物业公司电子邮件管理制度.docx

物业公司电子邮件管理制度第一条总则公司开通Internet电子邮件服务目的是更好地促进公司员工工作的内外交流公司员工无论对内对外均不得利用公司电子信息网络传递与本人工作无关的内容违者视情节轻重给予批评降薪降职辞退处分第二条邮件服务器管理办公室统一管理公司的电子服务器并负责电子邮件的开户使用维护和监督检查工作第三条邮件开户须知申请电子邮件开户必须首先填写电子邮件开户申请表并在保密承诺书一栏中签字经部门经理审核签字后将申请表交到办公室邮件管理人员处开户邮件管理员开户完成后填写电子邮件开户回执并通知申请人回执单上包含配置邮件客户终端软件所需信息和用户使用规则第四条电子邮件使用规程1用户应当定期检查自己的邮箱并取走邮件以保证用户的邮箱只占用合理的磁盘空间每个用户的邮箱不能大于10M对于超过10M的邮箱管理员有权删除邮箱中的两个月以前的旧邮件以保证用户邮箱在10M以下由于不遵守此项规定而造成的损失由用户自己负责2禁止向异地发送大于2M的电子邮件严禁使用FIDMAIL下载软件和使用电子邮件订阅新闻杂志论坛等技术杂志由公司统一订阅图书室集中管理申请订阅者需首先填写电子杂志订阅申请表提交图书室订阅公司驻外机构可由系统主管审批后另行处理3在公司内部收发电子邮件只能使用在公司开户的电子邮件地址不可擅自使用其他任何邮件地址4严禁转发有危害社会安全言论的邮件及一切无聊邮件5发送保密资料邮件按资料密级不同分别对待秘密级需由部门经理同意加密发送由部门对资料的安全负责机密级由部门经理签字同意将发送的资料交办公室审核存档并由办公室负责发送绝密级禁止在网上发送第五条监督检查工作公司员工使用公司电子邮件需要接受办公室的监管系统会自动将部分用户收发电子邮件的副本保存以便监督检查和备案第六条处罚1对于异地发送超过2M的大邮件使用FIDMAIL下载软件或未经批准用邮件订阅报刊新闻论坛的员工视情节处以500800元的罚款2转发有危害社会安全言论的邮件以及其他与工作无关的邮件的员工首次发现作降薪处理再次发现作降职处理三次发现作辞退处理3在公司内部使用非公司电子邮件地址罚款200元4任何使用电子邮件泄露公司商业秘密的一经发现视情节处以降薪直至辞退处理造成恶劣影响或损失严重的公司还将依法追究其法律责任第七条附则本制度的解释权属办公室如有疑问可向办公室提出咨询十四会议管理办法第一条目的为了更好地规范公司的会议管理做好上情下达和下情上报的工作实现公司信息资源在各部门之间快速有效地传递从而确保会议内容和议定的事项能够得到有效落实特制定本制度第二条适用范围本办法适用于公司及下属各管理处第三条职责1行政部负责本办法的制定和督导实施2行政部经理负责监督各社区物业管理处行政职责的履行3管理处主任和主任助理负责执行和监督所属员工的实施第四条总要求为避免会议过多及重复公司正常性的会议一律纳入例会制原则上要按例会规定的时间地点内容组织召开具体要求如下1做好会议记录由专人记录和管理公司的会议记录会议记录人员同时负责督办和催办会议议定事项并将督办和催办情况报告会议主持人职能部门专题会议也要指定人员做好会议记录用以备忘2讲究会议质量会议主持人在每次会议召开前应该和参会人员进行沟通做到心中有数对议而不决的事项尽量提出解决的方法会议事项力求用数据说话精干高效会议内容避免空洞无物或泛泛而论3会议讲究实效会议议定的事项工作任务提出的办法措施与会负责人要层层进行传达贯彻务必使执行人明确是什么为什么怎么做对经常性工作要用制度的形式确定下来力求使每次会议都有具体的成果4会议纪律要严格与会人员应该有机地安排工作认真准备准时参会与会人员一般不得缺席或由他人代替确实因为个人紧急事务需要请假的必须向会议主持人请假同时指定专人代为履行职责第五条例会的类别1管理干部会议由物业公司总副总经理召开两周一次各部门助理以上人员参加内容是分析公司上一周各部门工作计划执行情况评价各方面工作提出改进措施布置下一周工作及任务2部门工作会议每周召开一次各部门自定时间报行政部备案由部门主管主持部门全体人员参加内容是对员工进行常规性指导教育总结上一周工作情况研究分析工作中出现的问题布置和安排下一周工作3安全工作会议各管理处主任组织召开每季度一次安保物业工程等相关管理人员参加内容是就安全保卫消防工作等进行检查和分析强化安全意识第六条会议管理要求1凡已列入计划的会议例会如需改期应提前通知与会人员2各部门召开的其他会议应错开公司会议时间使与会人员不发生时间上的冲突3参加会议人员要严格遵守会议时间同时做好有关的准备工作拟好提案发言要点工作计划草案等尽量缩短会议时间第七条会议注意事项1发言者要在开头就议题的要点作简洁说明2发言内容不可偏离议题不可长篇大论3主持人应引导发言者在预定时间内作出结论并把结论交给相关人员表决确认同时把决议付诸实施的程序梳理出来并加以确认