水利工程档案管理.doc

对水利工程监理现场档案加强管理使其规范化科学化对保证监理工作全过程签证资料的完整性有着重要意义对日后工作监理过程的了解也非常重要同时在工程进展过程中给总监理工程师的工作带来便利水利监理现场档案管理体系的建立档案管理人员体系的建立监理机构组建的同时应设定专人负责档案材料的管理并应由总监或副总监主管文书档案工作形成专人负责领导主管审核的档案管理体系收文发文记录薄的建立工程文件的收发应有清晰的记录应建立收发文记录薄记录薄的内容应包括序号文件编号文件名称收文发文时间来文收文单位收文人签字备注在收文薄中应加入签转单位签转日期两项以便对各方文件在监理部由监理组长或总监审查后的签转归档文件的分类对水利工程监理所需归档文件的类型应进行分类文件的总体类型可分为合同文本文件业主指示文件施工文件设计文件监理文件和其他文件大部分这大部分可详细分类如下合同文件包括监理合同施工合同采购合同等合同文件设计文件包括设计图纸施工图纸设计变更通知设计答疑等设计文件上级来文包括监理公司对监理机构的指示文件质量监督部门的文件及水利部厅等机关下发的文件业主文件包括业主通知函件等文件合同支付认证文件包括单价认证工程量认证月统计表工程款支付证书预付款支付证书等与资金和工程量相关的认证文件监理纲领文件包括监理规划规程细则监理部内部管理文件包括监理部工作指示文件监理人员的考勤人员岗位证书监理规章制度等文件监理工作报告包括监理月报工作总结报告监理函件包括提交业主单位的建议函件提交设计单位的商议函等监理对外函件监理指示性文件包括监理通知监理指示施工违规警告返工令单位工程开工许可证分部工程开工许可证工程暂停施工指令单工程复工指令单监理会议纪要包括设计交底会施工动员会各方协调会工程验收会等由监理主持的会议纪要施工单位报告包括各种承包商报告函件等施工组织设计及技术方案包括施工方的各方的个阶段各施工部位开工前的施工组织设计及特殊施工技术方案的报审施工检验和测量核算资料包括施工方自检材料原材料检验中间产品的检验各项检测指示的检验资料等各施工部位从基面到完工过程中的测量资料施工单位材料与机械设备申报表包括原材料检验构配件的质量证明文件机械设备情况施工单位质量保证体系资料包括施工资质组织机构项目经理证书试验室等级证书质检人员及主要技术工人等级证书等质量评定资料包括单位工程质量评定分部工程质量评定单元工程质量评定资料工程信息文件包括工程用表总监巡视记录监理备忘录等工程声像文件包括工程照片录像资料不同水利工程监理现场档案管理有了健全的档案管理体系和归档分类对档案管理起了良好的作用档案的管理形式也视工程不同而定在中小型水利工程中监理现场档案管理可简单化不需分级的管理直接由总监领导而在工程较大标段多施工复杂的工程中监理现场档案管理应根据监理机构的分级管理而随之进行分级化的管理中小型水利工程的监理现场档案管理中小型水利工程的监理现场档案管理也可视为单一性的档案管理即监理部专人负责对档案进行管理在档案体系建立后档案人员应首先对参建各方的档案管理人员熟悉了解档案文件的流通途径保证文件及时有效地在工程中发挥作用档案员在管理文件时应对收发文件进行初审若发现问题不能对其进行归档应及时联系相关部门对文件的错误进行纠正保证归档材料的规范性文件审查的重点为施工方的文件如报来的报表内容填写是否齐全工程部位工程编号是否已填写施工方的质检人员和负责人是否签字是否有公章等此类均为工程细节问题要求档案管理人员细心审阅避免表格的不规范性对各方报来之文件不能立即存档应报其文件内容相关的监理负责人审阅做出及时的批复处理意见再进行文件的归案丹东市铁甲水库除险加固工程为大型水库的除险加固工程其工程量不大划分为三个单位工程个单元工程工程属于中小型水利工程的监理现场档案管理此工程监理现场档案管理所所遇到的问题开工初期的档案的管理较乱其主要原因为档案体系建立的较晚监理进场后没有充足的准备时间施工单位已开始了施工档案的管理体系是在进行中逐步建立起来的所以造成前期工作量大且档案不清晰的现象因此无论大中小型工程的监理现场档案管理体系建立必须及时在开工前建立起来保证开工后工作顺利档案文件清晰施工单位报表问题较多施工方为地方队伍无软件材料的整理经验并只重视施工方面忽略了软件材料的规范性此类问题为中小型水利工程监理中常遇的共性问题对此队伍监理部对其惊醒了资料的填写报送程序的培训使其熟悉监理过程中的档案管理程序大型水利工程监理现场档案管理对于大型水利工程由于工程内容复杂分了多个标段工程地点不集中监理部采用分级管理下设监理组其监理档案的管理亦应分级化管理即分为监理部档案管理和监理组的档案管理监理组的档案管理可减轻监理部档案管理的工作量同时也方便各监理组组长查阅本组的档案资料监理组存档材料除监理部指令的文件资料之外主要为本组及本表段工程相关的工程资料主要提供备查资料为初步设计和招投标文件监理日记大事记工程材料构配件设备的质量证明文件监理检验资料和测量核算资料承包商现场测量资料单元工程质量评定资料工程计量单承包商质量保证体系备查资料工程主要控制性指标上述项资料可只由监理组进行分类归档监理部不再存档未提及的资料监理组亦应正常存档分级管理指监理部应设专门的档案管理人员监理组技工程需要设专兼职的档案管理人员组与部之间同样履行收发文手续执行备忘文件的收发程序同时在监理组形成的监理文件必须报监理部存档以便总监了解各标段的工程进展与监理工程情况大凌河朝阳城区段防洪人工湖工程长宽分了个标段分成个监理组因为工程涉及堤防穿堤建筑物橡胶坝湖区防渗个单位工程工程面广量大工期短平均月支付万元左右所以采用了由部到组的分级监理档案管理模式在此工程中监理部档案管理还采用了日整理月进档的管理形式即每天的材料首先经总监审阅每晚对本日审阅完的材料进行整理分类与归档相同以资料夹方式存放月初对上月日的整理材料进行归档处理进入档案室的资料柜中采用这种日整理月进档的管理方法方便总监对本月整个施工进展情况的了解随时对本月和本日内发生情况及时的了解及时处理同时也避免了经常抽取档案中材料而产生的材料丢失现象分级档案管理存在的问题整个监理部参与档案管理的人员增加将产生档案管理方法不一致监理部与监理组转接材料不及时或有漏转并不容易发现解决此问题应对各监理组与监理部档案管理人员统一管理增强档案管理人员的责任心从而保证档案管理的完整性和规范性通用管理档案材料的归档分类要界线清晰不能含糊不清避免文件在归档时有左右为难的问题发生每个档案管理类别应在首页目录并在归档目录中填写清楚文件编号责任者文件名称日期页码备注文件的主要内容应简述清楚严格履行借阅手续建立借阅签名薄借阅归档材料必须签字借阅并在限定日期内归还并保证文件的清洁完整监理部的负责人不定期的对档案管理进行审查保证管理程序的正确性和规范性监理档案的移交监理机构应按业主的要求和工程承建合同文件规定在委托监理的合同工程项目完成或监理服务期满后对应由监理机构归档的工程档案逐项清点坚定整编登记造册并向业主移交结语水利监理现场档案的管理工作是现场监理工作的一项重要组成部分档案内容详细的记录了整个监理工作的全过程监理工作应硬件与软件一起抓并且两方面应视为同等重要