《国家行政机关公文处理办法》细则

1山东省实施国家行政机关公文处理办法细则第一章总则第一条山东省实施国家行政机关公文处理办法细则以下简称实施细则系根据国务院办公厅1993年11月21日发布的国家行政机关公文处理办法结合我省实际情况制定第二条本实施细则适用于全省各级人民政府和政府各部门及其所属单位的公文处理工作第三条国家行政机关以下简称行政机关的公文包括电报下同是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书是传达贯彻党和国家的方针政策发布法规规章和行政措施请示和答复问题指导和商洽工作报告情况和交流经验的重要工具第四条各级行政机关办公厅室是公文处理的管理机构主管本机关并负责指导本行政区域内下级机关的公文处理工作第五条各级行政机关的办公厅室应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作文秘人员应当忠于职守廉洁正派具备有关专业知识2第六条各级行政机关要发扬深入实际联系群众调查研究实事求是和认真负责的工作作风克服官僚主义形式主义和文牍主义逐步改善办公手段努力提高公文处理的效率和质量行文要少而精注重实效第七条公文由文秘部门统一办理公文处理必须做到及时准确安全第八条行政机关的公文处理工作应贯彻党政分开的原则行政机关的公文不得对党的组织作指示交任务第九条公文处理工作中必须严格执行国家保密法律法规和有关保密规定确保国家机密安全第二章行文规则第十条各级行政机关应根据各自的隶属关系和职权范围确定行文关系第十一条各级政府主报上一级政府的报告请示可根据需要抄送上一级政府的有关部门需要答复的由上一级政府答复根据上一级政府的授权也可由其办公厅室或主管部门答复政府各部门向本级政府的报告请示要求批转各地各部门执行或批复的由本级政府批转或批复根据本级政府授权也可由其办公厅室转发或批复第十二条凡属于政府各部门职权范围内的事项均应以部门名义直接行文下级政府需要解决的属于上一级政府职能部门权限范围内的问题应直接向上一级3政府职能部门行文同级政府各部门之间需要商洽解决的问题可以互相行文政府各部门可以向上一级或下一级政府的有关业务部门直接行文也可以根据本级政府授权和职权规定对下一级政府直接行文各级机关有关单位收到上述公文后均应认真负责地办理不得推诿或压误第十三条同级政府同级政府各部门上级政府部门与下一级政府可以联合行文确因工作需要政府及其部门与同级党委军队机关及其部门可以联合行文政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位也可以联合行文联合行文由主办机关和协办机关共同签发由主办机关编号印发联合行文单位不宜过多第十四条各地各部门之间可以协商解决的问题需要行文时应直接行文不应报上一级政府转办经协商解决不了的问题需要向上级政府行文时要把双方的意见同时上报部门之间对有关问题未经协商一致不得各自向下行文如擅自行文上级机关有权责令纠正或撤销第十五条政府各部门提交本级政府审议的专项工作报告建议意见和工作部署下发以同级政府名义召开的专业会议的通知等按照规定的送审程序经同级政府领导签批后可加经人民政府同意字样由主管部门自行发文或与有关部门联合行文受文单位认真贯彻执行第十六条各级行政机关一般不得越级行文请示因特殊情况必须越级时应当抄报被越过的上级机关4第十七条请示公文应一文一事一般只写一个主送机关如需同时送其他机关应当用抄送形式除上级机关领导直接交办的事项外请示公文不要直接送领导者个人也不要同时抄送下级机关第十八条报告中不得夹带请示事项第十九条各级行政机关向下级机关的重要行文应抄报直接上级机关本省已列入全国计划单列的市凡属中央有关部门或省放给市审批的事项均由市自行行文向国务院或国务院有关部门上报的重要报告请示以及自行下发的重要文件应抄报省政府第二十条受双重领导的机关向上级机关请示应当写明主送机关和抄送机关由主送机关负责答复上级机关向受双重领导的下级机关行文时应同时抄送该下级机关的另一上级机关第二十一条对上级行政机关的来文如无具体贯彻意见可按保密要求原文翻印下发不再重复行文转发受文单位应按照执行第二十二条经批准在报刊上全文发布的行政法规和规章应当视为正式公文依照执行可不再行文同时由制发机关印制少量文本供存档备查在以各级政府名义召开的专业会议上已经部署的工作政府领导同志的讲话会议纪要一般不再以政府名义行文5第三章公文种类第二十三条行政机关的公文种类主要包括一命令令适用于依照有关法律规定发布地方性法规和规章宣布施行重大强制性行政措施奖惩有关人员撤销下级机关不适当的决定二议案适用于各级人民政府依照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议的事项三决定适用于对重要事项或重大行动作出安排四指示适用于对下级机关布置工作阐明工作和活动的指导原则五公告通告公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项通告适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项六通知适用于批转下级机关的公文转发上级机关和不相隶属机关的公文传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或共同执行的事项任免和聘用干部发布行政措施七通报适用于表彰先进批评错误传达重要精神或者情况八报告适用于向上级机关汇报工作反映情况提出意见或建议九请示适用于向上级机关请求指示批准的事项十批复适用于答复下级机关请示事项十一函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作询问和答复问题向有关主管部门请求批准的事项等十二会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定事项第四章公文格式第二十四条公文一般由公文文头发文机关秘密等级紧急程度发文字号签发人公文标题主送机关正文附件成文时间印章附注主题词抄送机关印发机关和时间等部分组成一公文文头各级行政机关正式文6件统一用套红印刷各级政府文头用字规格不超过24毫米乘14毫米各级政府办公厅室各级行政职能部门文头用字规模不超过22毫米乘12毫米文头天高一般为45毫米文头下沿与红线间隔30毫米正式公文的文头部分一般不超过首页的25函件的文头部分一般不超过首页的14各级政府使用的文头应报上一级政府办公厅室备案各级行政职能部门使用的文头应报同级政府和上一级主管部门办公厅室备案二发文机关应当写全称或者规范化简称几个机关联合行文文头应列明联合行文的各机关名称主办机关应当排列在前三秘密公文应按照密级划分规定在文头右上方注明绝密机密或秘密绝密机密公文应当在文头左上方标明份数序号四紧急公文应根据重要程度时限要求在文头右上方注明特急急件紧急电报应当分别标明特急加急平急同一公文既是密件又是急件的紧急程度标于秘密等级之上五正式公文应编发文字号发文字号一般由行政区域代字机关代字年号序号部分组成必要时可根据需要加入专业职能代字联合行文只标明主办机关发文字号行政区域代字机关代字应使用规范的简称本机关简称可能与其他机关简称相混淆的单位由双方商定各自机关代字并报上级机关办公厅室备案新设行政机关启用发文字号前要向上级机关办公厅室备案正式公文年号一律用公元纪年全称括于方括号内置文种代字之后流水号之前政府委托有关主管部门代政府审批的事项以政府或政府办公厅室名义行文的发文字号可在文种代字后加职能专业代字主管部门代本级政府行文的发文字号由本级政府办公厅室确定六签发人密码和内部传真电报应注明签发人上报公文应注明签发人联合上报的公文注明主办机关签发人签发人姓名应注在发文文头红线右上方发文号可适度左移7七公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容一般由发文机关名称或规范的简称公文主题公文文种三部分组成公文文头已含发文机关名称的标题中可略去发文机关名称转发类公文标题应避免冗长在公文标题中除法规规章和规范性文件名称加书名号外一般不加标点符号八主送机关一般公文的主送机关应写于标题之下正文之前顶格并加冒号有的公文如决定会议纪要等也可将主送机关写于正文之后正式公文主送机关的全称特称单称应使用统一的概念和序列表达不得经常变换九附件公文如有附件应在正文之后成文时间之前按顺序注明附件名称十成文时间以领导人签发的日期为准联合行文以最后签发机关领导人的签发日期为准电报以发出日期为准成文时间一般应标注于正文之后决定会议纪要的时间应刊于标题之下正文之上括于圆括号内十一公文除会议纪要外应当加盖印章行政机关公文一律在正文后右下方加盖发文机关公章印章盖在成文时间的中上方上沿不压正文底边在成文时间之下不再落款如发文时间在前印章可盖在正文右下方空档处正文末页无空档可另加空白页注明发文时间并盖章同时在该页首行左侧标明此页无正文联合下发的公文各单位都应加盖印章印章顺序应与行文机关相吻合最后一枚印章与发文时间相叠十二公文如有附注应列印章时间之下用圆括号括起来十三抄送机关行政机关公文应抄送与公文内容有关的机关抄送机关位于文件末页下端制发机关之上抄上级机关的标明抄报抄平行机关下级机关的标明抄送平级机关依党政群军次序排列十四文件应当标注主题词上报的文件应按照上级机关要求标注主题词主题词标注于抄送机关之上十五印制单位印发时间和份数印制单位列抄送机关之下并标明时间8份数第二十五条公文文字一律从左至右横排标题铅印用2号宋体正文用3号仿宋体铅印每页19行每行25字打印每页20行每行22字公文中批语按语副标题以及附注等使用字型可根据实际情况确定第二十六条公文用纸一般使用16开型长260毫米宽184毫米也可采用国际标准A4型长297毫米宽210毫米左侧装订张贴的公文使用字型用纸大小根据实际需要确定第五章公文办理第二十七条公文办理分为收文和发文收文办理一般包括传递签收登记分办拟办批办承办催办查办立卷归档销毁等程序发文办理一般包括拟稿审核签发缮印校对用印登记分发立卷归档销毁等程序第二十八条凡需要办理的公文文秘部门应根据文件内容和紧急程度及时提出拟办意见送领导人批示或者批交有关部门办理一般件要在文到后2日内在文书处理环节上办理完毕第二十九条承办单位应当抓紧办理不得延误推诿对不属于本单位职权范围或者不适宜由本单位办理的应当迅速退回交办的文秘部门并说明理由9第三十条各级政府交有关部门或下级政府办理的公文主办单位应按照规定时限办理由几个承办单位共同办理的公文主办单位要负责主动与协办单位研究办理并将办理结果综合整理后报告批办机关凡涉及几个部门或者地区的问题主办机关应主动与有关部门或者地区联系协商会签上报的公文如有关方面意见不一致要如实反映第三十一条文秘部门对下级机关和业务部门报来的公文要按照公文处理的有关规定认真登记拟办传递及时催办送领导人签批或者交有关部门办理的公文要做到紧急公文抓紧催办查办重要公文重点催办查办一般公文定期催办查办对下发的重要公文应当及时了解和反馈执行情况第三十二条行政机关的发文文稿应由本机关文秘部门统一负责审稿送签政府职能部门拟以政府名义或以政府办公厅室名义行文应代拟文稿草似公文应当做到一符合国家的法律法规和方针政策及有关规定如变更现行政策规定或提出新的政策规定要切实可行并与原有规定相衔接二情况确实观点明确条理清楚文字精炼书写工整标点准确篇幅力求简短三人名地名数字引文准确引用公文应当先引标题后引发文字号时间应写具体的年月日四结构层次序数第一层为一第二层为一第三层为1第四层为1公文应避免采用过多的层次结构五必须使用国家法定计量单位六用词用字要准确规范文内使用简称一般应当先用全称并注明简称第三十三条公文中的数字除成文时间部分结构层次序数和词词组惯用10语省略语具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外应当使用阿拉伯数码第三十四条职能主管部门代同级政府或政府办公厅室草拟的文稿应由本部门办公室按本实施细则第三十二条和第三十三条的要求审核必要时送有关部门会签经本部门负责人审阅签字后送政府办公厅室的文秘部门按规定程序审理职能主管部门不应将代拟文稿直接送本级政府领导个人或同时分别送给几位领导人签批未经发文机关文秘部门审理的文稿领导人原则上不予受理签发第三十五条公文送领导人签发之前应当由文秘部门审核审核的重点是是否需要行文是否符合国家的法律法规和方针政策及有关规定是否与有关部门地区协商会签文字格式等是否符合本实施细则的有关规定在弄清文稿有关情况的基础上提出审核意见写出简要的送签说明第三十六条行政机关拟发的公文经文秘部门审理按规定程序送本机关领导签发重要的或涉及面广的必须由正职或者主持日常工作的副职领导人签发经授权有的公文可由秘书长或办公厅室主任签发日常工作中一般往来的便函介绍信及领导人批办的一般事项的公函凡须加盖机关印章的由机关领导人或秘书长办公厅室主任审签凡须加盖办公厅室印章的由分管的秘书长办公厅室主任审签有的事项也可根据授权由文秘部门的负责人代签11第三十七条审批公文主批人应当明确签署意见并写上姓名和审批时间其他审批人圈阅应当视为同意圈阅的公文应署明圈阅时间第三十八条草拟修改和签批公文用笔用墨必须符合存档要求公文稿纸规格要统一不应用本机关公文拟稿纸代上级机关草拟公文不应在文稿装订线左侧签批或修改公文第三十九条上报的公文如不符合本实施细则第十六条第十七条第十八条第三十八条和第三十二条第一项的规定上级机关的文秘部门可退回呈报单位第四十条主办部门代上级机关草拟的文稿如不符合本实施细则第三十二条第三十三条和第三十四条的规定上级机关的文秘部门可提出处理意见由代拟文稿单位修改文稿补办手续或重新拟稿第四十一条上级行政机关的秘密公文除绝密或注明不准翻印的以外下一级机关经秘书长或办公厅室主任批准可以翻印复印翻印复印时应注明翻印复印的机关时间份数和印发范围密码电报不得翻印复制不得密电明复明电密复交混使用第四十二条传递管理秘密公文必须采取保密措施确保安全利用计算机传真机等传输秘密公文必须采用加密装置绝密级公文不得利用计算机传真机传输12第六章公文立卷销毁第四十三条公文办理完毕后应根据中华人民共和国档案法和有关规定及时将公文定稿正本和有关材料整理立卷电报随同文件一起立卷第四十四条公文立卷应以本机关形成的公文为重点公文归档应根据其相互联系保存价值分类整理立卷保证档案的齐全完整能正确反映本机关的主要情况以便于保管和利用第四十五条联合办理的公文原则由主办单位立卷其他单位保存复印件整理完备的案卷应当确定保管期限并按照有关规定定期向档案部门移交个人不得保存应当存档的公文第四十六条公文复制件作为正式文件使用时应当加盖复制机关证明章视同正式文件妥善保管第四十七条没有归档和存查价值的公文经过鉴别和主管领导人批准可以定期销毁销毁秘密公文应当进行登记有2人监督保证不丢失不漏销上级政府机关下发到下一级政府及部门的机绝密文件按发文机关的要求定期清退第七章附则第四十八条法规规章方面的公文依照有关行政法规处理外事方面的公文13处理办法有关部门可按上级主管部门的要求参照本实施细则的规定执行第四十九条本实施细则自1994年5月1日起施行过去下发的有关行政机关公文处理规定凡与本实施细则不一致的以本实施细则为准第五十条本实施细则由山东省人民政府办公厅负责解释