公司财务电算化组织管理制度.docx

公司财务电算化组织管理制度第一章总则根据公司财务工作的特点结合公司实际情况为了确保财务管理信息系统的正常运行保证财务数据的正确性及时性安全性特制订本制度本管理制度包括五个方面的内容组织管理制度操作使用管理制度操作记录制度帐务系统管理制度系统维护制度第二章财务电算化组织管理制度为建立与日常运行相适应的组织结构明确有关人员的职责设备的配置及分工明确人机关系保证人机协作制定本制度一财务电算化管理职责根据目前实际情况和实现电算化的需要财务部需具备如下职责系统管理系统维护数据录入数据复核数据管理二岗位职责财务部岗位和财务电算化职责对应关系如下系统管理财务部经理参与制定本公司财务电算化发展规划根据财务软件的特点和本单位业务发展实际情况来建立本单位的财务电算化体系和核算方式会计科目的设置必须符合会计制度与本单位核算管理的要求报表数据格式必须符合财政部门和其他有关部门的要求负责会计电算化系统的日常管理工作并保证和监督系统的有效安全和正常运转发生故障时应及时查明原因尽快纠正协调系统内各类人员之间的关系负责系统运行环境的建立完善以及系统建立中的各项初始化工作负责系统信息资源包括设备软件及文档资料等的调用提出更新软件的需求报告负责管理上机人员的使用权限系统维护公司信息管理员定期或不定期地检查硬件和软件的运行情况负责监督系统的安装和调试工作按规定的程序对实施软件的质量性适应性和正确性进行维护除实施数据维护外不允许随意打开系统数据库进行操作实施数据维护时不准修改数据库结构数据录入执行财务部经理和信息管理员对数据录入的具体指挥和要求按规定标准输入手工记帐凭证以生成机制凭证及帐本及时准确地为领导提供所需数据严格执行财务电算化管理中有关操作使用的各项规定发现问题及时反映给财务部经理和信息管理员根据有关财务规定及时进行对帐结帐结转下年等工作对硬盘上的会计数据和作为正式备份软盘上的会计数据和作为正式备份软盘上的会计数据负责不允许任何人进行非会计系统许可的任何操作注意保管查阅计算机操作记录发现问题及时向信息管理员报告并负责操作记录的整理装订及归档数据复核对输入计算机的凭证负责质量把关保证录入凭证与手工凭证的一致性对已录入的凭证及时复核最迟应在次日复核完毕发现凭证错误分析责任原因通知有关人员进行修改总帐会计不得擅自修改复核后的凭证要加盖本人印章并对复核结果负责数据录入和数据复核的职责由成本会计和总帐会计分担在成本会计分管的帐户录入输入成本会计承担数据录入职责总帐会计承担数据复核的职能反之依然第三章财务电算化操作使用管理制度操作使用管理为了避免因误操作而导致数据失真和丢失保证发生故障时能及时发现纠正同时保证财务电算化信息资源正确性完整性和连续性现就操作使用制定以下规定财务部经理信息管理员会计以及其他财务部有关人员有权上机操作本系统上机操作人员必须使用其真实姓名操作密码注意保密操作人员要定期修改自己的口令否则出现问题操作人员和信息管理员有不可推卸的责任上机人员必须按照各自的权限进行操作不得越权为防止此类情况的发生上机人员操作完毕后必须退出系统应及时作好各自的备份工作以防止意外事故的发生不能使用来历不明的软盘和进行各种非法拷贝工作以防病毒传入未经财务部经理和信息管理员批准不能执行格式化和删除等命令严禁在微机内安装或运行游戏软件上机操作注意事项参见附录第四章财务电算化操作记录制度为更好地完成系统维护任务及时全面准确地了解故障发生原因地点时间以及处理方法和处理结果等情况为此规定如下一操作过程中若有问题则应及时登记记录并向信息管理员报告二信息管理员在维护过程中发现的异常现象和处理方法处理结果都应有明确记录对于严重或重大运行故障除按规定登记外还须填写运行故障报告单并向总经理汇报第五章帐务系统管理制度本制度包括操作管理帐务处理程序业务标准等内容一操作管理制度日常业务管理必须以自己的真实姓名进入帐务系统工作完毕后要及时退出系统以免他人利用系统进行其他操作不得将口令泄露给他人并定期修改自己的口令原始凭证的审核数据录入人员在收到原始凭证后应首先根据公司有关财务制度的规定审查其真实性和合法性确认无误后录入系统记帐凭证的审核财务部经理应及时认真地审核凭证的规范性清晰性会计分录和数据的准确性合法性如无误后再检查凭证科目的平衡关系审核制单人是否盖章要将审核后的凭证及时交会计复核凭证录入的管理会计录入凭证时应简洁完整地录入摘要摘要要反映实际业务情况及时进行目录包括单位部门个人及支票维护复核后的记帐凭证必须打印输出和原始凭证一起装订存档年度结转会计应依照年初帐务工作流程图在新会计年度开始后的天内完成年初结转根据公司现行财务制度运用当前在用系统的规则正确地设置调整全部级次的会计科目年初余额在当年记帐以前可以修改当年记帐以后如有调整只能通过记帐凭证进行会计年度中间可以增删会计科目但对于已制单或记帐的会计科目不得修改或删除以上操作必须进行书面登记其他任何登记入帐的经济业务都必须填制记帐凭证摘要应简明规范在计算机填制的记帐凭证编号应当连续编号出现间断时应中断号后的第一张凭证上注明间断的编号并在打印输出的该张凭证上注明间断的原因并签字盖章数据复核必须在屏幕上直接对计算机存储的记帐凭证进行复核签字同时要对打印输出的记帐凭证或代用凭证签字盖章同一张记帐凭证制单和复核不能是同一人记帐凭证在记帐前必须打印输出科目汇总表没被汇总的记帐凭证不得登记入帐出纳人员可根据需要设辅助帐信息管理员根据计算机使用和人员分工情况以及工作需要确定每月的记帐期限每月至少记帐一次每月月末以前应将当月所有收支及转帐业务全部登记入帐每月电算化财务信息都都必须进行数据备份备份是通过对硬盘上的会计数据建立软盘副本来实现信息存储的备份前应填写备份数据登记簿每月备份不得少于一次此项工作由会计执行数据备份实行双备份备份软盘应分别存入在两个地点一份交会计一份密封后交秘书存档每年定期对备份数据整理刻录到光盘上存档保存二严格遵循帐务处理程序日常帐务处理程序见附录帐务系统工作流程图年初帐务处理程序见附录年初帐务工作流程图三关于帐簿打印总帐及现金和银行存款帐均可采用计算机打印输出的活页帐装订出纳人员每天必须将当日发生的现金收支数据以库存日报表的形式打印输出并在表上签字或盖章后交财务部经理作为归档正式资料必须将储存在计算机内的帐簿打印输出为书面帐簿打印明细帐进根据各明细帐的业务量满页打印但每年年末必须将全部明细帐簿打印输出总帐数据必须每月打印各业务经办人员负责其分管明细帐及总帐的打印会计年度终了时按档案交接制度及时交会计保存作为正式的帐簿不能有查询字样否则为非正式帐簿各种辅助帐的打印可视管理上的需要随时打印第六章系统维护制度为保证系统硬件设备在发生故障时能够及时修复为增强系统软件功能提高软件对新环境的适应性而进行修改和扩充制定本制度系统维护由公司统一进行会计不允许修改程序不允许对数据库进行直接操作信息管理员不允许进行与系统维护测试无关的数据操作软件维护工作应在财务经理的参与和控制下进行需经执行董事的审批方可进行维护工作应在不能影响系统正常运行前提下进行为了确保维护修改的正确性消除因修改给工作带来的不连续性应对修改工作持谨慎态度修改后应进行严格的测试方可正常运行做好日常维护记录包括维护目的内容及出错原因等为今后的操作提供宝贵的经验附录帐务系统工作流程图附录年初帐务工作流程图附录业务标准一备用金按规定的要求填制凭证及时进行目录维护严格控制分户定期按部门经办人金额等打印欠款金额表按借款不超过一个月为限及时催交报销当日业务不拖至次日属普通帐统一打印二现金认真核对手工凭证与输入计算机凭证的一致性每天必须结帐与库存现金核对严格执行现金管理制度按库存限额存储当日业务不拖至次日每日打印库存日报表一份交财务部经理一份自己保存对现金日记帐要求满页打印三支票管理新购入支票首先按整本分帐户一次录入待支票使用时修改日期限额及用途使用部门及个人报帐时及时核销支票月末按部门经办人提供未核销支票的明细催交报销作废支票应随正式支票一起作为凭证附件四银行存款随时录入银行对帐单根据银行结算单及银行存款的标准摘要审核未记帐银行明细帐根据计算机产生的待核银行帐进行对帐对帐后打印出余额调节表对于单位未达帐项要求按部门经办人等明细打印送交各部门催办银行未达帐及时送开户银行查实当日业务当日录入五预付帐款应付帐款按制定的标准正确录入根据往来单位的变化及时进行目录维护每月整理一次于每月日前交会计录入根据管理的需要每月进行一次帐龄分析随时与经营部核对应收及预收货款及时准确地提供欠款单位及金额通知有关部门清理债权债务定期每月一次对单位往来帐进行核对经常与对方单位进行帐目核对必须进行参照录入严格控制往来帐户分户要对每月发生的汇款汇票等支出进行统计于次月日前交财务部经理属普通帐统一打印六费用按有关规定正确地录入凭证及时进行部门目录维护每月整理一次并于每月日前交数据录入员根据管理需要及时进行费用预算分析按部门分项目列出节约与超支数额结合所用电子报表填好费用分配表反馈到有关部门属普通帐统一打印七固定资产及时与固定资产明细帐进行核对定期与设备处有关人员核对固定资产增减情况帐簿打印按普通帐统一打印八在建工程按资金来源及用途及时进行核对通过所用电子报表建立专项资金管理报表反映专项资金使用情况及时进行工程结转属普通帐帐簿统一打印九其它总帐科目严格执行新会计制度新税制正确设置会计科目按标准摘要正确录入能准确反映各科目的业务内容及时核对总帐与明细帐做到帐帐相符准确反映企业应交及已交款数额随时提供长期短期借款科目的来源金额期限偿还时间支付利息情况按公司投资的构成掌握长期投资科目内容及投资收回情况对于普通帐可统一打印附录上机操作注意事项一开机步骤打开电源开头打开电源开关打开打印机开关打开显示器开关打开主机开关二关机步骤关上主机开关关上显示器开关关上打印机开关关上电源开关关上电源开关三每次关机后再一次开机要间隔一至二分钟四停电后不间断电源会发出警告声要及时将数据存盘通过键退出五使用键盘时要轻击切记不可重打