印章管理制度

印章管理制度 第一条 总则 公司印章是企业合法存在的标志，是企业权力的象征。为了保证公司印章的合法性、可靠性和严肃性，有效地维护公司利益，杜绝违法违规行为的发生，加强公司各类、各种公章的管理，便于公章的刻制、使用、销毁等各环节的工作，减少和避免因公章疏于管理给公司造成的损失，特制定本管理制度。 第二条 公司印章的刻制 申请时间： 申请部门： 印章详称： 负责人签字： 申请理由： 行政部意见： 行政部经理签字： 年 月 日 董事长意见 董事长签字： 年 月 日 一、公司印章的刻制均须报公司董事长审批。（《印章刻制申请表》） 印章刻制申请表 二、法定代表人个人名章、行政章、财务章、合同章，由行政部开具公司介绍信统一到指定的公安机关办理雕刻手续，印章的形体、规格按国家有关规定执行，并经保定市公安局备案。 三、公司各部门的专用章（合同章、技术专业章等），由各部门根据工作需要自行决定其形体、规格。 四、未经公司董事长批准，任何单位和个人不得擅自刻制本部门的印章。违者视情节按照公司《问责制》处理，并承担因此产生的一切后果。 第三条 公司印章的启用 一、新印章要做好戳记，并统一在行政部留样保存，以便备查。（《印章保管登记表》） 印章领用保管登记表 领用部门： 领用日期： 领用人签字： 印章戳记: 印章适用 范围： 部门负责人 意见： 部门负责人签字： 年 月 日 二、新印章启用前应由行政部下发启用通知，并注明启用日期、发放部门和使用范围。 第四条 公司印章的使用范围 公司的印章主要包括公司行政章、专项业务章（合同章、财务章、人事章、技术专业章）、董事长（法定代表人）专用个人名章。公司所有印章必须按规定范围使用，不得超出范围使用。 一、公司行政章的使用范围主要为： 1、公司对外销售的商品房屋购销协议及合同类文件； 2、公司对外签发的文件； 3、公司与相关单位联合签发的文件； 4、由公司出具的证明及有关材料； 5、公司对外提供的财务报告； 6、公司章程、制度等正式公文； 7、员工调动、员工的任免聘用等相关文书； 8、协议（合同）资金担保承诺书； 9、以及其他必须加盖行政章的文书与文件。 二、公司合同专用章的使用范围主要为： 对外投资、合资、合作协议、各类经济合同等。 三、公司董事长、法定代表人个人名章，主要用于需加盖私章的合同、财务及报表等各类文件。 四、财务专用章，主要用于货币结算等相关业务。 五、工程部专用章主要用于图纸变更，工程做法等，并可与外单位沟通时使用。 第五条 公司印章的管理职责 一、公司董事长：负责行政章和合同专用章的使用审批工作。 二、行政部经理：负责授权范围内的印章使用审批工作。 三、各部门负责人：负责各职能部门专用章的审批工作。 四、行政专人：负责印章的保管、设立印章使用登记台帐、印章使用的审核等工作。 第六条 公司印章的管理 一、公司行政章、合同专用章由行政部安排专人负责管理。 二、专项业务章（财务章、技术章等）由各部门指定专人负责管理。 三、法定代表人个人名章，由公司指定财务部专人负责管理。 四、各部门须将印章管理员名单报行政部备案。 五、印章管理员必须切实负责，不得将印章随意放置或转交他人。如因事离开岗位需移交他人的，可由部门负责人指定专人代替，但必须办理移交手续，并填写印章移交登记表。（《印章移交登记表》） 印章移交登记表 移交印章名称： 印章戳记： 移交人签字： 移交时间: 接收人签字： 接受时间： 部门经理意见： 部门经理签字： 年 月 日 六、为保证资金的绝对安全，财务专用章、法定代表人个人名章等银行预留印章由两人以上分开保管、监督使用，做到一人无法签发支票、汇票，一人无法提出现金。 第七条 公司印章的使用 一、印章的使用必须严格遵循印章使用审批程序，按照印章的使用范围，经审批后方可用章。 行政章使用申请表 年 月 日 申请部门: 经办人: 报送单位: 部门领导审核： 印章类型: 用印数量： 用印事由： 领导审批： 行政章的使用：必须由使用部门负责人向董事长书面申请，批准后，使用部门负责人持书面审批到行政部加盖行政章。遇特殊情况，可以微信或者短信形式请示作为依据。后要求使用部门负责人必须在7日（含节假日）内完成申请手续的补办工作。 合同的签立、审批、管理规定与合同章的使用： 注：销售类合同、协议除外。 合同签订要求： 1）订立合同前经办人员及所在部门应严格审查合同对方的相关情况，审查是否有营业执照、有无法定代表人资格、拟签合同标的是否符合当事人经营范围、是否具备相应的资质和许可证、履约能力、经营方式和信用等。 2）经办人员应当收集其经年检的营业执照（检查其核载内容与实际相符）组织机构代码、税务登记证、法定代表人身份证及其他资质证书等复印件备查；如是代理人签订，应由其单位开具授权委托书（如是个人应收集身份证复印件）。 3）经办人员在做好市场调查、资信调查的基础上，做好三至五家的询价记录，与对方就合同标的（货物、劳务、工程项目等）、数量和质量、价款和酬金、履行期限、地点、方式、违约责任、解决争议的方法等主要条款充分协商。 4）对标的金额巨大的合同应组织专业技术、财务等相关人员组成谈判组与合同相对人谈判。 5）合同经办部门应该在充分了解和审查上述1）—4）点内容的基础上，与合同对方进行谈判、磋商，拟定起草合同条款。 6）拟定的合同原件须一式四份，甲乙双方各执二份。 合同应包含的内容： 1）合同各方的法定名称、地址、电话、法定代表人（负责人）或代理人姓名职务等。 2）签约的目的和依据。 3）标的。动产应表明名称、型号、规格、品种等级，不易确定无形财产、劳务、工作成果等描述要准确明确。不动产应注明名称和坐落地点，货币应注明币种。 4）数量和质量。包括检测标准和方式，数量要准确，计算单位、计量方法和计量工具符合国家规定。如有多种标的的，应约定与合同标的相适用的标准，并写明检测的方法，责任期限和条件，质量异议期限等。 5）价款和酬金。包括付款方式，合同中应明确规定价款或报酬数额，计算标准，结算方式和程序。 6）履约期限、地点和形式，履约期限、地点和形式要具体明确，交付标的的方式、劳务提供方式和结算方式应具体。 7）争议解决方式。约定通过诉讼解决的，应写明约定的有管辖权法院的名称，通常应约定由我方所在地法院管辖。约定由仲裁机构裁决的，应写明具体的仲裁机构名称和具体请求仲裁的事项。 8）违约责任。合同应明确规定违约责任或赔偿金的计算方法。 9）合同变更和解决条件。 10）生效日期。 3、合同审核、会签流程： 1）合同签订前，合同经办部门应当使用不退色的墨水笔填妥公司制定的《合同会签审批单》后，经办部门将拟定的合同文本先报财务部、后报法务部协作进行评审。 2）财务部收到合同文本后应对以下内容进行评审： (1)审核合同所需资金及资金安排的可能性； (2)合同中有关价款、酬金条款； (3)支付方式和结算条款的合理性以及对公司的影响； 3）法务部收到合同文本后应对以下内容进行评审： (1)合同缔约方主体、企业资质的时效性和合法性。 (2)合同标的的合法性。 (3)合同条款的合法性、完整性以及存在的法律漏洞。 (4)与合同有关的其他法律问题。 4）合同经办部门须汇总财务部、法务部意见，修订合同文本后，经财务部、法务部负责人复核无误后，要求经办部门负责人、财务部负责人、法务部负责人依顺序在《合同会签审批单》上签字确认。 5）经办部门凭此《合同会签审批单》和修订后的合同文本报请董事长最终审核批示。 4、合同章的使用：经办部门凭相关部门负责人会签完毕且董事长签字批准后的《合同会签审批单》，到行政部加盖合同章。遇特殊情况，可以微信或者短信形式请示作为依据。后要求使用部门负责人必须在7日（含节假日）内完成申请手续的补办工作。 5、加盖合同章后，合同生效。 （《合同签订审批单》） 合同签订审批单 经办人填写 合同名称 合同编号 甲方 代理人 乙方 代理人 合同金额 合同期限 合同付款方式 对方资信资料（附复印件） □营业执照 □组织机构代码 □税务登记证 □法定代表人身份证复印件 □授权委托书 □其他 合同重点内容概要备注说明 经办人签字： 本部门审核意见； 年 月 日 财务部审核意见： 年 月 日 法务人员审核意见： 年 月 日 董事长审核意见： 年 月 日 合同章管理员盖章签字：