行政公文主题词

前言给想提高公文写作水平同行的两个建议1多看多记看报纸掌握大政方针舆论导向丰富公文写作词汇量看范文选定一个文章全面质量高更新及时的公文网站如大秘书网按自己所在部门或按文章类型多看多琢磨记住各类公文结构措辞等尤其是一些套话掌握各种文体开头与结尾处的不同等对于初写公文者最简单的方式就是照着原来的文件来他怎样你就怎样2多抄多写公文语言讲求严谨简洁多写多练习会进步很快真正的写作天才并不多见所谓天下文章一大抄抄其实不难但是要会抄就不那么容易了我的经验是先根据写作主旨拟出一个公文提纲再根据每部分的需要抄一些内容来充实借鉴与整合的过程就是很好的学习过程相信你的写作水平会快速提高主题词又叫关键词它是指公文中代表其内容特征的最能说明问题的起关键作用的词主题词是办公现代化的产物它主要供制作公文索引和电子计算机检索之用中国共产党机关公文处理条例第八条和国家行政机关公文处理办法第十条第十二项都明确指出上报的公文应按照上级要求和公文主题词表的规定标注主题词因此任何单位在上报公文时除了参照自身的公文主题词表外更要按照上级机关的主题词表来进行标注如是下发公文还得使用自身的主题词表从数量上来看一份公文除类别词外最多不超过5个主题词以国务院公文主题词表为例选用主题词的原则和方法是从类别词到类属词从内容到形式国务院公文主题词表把词表分为三个层次第一层是对主题词区域的分类如综合经济财政金融类等第二层是类别词即对主题词的具体分类如工交能源邮电类中的工业交通能源和邮电等从这个意义上看类别词有点儿类似于公文内容所在的行业划分国务院公文主题词表中的主题词主表的第一层划分有综合经济工交能源邮电旅游城乡建设环保农业林业水利气象等13类第二层是对13类中每一类的具体分类如农业林业水利气象这一类下就具体地分为农业林业水利气象四个小类我们要给自己撰拟的公文标引主题词首先就要找到公文所在第一二层中的行业主题词如某市妇联撰拟一份通报要标注主题词首先就要在主题词表中找到第一层分类所在的综合党团这一层分类只起引导作用要选用的主题词还在下面然后再在下面找到第二层所在的党派团体这就是类别词也是我们在这份公文中要标注的第一个主题词接着我们在党派团体下找出与公文主题相符的妇女儿童这就是类属词也是我们在这份公文中要标注的第二第三个主题词再如国务院关于发布的通知其主题词的类别词是文秘工作它的第一层分类是秘书行政类属词是文秘工作下的公文类属词一般就在类别词第二层下它是能够概括反映公文主题概念的词如国务院关于发布的通知标注的第二个主题词是公文这个主题词就在文秘工作下附的主题词表内类属词也可以在其他类别词下选用或根据需要可将不同类的主题词进行组配标引如国务院关于加强水土保持工作的通知标引的类别词是农业类属词却是在水利这个类别词下选用的国务院关于九五期间深化科技技术体制改革的决定类别词是科技但类属词体制却在民政劳动人事下的机构这个类别词下面改革在综合经济下的经济管理这个类别词下面如果一份文件有两个以上的主题内容可先集中对一个主题内容进行标引再对第二个主体内容进行标引如国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的通知便先标了反映第一个主题内容的类别词经济管理再在这个类别词下找到类属词企业破产然后标了反映第二个主题内容的类别词劳动再在劳动这个类别词后找到就业这个类属词当词表找不出准确反映文件主题内容的类属词时又怎么办呢这时你可以在类别词中选择适当的词标引同时将能够准确反映文件内容的词标在类别词的后面并在该词后面加荭以便区别相对来说标注类属词难度最大它首先要求标注者必须了解公文的主题内容确定主题概念其次还要熟悉主题词表的内容并通过查阅主题词表将词表中能够准确反映主题概念的主题词挑选出来进行标注说它难一是因为它的数量多国务院公文主题词表第一层仅分了15类但属于类属词的主题词就有1049个其次是找到类别词后并不是在每种类别词后都能找到相应的类属词有些还要到其他的类别词下去找就如前面提到的国务院关于九五期间深化科学技术体制改革的决定一样因此我们前面说要熟悉主题词表的内容公文中标注的最后一个或两个主题词也即形式此前的都属内容最好找因为它就是该公文的文种而且就在公文的标题上如国务院关于成立国务院西部地区开发领导小组的决定标题中的决定既是该公文的文种也是该公文要标注的最后一个主题词值得注意的是在批转转发发布文件时主题词中的文种是标批转转发发布文件的文种还是标被批转转发发布文件的文种呢如果只选择一个主题词来标文种可选择被批转转发发布文件的文种如国务院关于发布的通知其主题词是文秘工作公文办法标注的就是被发布文件的文种办法而不是发布文件的文种通知如果想要完整反映文件的形式也可将前后两个文种同时标注但如果是用通知转发通知为避免文种上的重叠只标一个通知即可