公文概述

公务文书概述 第一节 公文的特点、作用、种类 一、公文的概念及特点 （一）公文的概念 公文就是公务文书的简称。公文有狭义和广义之分。 广义的公文是机关、团体、军队、企事业单位在进行公务活动中形成的具有一定格式和效用的文字材料。 狭义的公文指行政公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。 我们一般所说的公文即指行政公文。 （二）公文的特点 1.明确的公务性 2.法定的权威性 3.作者的法定性 4.严格的程序性 5.特定的体式性 6.语言的庄重性 二、公文的作用 （一）法规和准绳作用（明法） （二）领导与指导作用（传令） （三）宣传教育作用（宣教） （四）公务联系作用（纽带） （五）凭证记载作用（凭籍） 三、行政公文的种类 2000年8月国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》规定了13种公文。即：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。见P35。 （一）按行文方向分：上行文（下级机关向上级机关报送的公文。如请示、报告）、下行文（上级机关向下级机关下发的公文，如命令、批复等）、平行文（平级机关之间发送的公文，如函）。 （二）按紧急程度分：特急、急件。电报分为特提、特急、加急、平急。 （三）按秘密等级分：绝密、机密、秘密、普通。 课堂练习 判断题 1．XX商场大型服装展销公告。（ 错 ） 2．XX县税务局通知建筑税纳税的有关事项，用公告。（错 ） 3．中共XX市纪律检查委员会公布关于严肃党纪、杜绝“走后门”等不正之风的有关规定，用通告。（ 对） 第二节 行政公文的格式 行政公文的格式就是它们的外观样式，为便于信息的传递、接收和处理，应用文书大都有固定的书面格式和内在结构。 公文格式是公文的形式标志，它不仅可以区别于应用文的其他文种，区别于一般文章，便于处理、存盘、管理和使用，而且也表示出公文的法规性，使公文更好地发挥效用。 一、用纸和印装 （一）用纸：A4型 （二）页边与版心的尺寸 天头（上白边）37毫米;订口(左白边)28毫米,地脚少于天头(35毫米),右边约26毫米。误差1毫米左右。版心尺寸为156米X225毫米（不含页码）。 （三）文字符号从左至右横写、横排。 正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般每页22行，每行28字。 （四）装订：左侧骑马订或平订。 二、行政公文中各格式要素的标示规则 （一）文头部分（眉首） 文头部分包括公文份号、秘密等级和保密期限、发文机关标识、发文字号、签发人、红色间隔线。位于公文首页上端，一般下行文约占A4型公文纸的1/3；上行文约占A4型公文纸的1/2面积。 1．公文份号，是依据同一文稿印制若干份时每份的顺序编号，用阿拉伯数字顶格标识在版心左上角第一行。 2．秘密等级 是指公文秘密程度的等级，简称密级。分为“绝秘”、“机密”、“秘密”几种。 保密期限是对文件保密时效的规定，有30年、20年、10年等。 如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，中间用五角星符号隔开，如“机密★5年”。用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行。 上行文则标在发文机关标识右上方5毫米处，右顶格。 3．紧急程度 指对公文送达和处理的时间限度。紧急公文，分“特急”、“急件”，有时还在文件封套上写上“限×时送达”字样。紧急程度用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。 如 机 密 特 急 上行文则标在发文机关标识右上方5毫米处，右顶格。如需同时标明密级，则标识于密级下方。 4．发文机关标识（版头） （1）单独行文 文件名称，由 发文机关全称（规范化简称）+ 文件 如：“河南省人民政府文件”、“ 开封市商业局文件”、“黄河水利职业技术学院文件”。（也有由规范化简称后加“文件”组成，如：中国共产党中央委员会办公厅 规范化简称为：中共中央办公厅 + 文件）。 （2）联合行文 联合行文时应是主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布。 如： 发文机关全称 发文机关全称 + 文件 发文机关全称 说明一下：如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。 发文机关标识使用小标宋体字套红居中印制。字号以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22毫米×15毫米（高×宽）。 下行文该标识距版心边缘25毫米，上行文该标识距版心边缘80毫米。 5．发文字号，简称文号 由发文机关代字（包括分类代字）、发文年度（全称，阿拉伯数字，用六角括号括住）和发文顺序号（阿拉伯数字，前不加“第”）组成。如：“国发［2002］13号”，其中“国”是国务院的代字；“2002”是发文年份；“13”是序号， 是指2002年国务院发的第13个文件。 下行文的发文字号标在发文机关标识下空两行，间隔线上面居中位置，紧靠间隔线。 上行文标在发文机关标识的下左侧、红色间隔线上4毫米处，左端空一字。 如果是几个机关联合行文，只须标明主办机关文号。 字体字号：用3号仿宋体标识。 发文字号的作用主要有三个：一是便于登记；二是便于分类、归档；三是便于查找、引用。 6．签发人 是指最后审定公文文稿签字印发的领导人，只在上行文出现，起负责作用。 位置：签发人姓名平行排列于发文字号右侧，居右空1字。 字体字号：“签发人”用3号仿宋，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体标识签发人姓名。 7．红色反线，标在发文机关标识下4毫米处，通栏，如是党的文件，则在中间加1个红五星。 （二）行文部分（主体） 这部分包括公文标题、主送机关、正文（无正文说明）、附件、发文机关、成文时间、印章、附注。 1．公文标题 公文的标题即公文的名称，题目。 公文的标题有3种形式，即三元素式、双元素式、单元素式。 （1）三元素式标题：发文机关名称+事由+文种，即标出由谁发文、为什么发文和用什么体裁发文。 如《国务院关于组建中国储备棉管理总公司有关问题的批复》。这类标题最常见。 （2）双元素式：有两种形式 事由＋文种，如《关于2000年纠风工作的实施意见》； 发文机关＋文种，如《中华人民共和国国务院令》。 （3）单元素式：文种，如常见的张贴的通告、公告。 公文标题要求：一要准确，即确切地概括公文的主要内容；二要简要，即简明扼要，让人一看就明白；三要概括，概括，即精练、不含糊、不冗长。中间除书名号、顿号外（如《关于印发<关于加强公路客运交通安全管理的通告>的通知》、《国务院、中央军委关于给武警部队抗洪抢险先进单位及个人授予荣誉称号和记功的命令》）一般不用标点符号。 公文标题可分一行或多行居中书写，排列要对称称，醒目，看起来“顺眼”，回行时词义完整（数字、年份不能回行，“的”字一般不用在每行的第一字）。 位置：在红色间隔线下空2行居中书写。 字体字号：用2号小标宋在间隔线下空两行排列。 2．主送机关 主送机关是公文的主要承办机关，俗称“台头”，用于标称公文的主要收受机关的全称、规范化简称或同类型机关的统称。准确地写明主送机关，是公文发出后得到及时处理的关键问题。 上行文一般只标识一个主送机关（单称式），如果需同时报送几个上级机关，可以用并报和抄报形式。 下行文往往有好几个主送机关。 有多个主送机关的，一般要按系统和级别分列，在同一系统内的单位之间用顿号表示并列，在不同系统的单位之间用逗号点开，表示并列。 如2000年12月14日《财政部关于印发<外国政府贷款项目管理工作规程>的通知》的主送机关为：“国务院有关部委（局），各省、市、自治区、直辖市、计划单列市财政厅（局），新疆生产建设兵团，各中央直属采购官司，各转贷银行”。 联合行文时，主送机关名称按党、政、军、群的性质顺序排列。 一些周知性的公文，如布告、公告和通告，它的受文对象是广大群众，无法限定，一般没有“主送机关”这一项。 位置：在标题的下方空一行，靠左顶格标识，后加冒号，带起正文。 字体字号： 3号仿宋。 总之，主送机关的原则是：标题之下，正文之上，单独成行，顶格书写，冒号领起。 3．正文 是公文的核心部分，用于表述发文的具体事项。在公文标题或主送机关下一行，左缩两字用3号仿宋体书写，文中如有小标题，用3号小标宋或黑体。 （1）正文的外部结构有： 一体式（由一个或若干个自然段构成（常见的提行式，如会议指出：）。由一个自然段构成的叫篇段合一） 条款式 小标题式 或片断合一式、总分式、条款式、事理层推式。 注意：序号的使用应前后一致，不得违反。分层序码的规范顺序依次是：“一”、“(一)”、“1”、“(1)”。 （2）正文内容，通常包括原由、事项和结尾三个部分。 原由讲为什么要发这件公文。 事项是正文的主体，是讲公文主要内容的部分。它叙述情况，分析问题，说明做法，提出要求，在一份公文中，这一部分占的篇幅最多。 结尾，是正文的收束。结尾写法，因行文关系和具体内容不同而异，如请求用“以上请示，当否，请批示”，布告用“特此布告，希遵照执行”，函用“特此函告”，等等。有的公文，事项说完就结束，没有独立的结尾部分，叫秃尾。 4．附件 “附件”是附属于公文正件的有关文件或材料，公文的组成部分，指随文发送的文件、报表、材料等，作为正文的补充说明或参考材料。 附件必须写所附内容的标题或名称，如果件数较多，应注明顺序和名称。（见样本） 位置：在正文下空1行左空2字 字体字号：用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码 如 附件：1.××××× 2.×××× 附件名称后不加标点符号（见样本）。附件应与公文正文一