办公用品管理制度.docx

办 公 用 品 管 理 一、总则 （一）为了保证公司办公用品合理配置，提高办公设备运转率，降低办公用品费用，特制定本制度。 （二）范围：本制度所指办公用品包括办公用品和办公设备。 （三）定义：办公用品主要包括文具、纸张、文件夹、工具、管理用具、玻璃器皿等；办公设备主要包括台式电脑、笔记本电脑、打印机、复印机、传真机、投影仪、照相机等相对价值较大的办公用品。 二、职责划分 （一）公司指定专人（下称采购人员）负责办公用品采购及外出维修工作，采购人员主要负责办公用品询价、采购、外出维修、设备调换及日常监督检查等工作。 （二）使用部门主要负责办公用品的申请、使用、保管、维护、保养等事宜。 三、办公用品的申购 （一）申购流程 1.办公用品申购流程：需求部门填写《办公用品申请表》→部门负责人签注意见→采购人员汇总→公司副总经理审批→采购人员采购。 2.办公设备申购流程：需求部门填写《办公设备采购申请表》→部门负责人签注意见→副总经理审批→采购人员采购。 （二）经副总经理审批后由采购人员负责组织询价、采购、发放；申请部门负责协调车辆。 （三）采购方式：采取定时、定量集中方式采购。 1.定时：办公用品每月集中采购1次，每月10日—15日集中采购。 采购计划（申请）的上报日期为每月8日前，逾期上报的采购申请安排在下一次集中采购期进行集中采购。 2.定量：常规办公用品行政管理部可直接申报补库计划，保证常备物资的合理库存。（正常办公用品不得影响办公使用，造成影响的罚款采购人员50元。） 3.办公设备类：选择多个供应方的产品进行比较，按采购流程择优选用。 4.急件物品：由申购部门自行办理审批手续，审批人签注采购意见，采购人员按签注意见、采购流程采购。同一部门急件采购次数每月不得超过1次（计算器、收据除外），超过1次罚款部门负责人100元。 四、办公用品的领用 （一）办公用品领用流程：各部门需指定专人负责办公用品领用及分发工作（其他人不得领用）。各部门统一依据采购申请到行政管理部领取。 （二）行政管理部管理人员按公司要求录入系统，打印出库单，领用人签字确认后，方可出库。 （三）办公用品的领用，原则上需以旧换新领用（第一次配置或使用完毕后无法交回的办公用品除外）。 五、办公设备的使用和保养 （一）初次使用办公设备前应详细阅读操作手册，严格按照操作规范操作使用，各部门负责人负责日常管理。 （二）办公设备的保养和维护，由各部门参照规范自行保养和日常维护。 （三）行政管理部对办公设备运行及保养情况进行不定期监督检查，发现违规行为有权制止。 六、办公设备维修管理 （一）设备发生故障需要外出维修的，设备使用人员报行政管理部进行初步鉴定，经副总经理批准后，申请部门负责派人派车（协调车辆），采购人员外出维修（按询价采购要求进行询价（三家）并经审批后方可维修）。电脑外出维修需申请人一并外出维修。 （二）在保修期内的办公设备，由该设备采购人员联系供应商进行维修；已过保修期的设备，按照经济可行的原则进行维修。 （三）因个人原因造成办公设备丢失、被盗等，所造成的经济损失由个人承担。故意毁损的照价赔偿