公务文书概述

重庆市工业学校教案授课班级授课日期第周星期第次课课题公务文书概述目的要求了解掌握公务文书的基本知识和构成教学重点了解通用的公务文书的相关知识和格式难点逐个掌握公务文书的细节格式构成教学方式讲授教学引入可选公务文书是法定机关与组织在公务活动中按照特定的体式经过一定的处理程序形成和使用的书面材料又称公务文书或公务文件无论从事专业工作还是从事行政事务都要学会通过公文来传达政令政策处理公务以保证协调各种关系决定事务使工作正确地高效地进行教学内容及过程设计一公务文书的特点1内容和程序的合法性公文的具体内容和制定程序必须符合法律和有关规章的规定否则无效2形式和格式上的规范性3公文语体的简明性观点严谨鲜明文字朴实庄重4对机关工作的依赖性机关工作是公文形成的基础公文是机关工作的专用工具公文除了文字文书之外现在又有了电信文书电报电话记录声像文书录音录像图形文书以图表为主伴以简要文字说明二公务文书的种类httpbaikebaiducomview446604htm1命令令适用于依照有关法律规定发布行政法规和规章宣布施行重大强制性行政措施奖惩有关人员撤销下级机关不适当的决定httpbaikebaiducomview52625htm2决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排httpbaikebaiducomview60869htm3指示适用于对下级机关布置工作阐明工作活动的指导原则httpbaikebaiducomview544379htm4公告公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项httpbaikebaiducomview52653htm5通告通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项httpbaikebaiducomview378516htm6通知适用于批转下级机关的公文转发上级机关和不相隶属机关的公文发布规章传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项任免和聘用干部httpbaikebaiducomview29898htm7通报适用于表彰先进批评错误传达重要精神或者情况httpbaikebaiducomview303324htm8报告适用于向上级机关汇报工作反映情况提出意见或者建议答复上级机关的询问httpbaikebaiducomview1300505htm9请示适用于向上级机关请求指示批准httpbaikebaiducomview1303299htm10批复适用于答复下级机关请示事项httpbaikebaiducomview191768htm11函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作询问和答复问题向有关主管部门请求批准等httpbaikebaiducomview52696htm12会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定事项公务文书的格式格式文本的11项规定通用公文一般由发文机关秘密等级紧急程度发文字号签发人标题主送机关正文附件印章成文时间附注主题词抄送机关印发机关和时间等部分组成一发文机关应当写全称或者规范化简称联合行文主办机关应当排列在前二秘密公文应当分别标明绝密机密秘密绝密机密公文应当标明份数序号三紧急文件应当分别标明特急急件紧急电报应当分别标明特急加急平急四发文字号包括机关代字年份序号联合行文只标明主办机关发文字号五上报的公文应当在首页注明签发人姓名六公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容一般应当标明发文机关并准确标明公文种类标题中除法规规章名称加书名号外一般不用标点行号七公文如有附件应当在正文之后成文时间之前注明附件顺序和名称八公文除会议纪要外应当加盖印章联合上报的非法规性文件由主办机关加盖印章联合下发的公文联合发文机关都应当加盖印章九成文时间以领导人签发的日期为准联合行文以最后签发机关领导人的签发日期为准电报以发出日期为准十文件应当标注主题词上报的文件应当按照上级机关的要求标注主题词十一文字从左至右横写横排少数民族文字按其习惯书写排版在民族自治地方可并用汉字和通用的少数民族文字公务文书的写法公文拟稿一般包括标题发文编号主送机关正文机关印章发文日期附件抄送单位机密等级缓急程度等部分简单的公文可省略其中一些内容其中标题和正文是写作的重点1标题公文标题是对文件内容的精确概括要准确简要一般由发文单位事由和文件三部分组成它表明了文件的来源主要内容及其性质使用有版头的文件或法规性文件计划和总结通知和通报可省略发文单位有时或只标以文件种类如通知2发文字号包括机关代号年号顺序号编写发文字号的作用是有利于统计发文数量便于公文管理有利备案查找在引用时可以作为公文的代号使用例如审办发19896号代表审计署局办公厅1989年第6号文件审办发是审计署局办公厅的代字1989是年号6号是发文顺序号几个机关联合发文只标明主办机关发文字号编号的位置凡有文件版头的放在文头名称的下面凡无文件版头的放在标题的右侧方3主送机关主送机关是行文的主要对象即要求主办或答复这份文件的对方单位准确地确定主送机关是公文发出后能否及时得到处理的关键对下级发出的指示通知通报等称为普发公文可以主送几个以上机关凡其下属机关都是主送机关向上级报告请示的公文一般只写一个主送机关不能多头主送如需报送另一个上级机关时可以用抄报的形式以免责任不明处理延误布告通告公告等公布性公文不写主送机关可在发表或发送时另附一个通知或公函给主送机关主送机关一般写在正文之前标题之下顶格写4正文正文是公文的主体请示问题时要求一文一事不要一文数事正文的作用是直接体现党和国家的方针政策反映文件作者的意图发文的目的能否实现主要在正文的书写因此正文的写作应该观点鲜明内容清楚简洁通畅标点符号准确正文一般在主送机关之后另起一行空两格书写正文一般分为开头中段结尾三个部分不同文种的正文结构还有些细微的差别开头要开篇明意简要说明发文的根据和理由发文的目的或结论如是复文要引述来文的日期和标题中段是公文主体要根据办文的目的国家的有关政策将情况问题要求阐述清楚内容较多的可依次表述或分段写或用序数表明项目以资醒目结尾应简洁明晰向对方提出要求请求解决某项问题结尾用语要按照行文关系写得妥贴得体上行文可用以上报告妥否请批示以上报告如无不妥请批转平行文可用专此函复特此通知下行文则常用希遵照执行此复此令等语5发文机关发文机关又称落款应写在正文的下面偏右与正文保留适当的空格以便盖章发文机关应写明全称以示严肃负责以机关领导人名义行文时应冠以职务身份盖章是表示发文机关对公文生效负责的凭证应按GB970488国家标准规范执行端正清晰地盖在成文日期上做到上不压正文下压成文日期年月日47个字俗称齐年盖月领导机关大批印发的公文因使用了规定格式的文件版头并由机关交通递送所以不盖印章也同样生效6发文日期发文日期是以文生效的起始时间年月日须完整年份不得略写如1991年不得写成91年发文日期一般以机关领导人签发日期为准会议通过文件以会议通过日期为准一般性例行公文如通知函等以实际发出日期为准法规性以公文的批准日期为准或公文最后专门规定生效执行日期如本条例自发布之日起施行发文日期写在公文末尾发文机关下面并稍向右错开7抄报抄送抄报抄送单位是指协助承办或需要了解公文内容的有关单位上行文列为抄报平行下行文列为抄送为了提高工作效率节省人力物力必须避免滥抄滥报但也要防止漏抄漏报以免工作脱节影响协调抄报抄送单位名称列于公文末页下端为了整齐美观文尾的报送单位印刷单位印发时间一般均用两条线段隔开文件份数印在最后8文件版头正式公文一般都有统一规格标明发文机关的专用版头版头以套红大字印上机关名称文件下加一条红线中缀红五星公布性文件如公告等通常不用版头9公文附件附属公文正文的材料叫公文附件它是公文的补充说明或参考材料是公文的重要组成部分但并非每份公文都有附件公文附件应在正文之后发文机关之前注明附件名称全称和件数不可略写成附件如文或附件件10机密等级公文内容涉及国家机密时应根据机密程度分别注明绝密机密秘密等字样划分机密等级力求准确宽了造成失密严了妨碍工作开展密级的位置通常放在公文标题左上方醒目位置密级不同公文递送方式也不同机密公文还要按份数编号如编号000或No000印在文件版头左上方以便查对清退11缓急程度缓急程度是公文送达和办理时限的要求有急件紧急特急三种标明缓急程度是为了引起特别注意保证公文时效和紧急工作的及时处理缓急程度的书写位置没统一要求为了醒目常写在标题或编号的左侧或放在版头的右上角有时缓急程度不单独标出而是放在标题中的公文种类前面如国务院关于控制各单位上年结余存款的紧急通知12阅读范围上级机关对下级发文根据工作需要和机密程度有些公文还要注明发送和阅读范围阅读范围通常写在发文日期之下抄报抄送单位之上偏左的位置并加括号如此件发至县团级行政性事务性的非机密公文向上级机关的报请性公文都不必规定阅读范围httpbaikebaiducomview33373htm编辑本段公文文本样式份号秘密等级紧急程度文件发200号标题主送机关正文附件发文机关200年月日附注主题词抄报抄送办公厅200年月日印共印份作业布置教后记