国家行政机关公文处理办法和公文格式

国家行政机关公文处理办法和公文格式国家行政机关公文处理办法第一章总则第一条为使国家行政机关以下简称行政机关的公文处理工作规范化制度化科学化制定本办法第二条行政机关的公文包括电报下同是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书是依法行政和进行公务活动的重要工具第三条公文处理指公文的办理管理整理立卷归档等一系列相互关联衔接有序的工作第四条公文处理应当坚持实事求是精简高效的原则做到及时准确安全第五条公文处理必须严格执行国家保密法律法规和其他有关规定确保国家秘密的安全第六条各级行政机关的负责人应当高度重视公文处理工作模范遵守本办法并加强对本机关公文处理工作的领导和检查第七条各级行政机关的办公厅室是公文处理的管理机构主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作第八条各级行政机关的办公厅室应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作第二章公文种类第九条行政机关的公文种类主要有一命令令适用于依照有关法律公布行政法规和规章宣布施行重大强制性行政措施嘉奖有关单位及人员二决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排奖惩有关单位及人员变更或者撤销下级机关不适当的决定事项三公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项四通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项五通知适用于批转下级机关的公文转发上级机关和不相隶属机关的公文传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项任免人员六通报适用于表彰先进批评错误传达重要精神或者情况七议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项八报告适用于向上级机关汇报工作反映情况答复上级机关的询问九请示适用于向上级机关请求指示批准十批复适用于答复下级机关的请示事项十一意见适用于对重要问题提出见解和处理办法十二函适用于不相隶属机关之间商洽工作询问和答复问题请求批准和答复审批事项十三会议纪要适用于记载传达会议情况和议定事项第三章公文格式第十条公文一般由秘密等级和保密期限紧急程度发文机关标识发文字号签发人标题主送机关正文附件说明成文日期印章附注附件主题词抄送机关印发机关和印发日期等部分组成一涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限其中绝密机密级公文还应当标明份数序号二紧急公文应当根据紧急程度分别标明特急急件其中电报应当分别标明特提特急加急平急三发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称联合行文主办机关排列在前四发文字号应当包括机关代字年份序号联合行文只标明主办机关发文字号五上行文应当注明签发人会签人姓名其中请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话六公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类一般应当标明发文机关公文标题中除法规规章名称加书名号外一般不用标点符号七主送机关指公文的主要受理机关应当使用全称或者规范化简称统称八公文如有附件应当注明附件顺序和名称九公文除会议纪要和以电报形式发出的以外应当加盖印章联合上报的公文由主办机关加盖印章联合下发的公文发文机关都应当加盖印章十成文日期以负责人签发的日期为准联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准电报以发出日期为准十一公文如有附注需要说明的其他事项应当加括号标注十二公文应当标注主题词上行文按照上级机关的要求标注主题词十三抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关应当使用全称或者规范化简称统称十四文字从左至右横写横排在民族自治地方可以并用汉字和通用的少数民族文字按其习惯书写排版第十一条公文中各组成部分的标识规则参照国家行政机关公文格式国家标准执行第十二条公文用纸一般采用国际标准A4型210mm297mm左侧装订张贴的公文用纸大小根据实际需要确定第四章行文规则第十三条行文应当确有必要注重效用第十四条行文关系根据隶属关系和职权范围确定一般不得越级请示和报告第十五条政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文除以函的形式商洽工作询问和答复问题审批事项外一般不得向下一级政府正式行文部门内设机构除办公厅室外不得对外正式行文第十六条同级政府同级政府各部门上级政府部门与下一级政府可以联合行文政府与同级党委和军队机关可以联合行文政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文第十七条属于部门职权范围内的事务应当由部门自行行文或联合行文联合行文应当明确主办部门须经政府审批的事项经政府同意也可以由部门行文文中应当注明经政府同意第十八条属于主管部门职权范围内的具体问题应当直接报送主管部门处理第十九条部门之间对有关问题未经协商一致不得各自向下行文如擅自行文上级机关应当责令纠正或撤销第二十条向下级机关或者本系统的重要行文应当同时抄送直接上级机关第二十一条请示应当一文一事一般只写一个主送机关需要同时送其他机关的应当用抄送形式但不得抄送其下级机关报告不得夹带请示事项第二十二条除上级机关负责人直接交办的事项外不得以机关名义向上级机关负责人报送请示意见和报告第二十三条受双重领导的机关向上级机关行文应当写明主送机关和抄送机关上级机关向受双重领导的下级机关行文必要时应当抄送其另一上级机关第五章发文办理第二十四条发文办理指以本机关名义制发公文的过程包括草拟审核签发复核缮印用印登记分发等程序第二十五条草拟公文应当做到一符合国家的法律法规及其他有关规定如提出新的政策规定等要切实可行并加以说明二情况确实观点明确表述准确结构严谨条理清楚直述不曲字词规范标点正确篇幅力求简短三公文的文种应当根据行文目的发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定四拟制紧急公文应当体现紧急的原因并根据实际需要确定紧急程度五人名地名数字引文准确引用公文应当先引标题后引发文字号引用外文应当注明中文含义日期应当写明具体的年月日六结构层次序数第一层为一第二层为一第三层为1第四层为1七应当使用国家法定计量单位八文内使用非规范化简称应当先用全称并注明简称使用国际组织外文名称或其缩写形式应当在第一次出现时注明准确的中文译名九公文中的数字除成文日期部分结构层次序数和在词词组惯用语缩略语具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外应当使用阿拉伯数字第二十六条拟制公文对涉及其他部门职权范围内的事项主办部门应当主动与有关部门协商取得一致意见后方可行文如有分歧主办部门的主要负责人应当出面协调仍不能取得一致时主办部门可以列明各方理据提出建设性意见并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定第二十七条公文送负责人签发前应当由办公厅室进行审核审核的重点是是否确需行文行文方式是否妥当是否符合行文规则和拟制公文的有关要求公文格式是否符合本办法的规定等第二十八条以本机关名义制发的上行文由主要负责人或者主持工作的负责人签发以本机关名义制发的下行文或平行文由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发第二十九条公文正式印制前文秘部门应当进行复核重点是审批签发手续是否完备附件材料是否齐全格式是否统一规范等经复核需要对文稿进行实质性修改的应按程序复审第六章收文办理第三十条收文办理指对收到公文的办理过程包括签收登记审核拟办批办承办催办等程序第三十一条收到下级机关上报的需要办理的公文文秘部门应当进行审核审核的重点是是否应由本机关办理是否符合行文规则内容是否符合国家法律法规及其他有关规定涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商会签文种使用公文格式是否规范第三十二条经审核对符合本办法规定的公文文秘部门应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理需要两个以上部门办理的应当明确主办部门紧急公文应当明确办理时限对不符合本办法规定的公文经办公厅室负责人批准后可以退回呈报单位并说明理由第三十三条承办部门收到交办的公文后应当及时办理不得延误推诿紧急公文应当按时限要求办理确有困难的应当及时予以说明对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的应当及时退回交办的文秘部门并说明理由第三十四条收到上级机关下发或交办的公文由文秘部门提出拟办意见送负责人批示后办理第三十五条公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项主办部门应当主动与有关部门协商如有分歧主办部门主要负责人要出面协调如仍不能取得一致可以报请上级机关协调或裁定第三十六条审批公文时对有具体请示事项的主批人应当明确签署意见姓名和审批日期其他审批人圈阅视为同意没有请示事项的圈阅表示已阅知第三十七条送负责人批示或者交有关部门办理的公文文秘部门要负责催办做到紧急公文跟踪催办重要公文重点催办一般公文定期催办第七章公文归档第三十八条公文办理完毕后应当根据中华人民共和国档案法和其他有关规定及时整理立卷归档个人不得保存应当归档的公文第三十九条归档范围内的公文应当根据其相互联系特征和保存价值等整理立卷要保证归档公文的齐全完整能正确反映本机关的主要工作情况便于保管和利用第四十条联合办理的公文原件由主办机关整理立卷归档其他机关保存复制件或其他形式的公文副本第四十一条本机关负责人兼任其他机关职务在履行所兼职务职责过程中形成的公文由其兼职机关整理立卷归档第四十二条归档范围内的公文应当确定保管期限按照有关规定定期向档案部门移交第四十三条拟制修改和签批公文书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求第八章公文管理第四十四条公文由文秘部门或专职人员统一收发审核用印归档和销毁第四十五条文秘部门应当建立健全本机关公文处理的有关制度第四十六条上级机关的公文除绝密级和注明不准翻印的以外下一级机关经负责人或者办公厅室主任批准可以翻印翻印时应当注明翻印的机关日期份数和印发范围第四十七条公开发布行政机关公文必须经发文机关批准经批准公开发布的公文同发文机关正式印发的公文具有同等效力第四十八条公文复印件作为正式公文使用时应当加盖复印机关证明章第四十九条公文被撤销视作自始不产生效力公文被废止视作自废止之日起不产生效力第五十条不具备归档和存查价值的公文经过鉴别并经办公厅室负责人批准可以销毁第五十一条销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销保证不丢失不漏销其中销毁绝密公文含密码电报应当进行登记第五十二条机关合并时全部公文应当随之合并管理机关撤销时需要归档的公文整理立卷后按有关规定移交档案部门工作人员调离工作岗位时应当将本人暂存借用的公文按照有关规定移交清退第五十三条密码电报的使用和管理按照有关规定执行第九章附则第五十四条行政法规规章方面的公文依照有关规定处理外事方面的公文按照外交部的有关规定处理第五十五条公文处理中涉及电子文件的有关规定另行制定统一规定发布之前各级行政机关可以制定本机关或者本地区本系统的试行规定第五十六条各级行政机关的办公厅室对上级机关和本机关下发公文的贯彻落实情况应当进行督促检查并建立督查制度有关规定另行制定第五十七条本办法自2001年1月1日起施行1993年11月21日国务院办公厅发布1994年1月1日起施行的国家行政机关公文处理办法同时废止国家行政机关公文格式1范围本标准规定了国家行政机关公文通用的纸张要求印刷要求公文中各要素排列顺序和标识规则本标准适用于国家各级行政机关制发的公文其他机关可参照执行使用少数民族文字印制的公文其格式可参照本标准按有关规定执行2引用标准下列标准所包含的条文通过在本标准中引用面成为本标准的条文本标准出版时所标版本均为有效所有标准都会被修订使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性GBT1481997印制书写和绘图纸幅面尺寸3定义本标准采用下列定义31字word标识公文中横向距离的长度单位一个字指一个汉字所占空间32行line标识公文中纵向距离的长度单位本标准以3号字高度加3号字高度78倍的距离为一基准行4公文用纸主要技术指标公文用纸一般使用的纸张定量为60gm280gm2的胶版印刷纸或复印纸纸张白度为8590横向折度15次不透明度85PH值为75955公文用纸幅面及版面尺寸51公文用纸幅面尺寸公文用纸采用GBT148中规定的A4型纸其成品幅面尺寸为210mm297mm尺寸允许偏差见GBT14852公文页边与版心尺寸公文用纸天头上白边为37mm1mm公文用纸订口左白边为28mm1mm版心尺寸为156mm225mm不含页码6文中图文的颜色未作特殊说明公文中图文颜色均为黑色7排版规格与印刷装订要求71排版规格正文用3号仿宋体字一般每面排22行每行28个字72制版要求版面干净无底灰字迹清楚无断划尺寸标准版心不斜误差不超过1mm73印制要求双面印刷页码套正两面误差不得超过2mm黑色油墨应达到色谱所标BL100红色油墨应达到色谱所标Y80M80印品着墨实均匀字面不花不白无断划74装订要求公文应左侧装订不掉页包本公文的封面与书芯不脱落后背平整不空两页页码之间误差不超过4mm骑马订或平订的订位为两钉钉锯处订眼距书芯上下各14处允许误差4mm平订钉锯与书脊间的距离为3mm5mm无坏钉漏钉重钉钉脚平伏牢固后背不可散页明订裁切成品尺寸误差1mm四角成90o无毛茬或缺损8公文中各要素标识规则本标准将组成公文的各要素划分为眉首主体版记三部分置于公文首页红色反线宽度同版芯即156mm以上的各要素统称训眉首置于红色反线不含以下至主题词不含之间的各要素统称主体置于主题词以下的各要素统称版记811公文份数序号公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行812秘密等级和保密期限如需标识秘密等级用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行两字之间空1字如需同时标识秘密等级和保密期限用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行秘密等级和保密期限之间用隔开813紧急程度如需标识紧急程度用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行两字之间空1字如需同时标识秘密等级与紧急程度秘密等级顶格标识在版心右上角第1行紧急程度顶格标识在版心右上角第2行814发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加文件组成对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm对于上报的公文发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm发文机关标识推荐使用小标宋体字用红色标识字号由发文机关以醒目美观为原则酌定但是最大不能等于或大于22mm15mm联合行文时应使用主办机关名称在前文件二字置于发文机关名称右侧上下居中排布如联合行文机关过多保证公文首页显示正文815发文字号发文字号由发文机关代字年份和序号组成发文机关标识下空2行用3号仿宋体字居中排布年份序号用阿拉伯数码标识年份应标全称用六角括号括入序号不编虚位即1不编为001不加第字发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线816签发人上报的公文需标识签发人姓名平行排列于发文字号右侧发文字号居左空1字签发人姓名居右空1字签发人后标全角冒号冒号后用2号楷体字标识签发人姓名如有多个签发人主办单位签发人姓名置于第1行其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排下移红色反线应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红反线与之的距离为4mm82主体821公文标题红色反线下空2行用2号小标宋体字可分一行或多行居中排布回行时要做到词意完整排列对称间距恰当822主送机关标题下空1行左侧顶格用3号仿宋体字标识回行时仍顶格最后一个主送机关名称后标全角冒号如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时应将主送机关名称移至版记中的主题词之下抄送之上标识方法同抄送823公文正文主送机关名称下一行每自然段左空2字回行顶格数字年份不能回行824附件公文如有附件在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识附件后标全角冒号和名称附件如有序号使用阿拉伯数码如附件1附件名称后不加标点符号附件应与公文正文一起装订并在附件左上角第1行顶格标识附件有序号时标识序号附件的序号和名称前后标识应一致如附件与公文正文不能一起装订就在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件或带序号825成文时间用汉字将年月日标全零写为O成文时间的标识位置见826826公文生效标识8261单一发文印章单一机关制发的公文在落款处不署发文机关的名称只标识成文时间成文时间右空4字加盖印章应上距正文2mm4mm端正居中下压成文时间印章用红色当印章下弧无文字时采用下套方式即仅以下弧压在成文时间上当印章下弧有文字时采用中套方式即印章中心线压在成文时间上8262联合行文印章当联合行文需加盖两个印章时应将成文时间拉开左右各空7字主办机关印章在前两个印章均压成文时间印章用红色只能采用同种加盖印章方式以保证印章排列整齐两印章间互不相交或相切相距不超过3mm当联合行文需加盖3个以上印章时为防止出现空白印章应将各发文机关名称可用简称排在发文时间和正文之间主办机关印章在前每排最多3个印章两端不得超过版心最后一排如余一个或两个印章均居中排布印章之间互不相交或相切在最后一排印章之下右空2字标识成文时间8263特殊情况说明当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时应采取调整行距字距的措施加以解决务使印章与正文同处一面不得采取标识此页无正文的方法解决827附注公文如有附注用3号仿宋体字居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行83版记831主题词主题词用3号黑体字居左顶格标识后标全角冒号词目用3号小标宋体字词目之间空一字832抄送公文如有抄送在主题词下1行左空一字用3号仿宋体字标识抄送后标全角冒号抄送机关间用顿号隔开回行时与冒号后的抄送机关对齐在最后一个抄送机关标句号如主送机关移至主题词之下标识方法同抄送机关833印发机关和印发时间位于抄送机关之下无抄送机关在主题词之下占1行位置用3号仿宋体字印发机关左空1字印发时间右空1字印发时间以公文付印的日期为准用阿拉伯数码标识834版记中的反线版记中各要素下均加一条反线宽度同版心835版记的位置版记应置于公文最后一页封四版记的最后一个要素置于最后一行9页码用4号半角白体阿拉伯数码标识置于版心下边缘之下一行数码左右各放一条4号一字线一字线距版心下边缘7mm单页码居右空1字双页码居左空1字空白页和空白以后的页不标识页码10公文中的表格公文如需附表对横排A4纸型表格应将页码放在横表的左侧单页码置于表的左下角双页码置于表的左上角单页码表头在订口一边双贾码表头在切口一边公文如需附A3纸型表格且当最后一页为A3纸型表格时封三封四可放分送不放页码应为空白将A3纸型表格贴在封三前不应贴在文件最后一页封四上11公文的特定格式111信函式格式发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm推荐使用小标宋体字字号由发文机关酌定发文机关全称下4mm处为一条武文线上粗下细距下页边20mm处为一条武文线上细下粗两条线长均为170mm每行距中排28个字发文机关名称及双线均印红色两线之间各要素的标识方法从本标准相应要素说明112命令格式命令标识由发文机关名称加命令或令组成用红色小标宋体字字号由发文机关酌定命令标识上边缘距版心上边缘20mm下边缘空2行居中标识令号令号下空2行标识正文正文下一行右空4字标识签发人名章签名章左空2字标识签发人职务联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称在签发人名章下一行右空2字标识成文时间分送机关标识方法同抄送机关其他从本标准相关要素说明113会议纪要格式会议纪要标识由会议纪要组成其标识位置同814用红色小标宋体字字号由发文机关酌定会议纪要不加盖印章其他要素从本标准规定12式样A4型公文用纸页边及版心尺寸见图1公文首页版式见图2上报公文首页版式见图3公文末页版式见图4联合行文公文末页版式见图5联合行文公文末页版式见图6注图片尺寸已缩成12附新国家行政机关公文格式简要介绍一新格式的几个主要特点1改变了名称确定了适用范围原公文格式98版称为国家机关公文格式而新公文格式99版名称改为国家行政机关公文格式确定了国家行政机关公文格式的适用范围保证了公文的统一性名称的变化不影响非国家机关的单位和部门采用该标准2改变了公文用纸幅面尺寸公文用纸的幅百尺寸是这次修订主要调整的内容原标准中用纸采用16开型260mm184mm新修订的标准中规定一般采用A4型297mm210mm这是公文新标准的最大特点3实行了新的定位方法在新修订的标准中为使公文制作者能够比较方便清楚地掌握标准采用了比较通俗易懂的形式来确定公文中各要素的定位即采用了字和行的概念然后按定义的字和行确定公文中各要素的具体位置同时新标准将公文分为眉头主题版记三部分并把各要素进行了归类4缩小了图文区新修订的标准时将左右白边增加19mm天头地角增加了45mm这样的版心制作公文一方面为领导阅示发文留有相对宽余的批示空间另一方面也使公文更加美观5增加了内容新修订的标准在原标准的基础土增加了一些内容主要有公文的排版规格印刷要求装订要求公文中表格的处理还增加了公文的特定格式即信函式公文格式命令格式会议纪要格式增加新内容的出发点就是从开始制作到最后形式公文的全过程能够有统一的依据使公文制作的水平和质量有较大提高6提高了公文的防伪性公文具有法定效力目前社会上伪造公文招摇撞骗的犯罪活动时有发生新标准对公文防伪性做了一些硬性规定例如不得出现空白印章不得再使用此页无正文空白页不标识页码等等这样不给别有用心伪造公文可乘之机从格式上维护了法律地位是新标准最显著的特点之一也是掌握和执行新标准时特别注意的一个重点7有利于计算机的处理新标准主要目的有两个一个是行政机关公文格式达到规范和统一提高公文制作的水平和质量二是有利于办公自动化的实现二文件式公文的格式变化1尺寸的变化上行文凡上报的公文发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm也就是说发文机关红头上边缘至上页边为37十80117mm下行文凡用于平行文或下行文的公文发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm也就是说发文机关红头上边缘至上页边为372562mm2各标识中部分要素变化发文字号凡是上报的公文发文字号一律在红线上方左侧左空1个字签发人右空1个字发文字号与签发人同处在红反线上同一行3增加的要素标识新标准中增加了发文的保密期限按照国家保密局的要求在密级后标注保密期限中问用实心五角星隔开如绝密空一个字实心五角星6个月根据国家机密保密期限规定如不标识保密期限就等同于绝密为三十年机密为二十年秘密为十年上行文应当注明签发人会签人姓名其中请示性公文在附注处注明联系人姓名和电话4公文格式中应注意的几个问题上行文的标识位置及文头上报公文必须注明签发人或会签人姓名除会议纪要和以电报形式发出的外都应加盖印章联合上报公文主办机关加盖印章联合下发的公文发文机关都应加盖印章除两个以上机关联合行文外任何公文的落款处不落发文机关名称下发的公文标题一般冠发文机关名称公文中不得出现空白印章指三个以上联合行文印章要与正文同处一版面如不处在同正文一百应采用缩短或加宽行距字距办法解决不得使习此页无正文字样公文如有空白页不标页码三特定公文的格式变化1信函式公文格式发文机关标识用全称但不加文件二字发文机关名称上边缘距土页边的距离为30mm用红色小标宋体字20mnm14mm发文机关全称下4mm处为一条武文线上粗下细距下页边20mm处为一条文武红上细下粗两条线均为170mm每页排22行每行居中排28个字首页不显页码其他各要素的标识方法均同文件式公文格式标识发文文号秘密等级和紧急程度标识在红线下右或左项格标识2命令格式发文机关名称加令组成不能用简称用红色标识命令标识上边缘距版心边缘为20mnm下边缘空2行居中标识令号用黑体字令号下空2行标识正文正文下空1行右空4字标识签发人签名章签名章右空2字标识签发人职务签发人签名章下空1行右空2字标识成文日期其他要素均同文件式公文格式相同3会议纪要格式发文机关用红色小标宋体字位置用文件式发文机关标识方法一样即距版心上边缘25mm不加盖印章