企业文档管理

读企业文档管理有感中文系09文秘刘凌洁学号2009041020通过对崔淑琴李艇编写的企业文档管理的阅读我认识到企业档案工作作为企业管理的一部分必须适应现代企业和新时期的发展需要树立新的观念建立新的体制实行新的管理制度企业档案工作和其他方面的工作不同不是只局限于某一领域的活动也不仅仅是档案部门或档案工作人员的事情而是需要企业所有部门中所有成员共同参与才能取得成效的一项事业企业没有创新就没有活力和希望档案工作也是如此因此档案工作人员亦应创新思路开拓档案管理的各项功能并积极探索和体现观念机制管理的创新一观念创新使档案在服务中发挥经济效益一要管好档案用好档案首先要熟悉档案随着星星的产业结构逐步调整优化整体的技术含量也在不断提高生产品种也从原来单一的冷柜到冰箱空调便洁宝电脑数码光电等高端科技产品为接收和管理好这一类科技档案档案人员应转变观念不要在办公室坐等要主动请教有关技术人员深入生产车间熟悉了解生产经营工艺流程弄懂技术档案的内涵关系和保存意义使档案人员对各种科技档案资料做到胸中有数二要确立档案是资产的观念在企业无论是科技还是文书声像会计档案httpwwwso100cnhtmlshijianbaogaoindexhtml都是全体员工从事生产经营实践活动的劳动结晶和智慧积累是企业发展历程的真实记录和客观评价以产品为例从设计试制到品牌的创立无不包含着一代甚至几代领导者和员工的聪明才智和辛劳汗水无不凝聚在以文字数据图纸音像等各种形式的档案载体上档案财富是一种非常重要的资产它除了具有企业无形资产的属性外还具有专有性地域性等公共属性企业法人认识到档案是资产以后就会千方百计去管理保护利用好这些资产就会下决心做好档案工作三要确立档案是企业独有的信息和知识观念在当今瞬息万变的知识经济大潮中企业各自的档案是独有的原始记录记录着未公开的未申请专利的知识和技术如各种设计资料图纸数据等占有这方面的档案就是占有企业的技术秘密和独有知识如果企业的档案材料不收集整理保管好在市场竞争和信息流通的今天很可能给企业造成无法挽回的损失四要确立档案具有实用效益的观念档案资产是固定资产和一些无形资产的伴生物它是在各种生产要素的配合下产生共存并发展完善档案资产的实用效益是在档案利用中发挥出来的今年十月份综合档案室及时为星星家电产业总公司技术中心提供冰箱蒸发器所有技术资料以贾祥胜洪立忠为主的研发小组利用了原有技术档案作参考攻克了冰箱蒸发器改为嵌入式的自主创新项目创造经济效益203万元该项目荣获椒江区企业科协金点子活动一等奖十一月上旬由集团投资在洪西路立交桥北边利用原厂房改建台州市星星机械交易市场施工过程中碰到厂区区域房屋结构不明等难题进展缓慢项目负责人忧心如焚档案室得到求援消息后迅速调出原北厂区总平面图所有厂房建筑图纸他们高兴地说这些厂房已有十几年历史没想到档案室能提供这么完整的资料确保了该市场在明年元旦前竣工的计划从上述可看到档案资料只要管理好利用好就能产生更好的经济效益和社会效益二体制创新使档案工作适应现代企业的高速发展现代企业制度的基本特征是产权清晰权责明确政企分开管理科学企业的档案工作要适应现代企业制度就必须对企业档案工作实行机构创新机制创新和制度创新一机构创新的核心是精简无论哪个企业精干是一个必然趋势企业档案工作也要顺应企业的需要档案管理的工作方法也必须创新其内容就是要扩大档案工作的外延深化档案工作的内涵把过去只是单一的管理档案的档案室扩大为集档案资料情报信息统计等为一体的企业档案信息中心这个中心机构在行政上受集团总部的领导业务上归地方档案行政管理部门监督指导其主要任务和职责是负责集团总部及所属各子公司各级各类档案资料和其他信息的收集整理保管和提供利用等工作例如星星集团下有十余个子公司在全国各地有11家销售公司通过计算机网络系统实施联网从而达到各种信息资源的联合开发和资源共享真正形成一个集团化的信息联合体这样符合现代企业精干高效的原则有利于增加企业档案管理的自主性和灵活性二机制创新的关键是高效企业进行整合改造的目的是适应市场经济体制的需要转换机制高效运行创造最大的经济效益和社会效益企业的档案工作管理机制也要随着企业管理机制的转换而创新要激活机体坚持没有创新就没有发展的最基本管理理念敢于否定自己善于完善自己从单纯的档案资料管理机制向档案情报信息科技一体化管理机制转换提高办事效率充分发挥人的聪明才智让档案资源成为企业科技创新技术改造的动力源之一三制度创新的实质是要从企业各自的实际出发星星作为一家大型的民营企业httpwwwso100cnhtmlshijianbaogaoindexhtml回顾多年来的档案工作实践领导支持固然非常重要但具体活动的开展却要靠各项制度的规范和档案专业人员的不懈努力目前看来适合各类性质各类机制的档案管理制度还不够健全一些重要的档案分散在各部门各子公司不够规范降低了利用率制度创新已迫在眉睫我们必须制定较为详尽的制度不断创新集团档案管理制度明确规定档案工作的年度方针和目标以及兼职档案员在档案工作中的义务和责任评价档案活动httpwwwso100cnhtmlbgzjgzzj2效果的方式方法按月考核年终进行总结评比职责明确奖罚分明从而调动全体专兼职档案人员的工作积极性用制度来规范档案管理工作三管理创新全面提升档案工作一企业发展了企业的档案管理工作亦应上水平上档次上规模档案工作的规范化形成和广泛参与要求提高企业全员的档案意识和档案业务知识坚持依法治档确保集中统一管理集中统一管理就是统一领导统一机构统一制度统一监督和指导二办公自动化后将出现无纸办公企业每个岗位都能形成电子文档这就要求每个员工懂得文书处理和归档的一整套程序了解纸质文件和电子文件归档的关系明确各类文件材料形成积累归档在各个管理岗位上应负的责任档案利用的广泛性主要表现在计算机在企业内部联网后企业各部门对档案信息资源实现了共享档案部门要发挥信息中心的作用对信息的利用和保密等问题通过新的管理制度和管理方法来解决三档案工作既是集团公司重要基础工作之一也是国家档案的重要组成部分为了规范集团档案工作必须加强自身基础建设大力开发利用集团档案信息资源提高整体管理水平以便更好地为集团公司和各子公司的生产和发展服务总之企业档案工作要适应档案管理现代化的需要档案工作人员要不断学习新技术新知识敢于创新敢于开拓与企业发展同步