行政公文处理细则

西安科技大学行政公文处理实施细则试行双击自动滚屏发布者发布时间阅读次西安科技大学行政公文处理实施细则试行第一章总则第一条为使学校行政公文处理工作规范化制度化科学化根据西安科技大学行政公文处理办法特制定本细则第二条凡能通过面商会商电话联系和领导面示等方式解决或答复的问题可不再行文第三条各单位负责人要高度重视并做好本单位的公文处理工作第四条草拟修改签发必须使用钢笔或毛笔严禁使用三笔即铅笔圆珠笔纯蓝墨水钢笔不得在文稿装订线以外书写第五条校内发文应尽量采取计算机网上传输推行无纸办公第二章公文格式第六条公文一般由文头文干和文尾等三大部分组成第七条公文文头部分包括秘密等级和保密期限紧急程度发文单位标识发文字号签发人等要素各要素根据需要选择一涉及国家和学校秘密的公文应当标明秘密等级和保密期限一般情况下行政公文无须标明二紧急公文应当根据紧急程度分别标明特急急件三发文单位标识以下简称版头由发文单位全称或者规范简称后加文件组成也可只用发文单位全称或简称红色套印联合行文主办单位一般列在前我校公文版头包括西安科技大学文件西安科技大学西安科技大学校长办公室文件西安科技大学校长办公室西安科技大学院处函件及西安科技大学会议纪要各学院可根据需要自行印制西安科技大学学院版头根据职权范围和行文关系学校各发文版头的使用范围为西安科技大学文件版头适用于印发学校决定工作部署以学校名义下发的学校综合性通知工作安排等向省政府和省教育厅及领导人请示报告批复批转校内非行政单位的重要请示报告意见公布根据学校决定设置和调整的学院处级行政机构具有行政管理职能的无级别单位常设或临时机构以及学科专业的设置调整方案校长依照职权任免院处及其它相应职级的负责人依照公司法任免学校控股企业或独资企业的法人代表校级表彰奖励和惩处公布由校长办公会议或党委会通过的规章制度等西安科技大学版头适用于向不相隶属的政府业务归口管理部门询问商榷答复请求批准有关事项向校外不相隶属的单位询问商榷或答复有关事项等西安科技大学校长办公室文件版头适用于转发上级机关的重要文件印发上级领导和学校领导的重要讲话印发学校领导的工作分工印发经主管校领导签发的部门规章和职责范围印发各常设委员会领导小组换届成员调整名单启用或废止校属职能机构和单位的印章发布学校有关的统计资料和信息根据学校授权和决定就全校带有综合性的工作作出具体安排和布置等西安科技大学校长办公室版头适用于印发全校性的重要会议通知和工作安排印发学校非正式公布的讨论稿征求意见稿全校节假日安排临时性的工作调整以校长办公室名义出具的说明类函件等西安科技大学院处函件版头适用于印发职能部门含具有行政管理职能的无级别单位以下同职权范围内的工作安排印发根据上级和学校的工作部署要求各单位和人员需要办理或知晓的事项印发由各职能部门向校内其它部门和单位答复的事项院处级表彰奖励等西安科技大学学院版头适用于就本学院的工作和有关事项作出安排院级的表彰奖励和惩处向学校及有关职能部门就有关问题情况进行询问商榷答复报告请示等西安科技大学会议纪要版头主要适用于校长办公会议专题会议四学校行政公文版头文头用字规格一般为毫米文件文头天高为毫米文头下沿与红线间隔毫米校长办公室公文版头文头用字规格为毫米文件文头天高为毫米文头下沿与红线间隔毫米机关各职能部门所发公文文件文头用字规格为毫米文件文头天高为毫米文头下沿与红线间隔毫米各学院产业集团公司等所发公文文件文头用字规格为毫米文件文头天高为毫米文头下沿与红线间隔毫米函件文头天高为毫米文头下沿毫米处为一武文线上粗下细距下页边毫米处为一文武线上细下粗两条线均为毫米五秘密等级秘密公文应按密级划分规定在文头右上方注明机密或秘密字样机密公文应在文头左上方标明份数序号六紧急公文应根据重要程度时限要求在文头右上方标明特急急件同一公文既是密件又是急件的紧急程度标于秘级之上七发文字号正式公文须编发文字号发文字号一般由学校代字机关或单位代字职能代字年号序号等部分组成如学校教学工作方面的文件发文字号为西科教发号其中西科为学校代字教为职能代字方括号内为年号后为文件序号又如校长办公室发文字号为西科办发号其中的办为机关代号为使发文字号规范避免发文字号的交叉雷同各学院产业集团公司机关部门等的发文字号不出现学校代字和职能代字只出现单位代字和年号序号如教务处的发文字号为教务发号教务函号红头文件的发文字号下行文标注在横线之上中间位置上行文标注在横线左上方机关部门发文字号标注在横线右下方各部门单位启用发文字号前须报校长办公室备案八签发人凡上报公文均须注明签发人联合上报的公文应注明主办机关签发人其中请示还应当在附注处注明联系人具体承办人的姓名和电话签发人姓名要注在文头红线右上方发文字号适度左移下行公文可不注明签发人第八条公文文干部分包括标题主送单位正文附件说明落款印章成文日期等一公文标题公文标题应准确简要地概括公文的主要内容一般由发文机关名称或规范的简称公文主题公文文种三部分组成因公文文头已含发文机关名称标题中可将发文机关名称省略转发类公文标题应避免冗长在公文标题中除法规规章和规范性文件名称加书名号外一般不加标点符号二主送机关一般公文的主送机关应写于标题之下正文之前顶格并加冒号有的公文如决定会议纪要等主送机关不写或写于正文之后的印刷板记栏内学校行政公文主送机关的用法为校内行文学校发至全校的文件主送机关用各部门各单位发文范围较小的文件主送机关用各有关单位或直接列明部门单位名称部门是指具有管理职能的处级机构单位是指相对独立的处级业务单位或直属单位对外行文主送机关直接列明收文机关名称三正文公文正文应按照行文关系及拟文要求认真撰写四附件公文如有附件应在正文之后成文时间之前按顺序注明附件名称如附件并与所附附件顺序和名称相一致附件名称后不加标点符号附件一般不盖印章印发转发类公文应在标题和正文中表述附件名称正文之后不再列述五落款包括发文单位印章发文单位和成文日期落款或印章与发文版头必须一致上报公文和其它对外行文不署名只盖发文单位印章下发的公文数量较大的普发性公文暂以署名代替印章但存档的公文必须加盖印章凡涉及对师生员工奖惩涉及学校权益等重要文件包括普发性公文必须加盖印章以单位负责人名义行文同时冠以职务和身份联合下发的公文各单位都应加盖印章印章顺序要与行文机关相吻合最后一枚印章与发文时间相叠成文日期确定成文日期的原则是凡会议通过的以通过日期为准领导签发的以领导签发日期为准联合行文的以最后签发机关领导人签发日期为准成文时间应标注于正文之后成文日期必须标全汉字年月日零应写为当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时应采取调整行距字距的措施加以解决务必使印章与正文同处一面不得采取标识此页无正文的方法解决第九条文尾部分一般由附注主题词抄送单位印发单位印发日期和印发份数等一公文如有附注需要说明的其他事项应当加括号标注在落款之下主题词之上请示类公文根据需要在附注处注明联系人的姓名和电话二主题词公文应当标注主题词主题词按照上级机关的要求标注主题词标注于抄送机关之上以学校和校长办公室名义制发的公文主题词由校长办公室统一标注各学院产业集团公司制发的红头文件的主题词由各制发单位按有关规定自行标注机关各部门所发函件不标注主题词三抄送机关抄送机关指除主送单位外需要执行或知晓公文的其它单位应当使用全称或者规范化简称统称排列方法与主送单位相同公文如需抄送个人应排在单位名称之后四印制单位印发时间和份数印制单位列抄送机关之下并标明时间份数印发时间以送印日期为准第十条公文文字从左至右横写横排标题用号宋体正文用号仿宋体原则上每页行每行字公文用纸一律使用国际标准型长毫米宽毫米右侧对齐左侧装订张贴的公文用纸大小根据实际需要确定第三章发文办理程序第十一条发文处理一般包括拟稿核稿会稿审稿签发登记编号复核缮印校对用印分发立卷归档销毁等程序第十二条拟稿学校的综合性公文由校办组织拟稿或者由校办会同有关部门共同拟稿凡属职能部门业务性专业性公文由职能部门拟稿重要的公文领导人要亲自起草或者主持起草第十三条草拟公文应当做到一严肃认真文稿要符合党和国家的方针政策及有关规定符合学校实际情况如变更现行政策规定或提出新的政策规定要切实可行并与原有政策规定相衔接二情况确实观点明确条理清楚文字精炼书写工整标点准确用词规范篇幅力求简短三人名地名数字引文准确引用公文应当先引标题后引发文字号用圆括号括起时间应写具体的年月日四结构层次序数第一层为一第二层为第三层为第四层为公文应避免采用过多的层次结构五必须使用国家法定计量单位六用词用字要准确规范文内使用简称一般应当先用全称并注明简称七拟制紧急公文应当体现紧急原因并根据实际需要确定紧急程度八公文中的数字除成文日期部分结构层次序数和在词词组惯用语缩略语具有修饰色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外应当使用阿拉伯数字第十四条拟稿完毕拟稿人应当清楚填写西安科技大学发文稿纸中的有关要素需要说明情况的应在拟稿说明栏中注明第十五条核稿核稿由拟稿人送由主办单位负责人审核核稿的重点是是否符合国家的法律法规和方针政策及学校有关规定文字表述文种使用公文格式等是否符合本细则规定是否需要其它单位会稿第十六条会稿会稿由拟稿单位文秘人员送审由会稿单位负责人完成会稿的重点是把握正文涉及本部门职权范围内需要配合执行或者核定的事项会稿部门如有不同意见应明确表述若只签姓名则视为同意第十七条审稿一般拟稿人送审凡以学校或校长办公室名义印发的重要公文包括规章制度在报校领导签发前必须送校办审稿审稿重点是是否确需行文是否符合行文规则和拟制公文的有关要求公文格式是否符合规定是否需要其它单位会稿是否与学校已有的规章政策相一致是否需要经学校研究决定需要由校领导签发的注明请签发由校办文秘人员报校领导签发第十八条签发公文一经签发即成定稿并据此生效签发人代表本发文单位对公文在政治上内容上文字上的正确性负完全责任急件公文签发人如果不在校内可通过电话联系经请示同意后可先发文再补办签发手续公文签发应按照领导的分工和职权范围进行一以西安科技大学文件西安科技大学版头制发的公文由校长或者主管副校长签发其中常规性例行性公文经校长或主管副校长书面授权委托后可由被授权委托人签发并向授权委托的校领导负责以部门或者单位名义制发的公文包括西安科技大学校长办公室文件西安科技大学校长办公室西安科技大学院处函件由主管校领导签发或经主管校领导同意由部门或者单位的主要负责人或者主持工作的负责人签发其中西安科技大学院处函件由发文单位审核把关签发后直接送校长办公室文印室打印二需要经过会议通过的必须按照规定程序提交会议通过后再行签发会议纪要由会议主持人签发会议讨论通过的公文必须注明会议名称和通过日期三学校各单位各部门向学校上报的请示报告须按学校公文处理办法的有关规定行文要有签发人并加盖公章否则学校拒收退回四公文签发应在签发栏中写明发速发等字样并签全名和年月日只签姓名视为同意签发人如认为需送其他负责人或上级领导事先阅知时可注明请先送阅后再发第十九条各单位正式公文必须正式登记编号第二十条缮印一般由拟稿单位负责校对由打字员按照规定的公文格式排版并通知拟稿单位校核后缮印公文印制前拟稿单位的文秘人员应当进行复核复核确系无误后必须签署同意印刷字样否则文印室不得印刷复校重点是审批签发手续是否完备附件材料是否齐全格式是否统一规范等第二十一条盖印拟稿单位将文件装订好后由拟稿人在送发前按本细则第八条第五款规定加盖印章所盖印章必须与发文版头的单位名称相一致第二十二条分发由拟稿单位负责按规定份数和发送范围发送重要的和有办理时限的校内发文必须一一送交签收寄送校外的请示重要报告必须用挂号发出或亲送签收公开印发的公文可以张贴上网可以自行翻印利用计算机传真机传输秘密公文必须采取加密措施绝密级公文不得用计算机传真机传输第二十三条公文分发后拟稿人应及时收集底稿并连同印制好的公文一起交文秘人员立卷和归档第二十四条需要办理的公文有关人员应及时按学校有关规定督查督办第四章收文办理程序第二十五条收文办理一般包括审核签收登记拟办批办承办催办查办立卷归档销毁等程序校长办公室机要秘书负责行政收文处理第二十六条审核签收收到来文应当先依据本细则行文的有关规定进行审核不符合行文规则的予以拒收退回凡涉及两个以上部门来文主办部门必须与相关部门协商一致形成统一意见上报若意见不一致也须说明第二十七条编号登记审核合格后的各类来文需按照来文单位及类别进行分类并按照收文时间先后进行编号然后将公文标题来文单位来文字号承办期限等情况在公文登记簿上逐项进行登记来文编号登记时间一般不超过小时学校收到的来文属陕西省人民政府陕西省教育厅西安市人民政府的编政字号其它部委厅局和单位的编综字号简报类的编简字号校内各单位的编内字号第二十八条拟办编号登记后的来文机要秘书要在小时内进行拟办处理或提出拟办意见或呈送校办主任处理若遇到急件公文可先通知主办单位按文件要求做准备再送有关领导批办凡属给职能处室的复函报表会议通知调查表外事接待等一般性来文可直接送各职能部门签收阅办其它来文附文件阅办单后送校办负责人批注拟办意见第二十九条批办按照拟办意见送有关领导批办批办时间一般不超过天并答复来文单位凡涉及两个或两个以上职能部门办理的文件批办时应注明主办单位第三十条承办已批办的文件须按领导批示交由主办单位承办承办时间一般不超过一周紧急文件应当按文件时限要求办理确有困难的应及时向来文单位说明原因涉及两个及两个以上职能部门办理的文件主办单位应及时主动与协办单位协商办理第三十一条催办对超出办理时限要求的文件文秘人员要进行催办催办时应附催办单第三十二条立卷归档文件办理完毕后各单位应对本单位收到的文件按照有关规定进行立卷与归档涉及两个以上职能部门办理的文件由主办单位进行归档第五章附则第三十三条学校各独立法人单位的行政收发文办理可参照本细则执行第三十四条本细则自发布之日起施行过去下发的凡与本细则不一致的以本细则为准第三十五条本细则由校长办公室负责解释西安科技大学行政公文发文代字一发文字发函的用法上行文用字下行文用发平行文用函二学校发文代字西科字发函适用于学校产生的重要文件西科办字发函适用于办公室产生的重要文件西科人发函适用人事处产生的重要文件西科财发函适用财务处产生的重要文件西科教发函适用于研究生本科成人教育及图书馆等教辅部门产生的重要文件西科研发函适用于科技处学报高教研究网络中心口产生的重要文件西科学发函适用学工处产生的重要文件西科基发函适用基建处产生的重要文件西科后发函适用总务处产生的重要文件西科保发函适用保卫处产生的重要文件西科产发函适用校办科技产业及劳司机电厂口产生的重要文件西科监发函适用于监察处产生的重要文件西科审发函适用审计处产生的重要文件西科学科发函适用学科办产生的重要文件西科资发函适用国资处产生的重要文件西科外发函适用国际交流中心产生的重要文件西科离发函适用离退处产生的重要文件西科证函适用于学校出具的证明类函件三各处室发文代字各处室产生的一般内发文件均取消西科字样学校认定的各处室发文字号如下办秘字发函适用于校长办公室产生的一般文件人事字发函适用人事处产生的一般文件财务字发函适用财务处产生的一般文件教务字发函适用于教务处及教辅部门产生的一般文件研究生字发函适用于研究生处产生的一般文件成教字发函适用于成人教育学院产生的一般文件科研字发函适用于科技处学报高教研究网络中心口产生的一般文件学工字发函适用学工处产生的一般文件基建字发函适用基建处产生的一般文件总务字发函适用总务处产生的一般文件保卫字发函适用保卫处产生的一般文件产业字发函适用校办科技产业及劳司口产生的一般文件监察字发函适用于监察处产生的一般文件审计字发函适用审计处产生的一般文件学科字发函适用学科办产生的一般文件国资字发函适用国资处产生的一般文件外事字发函适用外事办产生的一般文件离退字发函适用离退处产生的一般文件