企业文档管理系统的八大创新

企业文档管理系统的八大创新当越来越多的企业业务部门发现投入大量人力和物力建造的业务OAERP等IT系统由于在文档管理方面的先天缺陷无法有效集中管理和存储文档于是更简单高效的集中管理检索和存储文档以提高文档的利用率和员工生产力成为企业面临的挑战之一企业怎样选择适合自己的专业文档管理系统业界领先的多可文档管理系统专家在综合了行业需求特点之后认为作为对业务系统的有效补充专业的文档管理系统要以创新为动力以安全可靠简洁易用经济低廉专业强大为用户利益为此多可文档管理系统以八大创新成功引领文档管理发展之路并成为系统重要的技术特点第一大技术创新是轻量级架构让用户轻松实现自助型的系统快速部署专业的文档管理系统不仅要基于BS架构而且需要专门开发WEB服务器专业的开源免费数据库专业的文件批量导入功能等让任何规模的用户能在三分钟内完成安装部署用三分钟的时间进入使用入门而且应用几乎不会中断实现了免现场维护这样企业用户在建立文档管理系统方面的费用只要5万元以内就能基本搞定第二大技术创新是分组管理模式它是最受赞赏的用户权限体系任何机构都拥有繁杂的人员结构业务项目需要随时召集任何人员加入对此一般的MIS系统都仅采用扁平式或简单的树形结构予以解决而这种方法无法按照业务的分组要求实现人员的灵活分组管理多可文档管理系统创造性地将人员事务组织结构等进行深入科学的剖析总结出了极具特色的分组权限管理模式可以非常灵活地将文档与不同属性的人员机构进行对接构建复合型文档用户第三大技术创新是海量文档集中存储的云文档技术一些用户存储容量达到了数十TB借助创新的云技术多可文档管理系统实现了文档存储云部署功能它可以把海量的文档超过50TB存放于网络的任意一个磁盘阵列同时可以支持数据库的异地服务这样用户可以实现服务和存储分离不但更好的保障数据安全同时增加系统的安全性这样的文档存储云部署和分级存储和管理技术不仅能够保护客户投资而且降低客户在新系统方面的投资整体拥有成本全方位降低但系统的性能和安全性没有任何损失第四大创新特点是高效稳定智能的正文提取技术以保障精确的全文检索以多可软件为例它集成了自有知识产权的MicrosoftOfficePdfRtf等文件的正文提取分析功能使用户不需要安装Office等其他的工具或者软件也不需要启动其他的系统服务实现了软件部署和应用的简单高效这样用户的维护成本全面降低系统运行更稳定同时多可实现了100万文档毫秒级全文检索让用户基本上实现了对文档利用的所想即所得第五大创新是开放的高效的中文分词技术这让文档搜索更加精确第六大创新特点是图形图像缩略图及预览技术文档管理软件需要支持通用的图形文档格式的预览还有好支持Photoshop文件数码照片文件格式的预览第七大创新是基于WEB的文档版本控制及文件修改以多可为例它在这个领域实现了更精致更彻底的创新让客户轻松实现此功能达到高效率的协同工作第八大创新是文档智能关联技术它让用户可以把一个文件夹或者文件映射到其他的文件夹下在目标文件夹下可以像操作本文件夹文件一样操作原文件方便文档的归类和临时项目的规划这八大文档管理的技术创新不仅确保了文档管理系统的技术领先性轻松管理OACRMMISERPPLM系统无法涉及的文档更与这些业务系统珠联璧合让已有的巨额IT投资以经济低廉的再投入焕发青春迸发更大的魅力而企业在选择专业的文档管理系统时也应该注意这些问题并将之作为选择文档系统的通用标准