企业电子文档分类整理

企业电子文档分类整理一实训目的通过对某企业电子文档整理了解电子文档分类方法掌握运用Windows知识建立目录结构的方法二实训要求1掌握Windows操作的基本方法2掌握资源管理器的使用方法3掌握目录结构的建立4掌握文件的复制和移动三实训任务1素材分析2合理确定目录结构3建立目录结构和文档的操作四实训素材所有文档在flzlrar压缩包中素材内容如下表所示五实训过程文档作为一种信息资源作为企业生产技术科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作同时作为与企业同步发展的无形资产在企业管理等各方面正积极地发挥应有的重要作用规范化科学化的文档管理是企业必须做好的一项基础性工作在企业发展的同时文档工作不被削弱建立一套适应本公司业务特点体现公司规范化科学管理水平的文档体系使得文档工作的发展不置后于企业发展速度它将为公司各项综合业务研究工作的开展创造必要条件对规避和抵御各种风险起到一定的必备作用财务数据doc股本变动doc融资分红doc主业发展docXXXX电器董事局议事规则2006年pdfXXXX电器独立董事年度报告工作制度2008年pdfXXXX电器公司章程2007年pdfXXXX电器股东大会议事规则2006年pdfXXXX电器关联交易管理制度2007年pdf财务状况与经营业绩doc关于沟通与其他doc关于公司的基本情况和经营环境相关问题doc战略与发展doc品牌创建doc品牌个性doc品牌价值doc企业理念doc企业愿景doc集团概况doc19982007年企业荣誉doc实时行情doc投资者关系doc贺新春迎奥运洗碗机优惠活动docXXXX微波炉新年送健康礼doc电压力锅促销doc今年内地慈善企业XXXX位列30doc巨款赠佛山慈善会献爱心doc品牌规划doc中国男子职业高尔夫球精英赛doc2003年半年度报告pdf2004年半年度报告pdf2005年半年度报告pdf2006年半年度报告pdf2007年半年度报告pdf2003年第三季度报告pdf2003年第一季度报告pdf2004年第三季度报告pdf2004年第一季度报告pdf2003年年度报告pdf2004年年度报告pdf2005年年度报告pdf2006年年度报告pdf2007年年度报告pdf公告编号2008027关于变更公司职工监事的公告PDF公告编号2008030第六届董事局第十二次会议决议公告PDF公告编号20080312007年度分红派息实施公告PDF公告编号2008032第六届董事局第十三次会议决议公告PDF股票期权激励计划实施考核办法PDF2007年业绩说明会pdfXXXX电器2007年中期业绩说明会pdf电工电机事业本部职能部门doc精密测试工程师电机事业本部职能部门doc营销策划电机事业本部职能部门doc电机工艺工程师空调电机事业部doc机械工程师空调电机事业部doc质量管理主管空调电机事业部doc策划主管制冷冰箱事业部doc产品工艺工程师制冷冰箱事业部doc模具管理专员制冷冰箱事业部doc品质改进主管制冷冰箱事业部doc区域经理制冷冰箱事业部doc渠道协同支持制冷家电集团本部doc薪酬福利主管制冷家电集团本部doc地产发展集团doc机电装备集团doc日用家电集团doc制冷家电集团doc第一阶段准备工作任务一Windows知识了解Windows操作的基本功能掌握Windows的基本操作在资源管理或我的电脑中建立目录结构为文档分类整理做好准备工作任务二收集电子文档并分类在信息社会里企业在发展过程中形成各种各样的文档记录企业成长过程和经营状况为了方便管理需要对文档的内容或所属部门或时间等方法进行分类整理这一阶段主要是确定文档的分类方法将文档分为几个大类再在大类中分小类在Windows中建立相应的由多级子文件夹组成的目录结构第二阶段企业电子文档分类整理任务一打开资源管理器操作方法1将鼠标指针移到我的电脑上单击鼠标右键从快捷菜单中选择资源管理器如图1所示打开资源管理器图1操作方法2认识资源管理器窗口如图21菜单栏在菜单栏中完成各种操作2工具栏为了方便操作在工具栏显示一些命令按钮如后退向上等3地址栏显示打开对象的路径4左窗格显示目录结构5右窗格打开文件夹的窗口图2任务二在D盘下建立一个名为公司电子文档的文件夹用来存放公司的各类文件操作方法在资源管理器左窗格中单击本地磁盘D在右窗格的空白处单击鼠标右键从快捷菜单中选择新建文件夹在右窗格中建立了一个名为新建文件夹的文件夹再将些文件夹更名为公司电子文档任务三在公司电子文档文件夹下为公司的文档进行分类分类方法1根据文件名分类有一些文件可以通过文件名其确定共属于哪一类如一些有关公司规章制度类的文件可以为它们建立一个文件夹将它们归为一类操作方法在左窗格单击本地磁盘D的号将D盘下的子文件夹展单击其子文件夹公司电子文档在右窗格空白处单击鼠标右键从快捷菜单中选择新建文件夹在文件夹公司电子文档中建立了一个名为新建文件夹的子文件夹再将此文件夹更名为规章制度这样就为文件夹公司电子文档建立了一个名为规章制度的子文件夹并将有关方面的文档复制到此文件夹中2根据文件内容分类不能从文件名上分类的文件需要打开文件根据文件内容来分类如打开文件财务状况与经营业绩doc其主要内容是解答股东提出的有关出财务状况与经营业绩方面的问题可为这类文件建立一个股东咨询的文件夹将所有关于解答股东问题的这类文件放入此文件夹中操作方法按照上面介绍建立子文件夹的方法建立一个名为股东咨询的子文件夹并将相关文件复制到相应的文件夹中3对于已分类的文件还可根据文件所属部门日期或文件内容再分类如一些公告类文件都是信息公布类文件可以为它们建立一个信息公告类文件夹我们还发现这些公告类文件都具有日期方面的要求还可以将它们分为季度公告半年度公告年度公告和最近公告操作方法按照上面介绍建立子文件夹的方法建立一个名为信息公告的子文件夹并在信息公告下建立季度公告半年度公告年度公告和最近公告四个子文件夹并将相关文件复制到相应的文件夹中按照以上分析建立的目录结构如图3所示图3由于文档涉及面广方法多对于文档分类同学们可以根据自己的分析以更合理的方法将所有文档分类