办公用品管理制度.docx

办公用品管理制度 目的和内容 为了加强办公用品管理，规范办公用品的申请、采购、发放、领用流程，特制定本规定。 本规定包括管理职责与权限、办公用品的分类、办公用品的采购、办公用品的保管和统计、办公用品的配置和领用、办公用品供应商的管理、办公用品的使用要求等。 管理职责与权限 前台专员：负责办公用品的采购、支出统计。 行政专员：负责办公用品的费用申请、入库、验收和定期盘点 部门经理：负责部门专用办公用品采购的审批。 办公用品的分类 办公用品按使用部门和频率分成以下两类： 常用办公用品：是指公司长期配备的，使用频率高，定期采购的办公用品。 专用办公用品：是指公司各部门根据特殊需要采购的办公用品。 办公用品的采购、出入库管理流程 常用办公用品：每月25日行政专员进行办公用品盘库，完成《办公用品统计表》（见附件一），依据剩余库存量和最低库存量确定下月需要采购的办公用品的品种和数量，26日前将品种和数量信息提供给前台专员。 专用办公用品：各部门如需采购专用办公用品，当月25日前挑选所需办公用品（除配备用品外每人5元的采购预算），并填写《办公用品需求表》（见附件二）以邮件的形式向本部门经理申请，并抄送给行政专员。行政专员收到部门经理回复审批后，安排前台专员进行购买。注：邮件申请的内容：办公用品名称、规格、数量。 采购将以上两类办公用品的需求量进行汇总后进行市场询价，做下月的采购计划，填报《行政物资采购申请表》（见附件三），以电子邮件的形式上报行政经理审批。 采购申请审批通过后，前台专员向办公用品供应商进行购买。 办公用品采购后应及时入库，由前台专员根据实际送货的情况做出《办公用品采购清单》（见附件四），由行政专员根据《办公用品采购清单》清点物品办理入库并签字确认。 办公用品库遵照《行政库房管理规定》进行管理。 常用办公用品每月25日由前台和行政专员互相监督完成盘点，将剩余库存量和上月26日至当月25日领用量进行核对，更新《办公用品统计表》。 办公用品的配置和领用 办公用品的配置 参见《办公用品配备标准》(见附件五)领用。 办公用品的领用 公司公用办公用品： 为方便员工办公，公司配置公用办公用品，放置在前台处，员工如需领用，可到前台处取用。 公共办公用品由行办公用品前台专员定期补充和更换，由前台在《办公用品领用登记表》（见附件六）上签字，员工使用可采用借用的方式。 部门公用办公用品： 部门公用办公用品由部门派人领用，领用人在《办公用品领用登记表》上签字。 部门公用办公用品采取谁领用谁负责的原则。 部门公用办公用品损耗，部门办理采购申请，并采取以旧换新的方式领用。 非易耗型办公用品，领用人离职时，应将领用人名下的专用办公用品还给前台；如有遗失，则应由领用人负责赔偿；如无损坏且部门内需继续使用，可由部门到前台办理重新签领的手续。 个人领用办公用品 公司根据各职位性质设置了《办公用品配置标准》，在员工入职时领用。 个人办公用品损耗，员工可以采取以旧换新和按周期领用两种方式到前台领取新的办公用品。 员工领用办公用品由本人在《办公用品领用登记表》上签字。 员工离职时，非易耗型办公用品应交回前台，如有遗失，则应由个人进行赔偿。 办公用品的使用要求 本着勤俭节约的思想，全体员工都应节约使用各种办公用品。 对于已领用的办公用品要防止损坏和丢失。 日常办公用品若被人为损坏，责任人应自行购买使用。 使用公用办公用品时，如需拿往他处，使用完毕后立即放回原处。 附件 办公用品统计表 办公用品需求表 办公文具采购清单 办公用品配备标准 办公用品领用登记表 常用办公文具统计表 统计日期： 　 办公用品编码 品名 规格 单位 最低库存量 最小单次采购数量 上月结余数量 本月应采购数量 采购后的库存数量 本月使用数量 本月结余数量 A0001 笔记本 皮质A5 　 20 10 3 20 23 20 3 A0002 笔记本 塑皮B5 　 　 　 　 　 　 　 　 A0003 签字笔 k-35黑色 　 　 　 　 　 　 　 　 A0004 签字笔 红色 　 　 　 　 　 　 　 　 A0005 圆珠笔 蓝色 　 　 　 　 　 　 　 　 A0006 铅笔 HB 　 　 　 　 　 　 　 　 A0007 签字笔芯 k-35黑色 　 　 　 　 　 　 　 　 A0008 签字笔芯 红色 　 　 　 　 　 　 　 　 A0009 胶棒 15g 　 　 　 　 　 　 　 　 A0010 信封 大（9号白） 　 　 　 　 　 　 　 　 A0011 信封 小（6号/白）