【公文格式】学院公文规范（WORD5页）

学院办公室文件 #院办综[2007]36 号 关于进一步加强公文处理工作的通知 本校各单位; 公文处理是保证机关高效协调运转的重要基础工作。学校 根据国家、省市关于公文处理的文件精神, 于 2002 年制定了《莆 田学院公文处理暂行规定》 《以下简称《规定》) ，对校内公 文的种类、格式、处理等方面做了具体规定。《规定》施行以 来，校内多数单位和部门都能认真按照有关要求行文，但个别 单位、部门仍不同程度存在一些问题，主要是公文格式不规范、 文稿质量不高，有些单位核稿流于形式、文件存在明显错误， 个别单位越级直接对外报送公文等，这些都严重影响了学校的 公文质量和对外形象。为了进一步加强我校公文处理工作，提 高公文质量，现就公文处理工作有关问题重申和要求如下: 一、学校党委、行政部署某一方面工作需行文的，学校党 委、行政有关业务主管部门及各专门委员会、领导小组、组委  会等常设、非常设临时机构需要以校党委、行政或校党委办公 室、行政办公室名义行文或批转公文的，由有关业务主管部门 代拟文稿，送交学校办公室统一办理。 二、校内各机关部门、教学院系〈部) 、教辅单位和各专 门委员会、领导小组、组委会等常设、非常设临时机构根据工 作需要，可按各自职权范围在校内行文。 三、除校纪委、办公室、工会、团委外，校内各机关部门、 教学院系〈部) 、教辅单位和各专门委员会、领导小组、组委 会等常设、非常设临时机构不得直接对外正式行文。 四、草拟公文一律使用学校统一印制的发文稿纸为首页， 并认真填写文件名称、拟稿人、拟稿单位、审稿人、核稿人、 会稿人、主题词、主送单位、抄送单位、院内发送单位等表内 有关内容。需要定密或注明印发数的文件须填写密级、份数等 内容。发文拟稿一律使用电脑打印稿，拟稿单位审稿、会稿、 办公室核稿及领导签发均保留原手稿，以便核查、存档。手写 内容的用笔用墨须符合存档要求，不得使用铅笔、圆珠笔。不 得在文稿装订线外书写。拟稿单位审稿由该单位担任领导职务 的负责人签署。拟稿单位审稿应认真负责，须对文稿的内容、 格式、紧急程度和定密意见等严格把关。审稿人签名应写全姓 名和审稿日期。 五、起章公文应当符合国家的法律、法规及其他有关规定， 做到情况确实、观点明确、表达准确、结构严说、条理清楚、 直述不曲、字词规范、标点正确，篇幅力求简短。引用公文应  当先引标题后引发文字号。引用外文应当注明黄文含义。日期 应当写具体的年、月、日。结构层次序数，第一层为“一、”， 第二层为《一) ”，第三层为“1、”，第四层为“ (1) ”。 文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、 惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使 用汉字外，应当使用阿拉伯数字。 六、学校对外上报公文按上级机关的要求标注主题词，校 内下发公文按《莆田学院公文主题词表》标注主题词。主题词 由类别词、类属词、文种词三个层次组成。类别词概括反映公 文主要类别，按照各有关单位职能范围内的工作内容划分，其 内涵大、覆盖面广、具有确定性，如“综合管理”、“教学”、 “学生工作”等; 每一类别词下均有若干相应的类属词，类属 词反映公文具体内容，如“教学”类别词下有“学科建设”、 “专业建设”等类属词;文种词反映公文形式，一般按公文种 类划分，如“通知”、“决定”、“请示”等。主题词按“先 内容后形式，先主要后次要”的顺序标引，每一公文都应顺序 标上类别词、类属词、文种词，类别词、文种词各只标注 1 个， 类属词则可分别根据内容需要标注 1一3 个。当类别词中没有能 够准确反映文件主题内容的类属词时，可在其他类别词中选用 反映文件主题的类属词进行组配标引，也可将主题词表中没有 但能准确反映文件主要内容的名词作为类属词进行标引，并在 该词右下角加标一个“人”标记以示区别。  七、拟制公文，对涉及其他单位职权范围内的事项，主办 单位应当主动与有关单位协商、会稿，取得一致意见并会签方 可行文。 八、以“中共莆田学院委员会”、“和莆田学院”、“中共 莆田学院委员会办公室”以及“靖田学院办公室”名义的发文 必须送交校办公室登记、编号、审核〈须附电子文档)。校办公 室确定核稿人员对以上述名义的发文进行核稿。核稿人员可以 对文稿进行修改或