公文处理实施细则.doc

公文处理实施细则总则第一条为了使公司公文处理工作规范化制度化结合公司的实际情况特制定本实施细则第二条各部门的公文是传达贯彻党和国家的方针政策请示和答复问题指导和商洽工作报告情况交流经验的重要工具必须认真做好公文处理工作第三条各单位应发扬实事求是认真负责的工作作风克服形式主义和文牍主义提高公文处理的效率和质量第四条公文处理必须做到及时准确安全公文统一由办公室文秘人员收发分办用印立卷第五条各单位的公文处理工作必须实行严格的保密制度确保国家机密公文种类第六条公文种类主要有一请示请上级指示和批准用请示二报告向上级机关汇报工作反映情况用报告三指示对下级机关布置工作阐明工作活动的指导原则用指示四布告公告通告对公众公布应当遵守或周知的事项用布告向国内外宣布重大事件用公告在一定范围内公布应当遵守或周知的事件用通告五批复答复请示事项用批复六通知传达上级的指示要求下级办理或者需要知道的事项批转下级的公文或转发上级同级和不相隶属单位的公文用通知七通报表扬好人好事批评错误传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项用通报八决定决议对某些问题或者重大行动作出安排用决定经过会议讨论通过要求贯彻执行的事项用决议九函平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作向有关主管部门请示批准等询问和答复问题用函十会议纪要传达会议议定事项和主要精神要求有关单位共同遵守执行的用会议纪要公文格式第七条公文格式一般包括标题主送单位正文附件单位印章发文时间抄送抄报单位公文字号主题词等一公文的标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明发文单位和公文种类除批转法规性文件外公文标题一般不加书名号和其他标点符号二向上级请示的公文一般只写一个主送单位如果需要上报另一个上级单位时可以用抄报的形式三发文时间以领导签发日期为准联合行文以最后单位签发的日期为准四公文字号一般包括单位代号年号顺序号几个单位联名发文只标明主办单位的公文编号五公文如有附件应当在正文之后单位名称之前注明附件的名称和件数六收发文单位应写单位全称或规范化简称联合发文应将主办单位排列在前七文字一律从左至右横写横排第八条公文纸一般用16开在左侧装订通告等用纸大小根据实际需要确定行文关系第九条对上级单位组织的请示或报告用单位组织名义发文第十条对市政府及政府各部委局对市局及市局处室的请示或报告与不相隶属单位协商工作等用行政名义行文第十一条内部行文可按问题的种类和性质用分公司或部门名义行文分公司各部门不得联合行文部门之间不要用发文形式解决一般性的问题第十二条各单位一般不得越级行文因特殊情况必须越级行文的应当抄报越过的单位第十三条向上级请示的公文应一文一事主送一个单位不要同时抄送下级单位不要直接送领导者个人除领导直接交办外向下级单位的重要行文可以抄报直接上级单位第十四条按照一级抓一级的管理原则公司行文原则上只发到各分公司和各部门不直接发到下属子公司第十五条发文应根据需要确定主抄送单位不得滥发公文处理程序第十六条收文处理一般包括登记分办拟办批办催办等程序一上级发来的文件及注有密级的简报电报资料和平级发来的文件均由文秘人员统一签收开拆登记呈阅分发并按不同类别进行分类处理其中内容重要的急件及时呈送领导阅批如领导出差立即送办公室领导处理二承办人应根据文件规定的传阅范围或领导指示安排传阅或办理领导人之间不宜直接横向传递以免积压或传失三凡需办理的公文应先送办公室主任签批意见再分送给有关部门办理或送领导批示后办理办公室主任在签批公文时认为无需送领导阅批的一般性公文可根据公文内容和性质直接批有关部门阅办各单位收到急件时应在3天内答复并退回文件一般要办理的文件一周内应办理并退文件最迟不能超过15天需要研究而不能马上处理的也要先书面或口头简要回复四加强公文检查催办工作文秘人员对有领导批示的公文及本公司发出的文件要认真督促催办以防积压或漏办各分公司各部门对上级发出的文件需要汇报贯彻执行情况的要及时检查反馈五领导参加重要会议带回的文件在汇报和传达后应将会议文件交文秘人员立卷归档第十七条发文处理一般包括拟稿审稿签发缮印校对用印封发等程序一草拟公文的要求1要符合国家的方针政策法律法令和上级的有关规定如提出新的政策规定应尽量与原来的有关政策相衔接并加以说明2情况要确实观点要明确文字要精练条理要清楚层次要分明标点符号要正确篇幅要力求简短3引用的公文要写明发文机关公文编号标题和发文时间4草拟公文必须使用统一格式的的公文稿纸文件字迹要清楚文面应保持整洁凡是文面凌乱不清的要重新清稿5数字的写法正式文件中除文件编号统计表计划表序号专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写外其他用汉字书写6章节序数的写法一般应按下列顺序排列第一层为一第二层为一第三层为1第四为17不要滥用简称年月日人名地名文件名称事物名称等一般不要简称二公文审核公司的文稿在送领导签发前应由起草文件部门负责人审核后送办公室核稿以工会社团名义发文的由董事会和分管领导审核审核的重点1是否需要行文2是否符合国家的方针政策法律法令与本单位发过的公文是否衔接3提出的要求和措施是否明确具体切实可行4处理程序是否完备行文关系公文格式是否符合规定5文字叙述是否符合文法和逻辑标点符号是否正确审核时如发现不妥之处必须进行修改属于重要的原则性的问题应退回原承办单位修改改动过大的要重新抄正三公文签发公司行政文件由分管副总经理签署意见后由总经理签发工会社团的一般性文件由分管领导签发重要文件由最高行政领导签发四公文拟稿改稿和签发一律用钢笔禁止使用铅笔和圆珠笔五签发后的公文不得再作任何修改若确需修改必须重新送签六公文签发后由文秘室负责打印盖章装订登记分发打印文件要美观大方符合公文格式装订要整齐牢固不漏页错页粘页印章盖在年月日的中上方上沿不压正文下沿略压年月日如正文末页无空档可另起一空白页注上日期盖章并在该页的左上方标明此页无正文字样七公文校对以原稿为准非承办人不得擅自改动原文校对未发现的差错由校对人员负责校对后打字员没有改正的由打字员负责第十八条公文办理完毕后要及时送交文秘人员整理立卷个人不得私自保存应存档的文件文件的管理第十九条各单位要有专人负责文书的处理管理工作建立严格的管理制度加强对相关人员的保密纪律教育做好文件的管理工作严禁将秘密文件带往公共场所或家中文件传递过程中必须办理登记签收注销等手续并按照收文薄检查归档以防遗漏第二十条各单位工作中形成的文书包括文件会议记录决议照片图表录音带录像带等有保存价值的资料都必须由承办人收集齐全分类整理移交文书或有关人员核对整理后于次年第二季度送交档案室归档各单位各经办人不得越期自行留存应该归档的文件第二十一条没有存档价值和存查必要的公文由档案室鉴别登记后销售本细则从年月日起施行过去有关公文处理的规定与本细则不一致的以本细则为准