公文管理办法

公司系统各单位： 　　为进一步做好国家电力公司本部及系统各单位的公文处理工作，现将修订后的《国家电力公司公文处理办法》印发给你们，请依照执行。 国家电力公司总经理工作部二000年六月六日 国家电力公司公文处理办法 　　第一章　总则 　　第一条　为使国家电力公司的公文处理工作进一步规范化、制度化、科学化，并逐步与国际惯例接轨，参照《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》（GB／T9704－1999），结合公司的实际情况，特制定本办法。 　　第二条　公司公文是管理过程中所形成的具有法定效力的规范体式的公务 HYPERLINK "http://www.chinalawedu.com/web/17800/" \t "_blank" 文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布规章和措施，请示和答复问题，安排生产经营活动，布置和商洽工作，报告情况、交流经验的重要工具。 　　第三条　办理公文，应实事求是、认真负责，克服形式主义和文牍主义，提高公文处理工作的效率和质量，行文要少而精、注重效用。 　　第四条　公司总经理工作部及所属单位的相应部门是公文处理管理机构，主管本单位负责指导所属单位的公文处理工作。各单位应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作。文秘人员应忠于职守，转变作风，更新观念，勤奋好学，并具备有关专业知识。 　　第五条　公文处理必须做到准确、及时、安全。公文由文秘部门统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。推广采用办公自动化系统处理公文。 　　第六条　公文处理工作应贯彻党政分开和政企分开的原则。在公文处理工作中，必须严格执行国家保密 HYPERLINK "http://www.chinalawedu.com/fagui2006/index.shtm" \t "_blank" 法律、 HYPERLINK "http://www.chinalawedu.com/fagui2006/index.shtm" \t "_blank" 法规和有关规定，确保国家秘密安全。机密文电要有专人保管和处理，按规定范围传阅、使用。 　　第二章　公文种类 　　第七条　公司常用的公文种类主要有： 　　（一）决定 　　适用于对重要事项或重大行动作出安排。 　　（二）规定、办法 　　“规定”适用于对某项工作或活动作出安排，提出具体管理措施。 　　“办法”适用于对某项工作或活动制定具体作法和要求。 　　（三）通知 　　适用于发布规章；批转所属单位的公文，转发上级和不相隶属单位的公文；要求办理和需要有关单位周知或共同执行的事项，任免和聘用干部。 　　（四）通报 　　适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。 　　（五）报告 　　适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级单位的询问。 　　（六）请示 　　适用于向上级单位请求指示、批准。 　　（七）批复 　　适用于答复所属单位请示事项。 　　（八）函 　　适用于不相隶属单位之间、投资或合作伙伴之间相互商洽工作、询问和答复问题，向其他业务主管部门请求批准等。办理例行公事与应急公务等，用“便函”。 　　（九）会议纪要 　　适用于记载和传达会议情况和议定事项。 　　（十）意见 　　适用于对某项工作提出改进措施和建设性意见；答复对方征求对某项工作的意见。 　　第三章　公文格式 　　第八条　公文一般由发文单位、秘密等级、紧急程序、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、主题词、抄送单位等部分组成。 　　（一）发文单位应写单位全称或规范化简称；联合行文，主办单位应当排列在前。 　　（二）有保密要求的公文，应根据保密程度，在公文首页右上角标明“绝密”、“机密”、“秘密”。 　　（三）紧急公文，应根据紧急程度，在公文首页右上角标明“特急”、“急件”，紧急电报应当分别标明“特急”、“加急”“平急”。 　　（四）发文字号一般包括：代字、年号、序号；联合行文只标明主办单位发文字号。公司部门的发文代字不得与公司发文代字相混同（公司发文代字详见附录）。 　　公文的发文字号一般标注在发文单位之下，横线上方居中；函件的发文字号标注在横线下方右侧。 　　（五）上报的公文，应在横线上方左侧标注字号，右侧注明签发人，如有会签单位，应注明会签人姓名。 　　（六）公文标题应准确、简要地概括公文的主要内容，并准确标明公文种类，标题中一般不用标点符号。 　　转发文件的标题，除转发的文种为“通知”时省略外，其它文种可保留一级。如“转发××批复的通知”；转发的文种是通知时，为“转发××的通知”。 　　（七）公文如有附件，应在正文之后，成文日期之前注明附件的顺序和名称。 　　（八）公文除会议纪要（以会议纪要名称为文头的）外，一律加盖印章。联合发文，联合单位都应当加盖印章。联合发文的盖章顺序，应与文头单位排列顺序相同。 　　（九）成文日期，以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发单位领导人的签发日期为准。电报以发出日期为准。会议通过的文件，以通过日期为准，并在标准之下、正文之前注明会议名称和通过日期。 　　（十）文件应当标注主题词；上报的文件，应按照上级单位的要求标注主题词；下发的文件，应标注主题词表中规定的词，一般不超过五个词汇。 　　第九条　文字从左至右横写、横排；用纸应按国际标准为A4型，左侧装订。 　　标题用2号小标宋体字，正文用3号仿宋体字。 　　第四章　行文规则 　　第十条　行文关系，应根据各自的隶属关系和职权范围确定： 　　（一）公司在职权范围内，可以对所属单位行文；可以同各部委，各省、自治区、直辖市人民政府互相行文，可以根据业务需要同合作伙伴互相行文。 　　（二）公司各部门，就具体业务工作，可对公司所属单位行文。 　　（三）各专业会议通知、会议纪要、转发文件、经验介绍等，应以部门名义行文；公司领导讲话，应发《内部情况通报》；总经理会议及办公会议应发专题纪要。 　　第十一条　一般不得越级行文。因特殊情况必须越级行文时，应抄送越过的单位。向下级单位的重要行文，应同时抄送直接上级单位。 　　第十二条　公司内部门之间对有关问题未经协商一致，不得行文。 　　第十三条　同级单位、合作伙伴可以联合行文。公司和分公司不得联合行文。 　　第十四条　请示的公文应一文一事；一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级单位；对可行性研究报告、初步设计审核意见等业务性较强的公文，在报请上级或业务主管部门审批的同时，可抄送有关单位。 　　第十五条　报告中不得夹带请示事项。除领导直接交办的事项外，请示不得直接送领导者个人。 　　第十六条　公司内部规章制度，以“国电内规”字号印发，由法律事务部审核编号。公司内部门之间一般不行文。 　　第五章　公文办理 　　第十七条　收文处理 　　收文一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。 　　（一）分办 　　1、公司收文、凡需办理的，由总经理工作部文秘部门提出拟办意见，重要的经总经理工作部领导审核，其中党中央、国务院的文件及领导批示送总经理阅批；国务院办公厅、各综合部门、各省政府及各所属单位的重要文件，按分工送总经理或副总经理阅批；各所属单位及其他部门的一般业务文件，按分工送各部门阅办。 　　涉及几个部门共同办理的文件，分文时应确定主办部门，由主办部门商有关部门会办。 　　2、对不属于本单位职权范围或者不适宜由本部门办理的，应迅速退回交办的文秘部门并说明理由。 　　3、各部门收到重要的或领导批示的文电，都要先经部门领导阅批，再交承办人办理或传阅。凡涉及其他部门或地方的问题，主办部门应当主动与有关部门或地方协商办理。 　　4、文件除绝密和有特殊要求的传阅后收回，其他均由各单位保管；凡需要办理的，由主办部门办后归档。 　　5、凡属公司领导和各部门传阅的文件，由总经理工作部文秘部门组织传阅，有关部门均不得积压，也不得横传。 　　（二）催办 　　1、对重要的和有时限要求的文电，文秘部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。 　　2、除文秘部门负责催办外，承办单位的领导、秘书都要及时催办，并将办理情况向有关方面反馈。 　　第十八条　发文处理 　　发文一般包括拟稿、会签、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。 　　（一）拟稿 　　发公司文或部门文，用“发文稿纸”通过办公自动化系统拟稿。拟稿人应按发文稿纸上的栏目要求填写清楚，并签署日期。草拟公文应做到： 　　1、要符合国家的法律、法规和方针、政策、符合电力工业的实际情况，符合公司的有关规定。 　　2、情况确实，观点明确，条理清楚，文字精炼，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。 　　3、人名、地名、数字、引文准确。日期应写具体的年月日。引用公文应先引标题，后引发文字号，并加括号。使用简称时，一般先用全称，并注明简称。使用英文字母缩写时，应先用中文全称，并注明英文缩写。 　　4、结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（二）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。 　　5、必须使用国家法定计量单位。 　　6、公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语等必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。 　　（二）会签