公文管理办法.doc

XXX公司 公文管理办法 目的 规范机关公文处理工作，优化公文质量，提高工作效率。 适用范围 公司及所属各单位、部门。 编制依据 《机关公文处理办法》(2014)，上级公司 释义 机关公文，指机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和公务活动的重要工具。 公文处理，指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公司机关公文处理主要指对公司机关各级行文和外部来文的处理。 发文管理，指以机关名义制发公文的过程。公司机关发文分行政、党务、工会、团委四种；依照印制格式分为“文件”“函”两种形式。 收文办理，指收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。 职责分工 公司党政办公室 负责公司发文的核稿、校稿、编号、印制、用印及分发； 负责公司收文的编号、流转、归档工作； 指导公司各单位、部门的公文处理工作。 其他单位、部门 负责本单位、部门的公文处理工作； 配合党政办公室的公文处理工作。 基本原则 公文处理应坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。 公文处理须严格执行国家和公司保密法律、法规和其他有关规定，确保国家和公司秘密的安全。 公文种类、格式及相关要求 公司机关常用公文种类 决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级机关不适当的决定事项； 通知：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需有关单位周知或执行的事项，任免人员等； 通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况； 报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问； 请示：适用于向上级机关请求指示、批准； 函：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项； 会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。 行文规则 行文应确有必要，注重效用，符合相关法律及政策规定，符合保密要求； 公文的文种应依据行文目的、行文机关的职权和与主送机关的行文关系确定，正确选择行文级别，一般不得越级行文； “请示”应一文一事；一般只写一个主送机关，需同时送其他机关的，应用抄送形式，但不得抄送其下级单位； “报告”不得夹带请示事项； 除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以公司名义向领导个人行文。向公司双重领导的上级机关行文，应写明主送机关和抄送机关；向受公司双重领导的下级单位行文，必要时应抄送该单位的另一上级机关。 部分文种的使用要求 “会议纪要”应纳入机关公文管理程序：公司级的会议纪要、固定印制文 头并发送各单位、部门的专题会议纪要，依照公司会议纪要管理的相关规定执行，以公司发文方式管理，即：填写“发文稿纸”并依照要求签发；由党政办公室统一负责登记编号、送交打印及分发。公司各单位、部门形成的一般性会议纪要由本单位、部门负责管理，确有重要事项需公司其它单位、部门遵照执行的，可行文转发； “通知”类发文的行文要求 会议类通知：公司召开的专业性会议，由牵头部门起草通知公告，一般应在发通知时确定相关通知事项，以减少补充通知次数。若补充通知的内容只是有关会议地点、接站等一般事项，则不再以文件形式发；召开公司级会议、党委会议的会议通知由公司党政办公室起草、通知。 下发会议纪要类通知：由各单位、部门组织的会议，其会议纪要由 该单位、部门起草，提交党政办公室行文。公司领导讲话稿，则以公司（或党委）文件下发； 转发外部文件类通知：需在全公司内执行的、重要的外部来文，或 公司领导提出贯彻指示的，可以公司级文件转发。 联合发文的行文要求 公司为主办单位的联合行文，依照公司级发文流程和相关要求办理。并 由拟文部门负责送各联合行文单位签发。使用公司文号，由联合行文单位依次用印；发文底稿由公司归档保存，联合行文单位保留文稿复印件； 公司为非主办单位的联合行文，由公司领导在主办单位拟文稿上签发， 不使用公司发文号，依照规定用印，公司保留签发文稿的复印件，并留存必要的正文。 行文格式及要求 密级 涉密公文密级分为国家秘密、企业秘密。国家秘密等级从低到高分为：秘密、机密、绝密；企业秘密等级从低到高分为：A、AA、AAA； 绝密、机密级公文应标明份数序号； 标明保密期限的，依照标注的保密期限管理；凡未标明保密期限的，依照有关保密规定认定的年限管理，即“绝密”级事项30年、“机密”级事项20年、“秘密”级事项10年。有保密期限的标识方式为“密级★年限”； 涉及企业秘密的公文，密级标注方式为：制文单位或部门+密级+保密期限；不标明保密期限的按5年保密期限认定； 凡涉及国家秘密的公文一律不上网，其电子信息数据独立安全保管；凡涉及企业秘密的电子公文信息，保密期限内不得公开发布。 发文字号 发文字号包括公司代字、年份、序号； 公司发文字号由党政办公室统一确定，文件的编号由其统一管理； 公司行文的机构代字由公司党政办公室审核确定； 公司党委文件：海油峪化党、海油峪化党函； 公司文件：海油峪化+代字； 公司函：海油峪化函。 公司行文签发人 对外发文和公司内的重要文件由公司总经理签发； 公司内的一般性各类文件，由其业务的分管领导签发； 公司党委发文由公司党委书记签发。 标题 公文标题一般由发文机关、内容、文种三要素构成； 公司行文应使用统一的红头纸，标题中一般可不再标明发文部门；公司向上级机关报送的重要行文，应标注公司名称； 公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 主、抄送机关 主送机关指公文的主要受理机关，抄送机关指除主送机关外需执行或知悉的其他单位、部门。 附件 公文若有附件，应在正文下一行规定的位置注明附件顺序和名称。附件名称后不加标点符号，单个附件不加顺序号； 公文中标注的附件名称和顺序应与附件相一致； 附件左上角应标识公文的发文字号并在其后标识附件顺序号。 成文日期 成文日期为签发日期； 成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位。 用印 印章是公文生效的标志； 单一机关制发的公文在落款处不署发机关名称，只标识成文日期。印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上； 两个单位联合行文时，成文日期依照规定要求居中，主办单位印章在前，两个印章均压成文日期，互不相交或相切，相距不超过3mm； 多个单位联合行文时，应在落款处标注发文单位名称，印章加盖在单位名称上。联合向上行文可只加盖主办单位印章。 公文用纸、笔、印制规格及装订要求 草拟及印制公文一律采用A4型纸。各种公文制发用纸由党政办公室统一印制。草拟公文应填写发文稿纸。 拟稿可采用手写和计算机打印方式。手写稿和打印稿的文字均不得超出公文用纸版心。公文页边与版心尺寸如下： 公文用纸天头（上白边）为：37 mm±1 mm； 公文用纸订口（左白边）为：28 mm±1 mm； 版心尺寸为：156×225 mm（不含页码）。 书写文字应使用黑色字迹的签字笔、钢笔和毛笔，一律不得使用铅笔、圆珠笔和红色字迹的笔。 《党政机关公文格式》（中华人民共和国国家标准，GB/T9704-2012）。 公文双面印刷，左侧平订装订。 发文办理程序 拟文 行文应正确选择行文类别和文种，且应尽早拟文，留有制文时间，并留有充分的执行时限。 行文观点明确，表述准确，条理清楚，字词规范，标点符号正确，篇辐力求简短。 行文的文字书写格式清晰准确；用笔、用纸规范。 人名、地名、数字、引文准确。引用公文应先引标题，后引发文字号。引用外文应注明中文含义。日期应写明具体的年、月、日。 结构层次序数，第一层为“一、”第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。 文内使用非规范化简称，应先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应在第一次出现时注明准确的中文译名。 公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语名中作为词素的数字须使用汉字外，应使用阿拉伯数字。 填写发文稿纸时，应填全相关栏目，并在“主题词”栏上方的书写空白行内填写与文稿内容衔接的文字。 行文稿相关的文件材料和发文附件应完整。 部门审核 草拟文稿完成后，由拟稿单位、部门负责人审核，并在发文稿纸的“单位、部门审核”栏内签字，文字版本的需标注签字日期。 会签 拟文稿内容若有涉及其他部门职权范围内的事项，送分管领导会签，分管领导有不同意见应附文字说明，公司党政办公室应出面协调，仍不能取得一致时交总经理裁定。 核稿 公司各级行文在送签发之前，应对文件的观点、文字、内容、体式作全面的审核。 公司级的行文由党政办公室核稿，拟文单位、部门将文稿送交党政办公室，由党政办公室负责依据文稿内容分送核稿人。 核稿主要从以下七个方面审核 是否需要制发文件； 是否符合各种法规要求； 是否体现党和国家及公司的各项方针、政策和上级的要求，有无矛盾之 处； 措施是否妥当，办法是否行之有效； 结论是否正确，论理是否符合逻辑； 结构是否合理，文字是否符合语法和公文的特点； 文件的体式是否合体。 签发 拟文文稿经过核准签发即成定稿。 公司行文需经签发后，方可正式编号制发。 凡已经签发的文稿，未经签发人同意，其内容一律不得修改。 公司各种行文应由确定的签发人签发。若签发人外出时，可由其授权人签发。 签发人在“签发”栏内签字，并注明签发日期。 编号及文字处理 公司机关各种行文由党政办公室统一编号、统一归档管理。 签发后的定稿方可编号。编号时应审核文稿，对不符合行文程序、公文格式要求以及所附文件材料不齐全的文稿，应要求拟文单位、部门修正后方可编号。 校对、复核 拟稿人在接到校对通知后应及时校对；拟稿人外出，应委托本单位、部门其他人员代为校对。若因不及时校对影响文件制发，其后果由拟稿单位负责。 校对须依照已签发完成的定稿校对，不得随意修改定稿。 校对完成后在发文文稿的“校对”栏内签写校对人姓名，并对校对的文件负责。 党政办公室负责对校对完成的文件清样进行复核。党政办公室只对公文的正文部分复核把关，公文附件的质量由拟文单位、部门负责审核把关。 用印、封发及发文信息发布 公司发文用印范围：发纸质版本的公文一律加盖印章；内联网上对内发布的公文可不用印；存档正文应用印。 公司内的各种发文，采用网络传输与纸质发送两种方式；网络发布范围依照已确定的发布范围发布；除需在内联网公开的文件信息外，其他文件信息均采用点对点传输，只发送接收单位、部门确定的接收网点。 公司各种发文的发布范围由拟文部门确定，并在发文稿纸上标注。凡未标注发布范围的，依照主、抄送单位发布。 所有文件网络发布均发送签发领导、党政办公室、拟稿部门。 密级文件不得在网上发布；纸质密级文件的发送应依照