信封收件人马上就知道内容比较合理又有折成折的习惯张数多时折为折比较好处理为了收件人与内容一目了然利用折方式为宜收件人名称要简化公司以一个字代表总经理级吴总就用吴代表即可经理级用两个字在公司内的往来文件亦用简称这样制作名牌时也因小而节省费用写文件时吴只写个字有秒钟就写好如要写成深圳经理吴某先生要写个字每字用秒写个字要花秒所以文件的收件人名称要尽量的简单化标示事务用品的价格由公司提供的物品往往没有成本观念容易造成浪费使用所以需要把信纸张多少钱信封大的多少钱曲别针个多少钱等所有用品全部标示价格对每种用品的成本要花多少让每人有数字观念是节省费用的第一步每盏灯设置个开关通常在房间的进出口集中设置开关日光灯每盏设置个开关可以节省电费已经有日光灯集中开关换成每灯开关的工程费数年间就可以节省回来对节省有无观念只看是否用盏灯个开关就能判断桌上放置台灯在桌上办事而光线从天花板照射是一种浪费在各人桌上放置日光台灯可以节省电费台灯要准备瓦以上为宜比装在天花板上的瓦双管一盏的日光灯经济得很多白天稍微阴暗时或室内只有一两个人时天花板上的灯大放光明是非常浪费的定期清扫日光灯管日光灯如果不清扫个月就减低效率希望尽可能每月都用干布擦拭个月用清洁剂清除干净一次有的企业用到日光灯管寿命终了都没有清扫过这是没有节省观念污浊的天花板及墙壁要细心去清扫要有自发去清扫的想法窗户不可放物品在窗户旁边放置物品阻挡光线进入反而需要照明这就失去了窗的作用要养成将玻璃常常擦洗得干干净净的习惯尽量使用日光灯日光灯的电费是灯泡电费的所以在公司内尽量使用日光灯同样的日光灯白色比晨光色的功效强在屋外要用比日光灯高压的水银灯可得到相当于灯泡倍效果的照明灯光灯管提早装换日光灯的换装要在小时日光灯管寿命终了前尽早换装使用到最后会增加电费及失去效率要计算使用时间较为困难用到灯管出现黑影圈时定为换装时间每月底定期检查换装适合场所的照明度厕所洗衣间楼梯间走廊等以度为宜办事处用度较为合适会议室要配合气候白天晚上的需要而装置照明调节器比较合适度的定算是瓦灯泡光线离米处的光度为度照明度要用得合适暖气器具的保养暖气器具的保养要在使用前进行是否完全燃烧会造成一个冬天下来燃料费用很大差别反射式的暖气用器每天勤擦拭可提高热效率因为热气是向上升的所以要安装空气循环器也可以考虑在天窗附近安装电风扇提前分关掉暖气机使用暖气机的企业下班前要有关机的习惯加班也要在加班下班前分钟关机依这个方法每年可节省很大的暖气费用空调机装设位置要适当空调机尽量装在日光照射不到的位置最好装在朝北的方向日光直射的窗户使用滤光装置避免日光直射或利用窗帘遮挡在外面的空调机在日光的照射下会影响效率上面要装设遮阳板以免日光直射空调机每月清理一次冷却装置及空调机的蓄电座与滤压器的清除要有每月清除一次的习惯一年都不清除据说会减少的热效率空气中有很多污染物所以过滤器很容易被污染会浪费很多电费室内冷气不要开得过冷为了不超过公司内规定的冷度派负责人每小时检查温度每超过一度就要多花约的电费支出太冷不只造成电费的浪费也容易患冷气病且与室外温度相差太大会导致体力消耗依实际情况切实调节温度是很重要的冷冻柜的省电摆设商品冷冻柜的摆设如果超过一定的高度时冷气会外泄造成电费的浪费还可能会降低质量冷气的进出口如被塞住亦是一种浪费所以每天需由负责人定时巡查摆设柜内尽量不要有灯泡灯光与太阳光的直射在摆设柜附近因炊事而有热源的事也要避免冷冻柜的冷气有一部分外泄可以利用其冷气作室内的冷气用可节省冷气室的电费零售店的冷冻柜冷藏设备的温度的调节分为上午中午下午次实行除霜工作要早一点做好关店门后盖上盖子以节省电费一个晚上可节省