基层水文部门办公室管理工作中常见的问题及对策.docx

基层水文部门办公室管理工作中常见的问题及对策本文对基层水文部门办公室常见问题进行分析并提出实现办公室管理制度化程序化信息化建立合理的办公室人员结构明确职责加强文字功底注重文档管理人员的培训抓好综合协调确保内部管理有序规范条对策关键词基层水文办公室管理问题对策水文工作是关系国民经济和社会发展的基础性公益事业是水利基础产业一项重要的基础和前期工作是一项专业技术较强的工作领域而办公室作为基层水文单位的基础和综合部门承担着大量的管理和服务工作呈现着管理分散缺乏系统和科学性上对多个部门工作人员专业性不强等问题本文重点对办公室管理工作中的常见问题及对策进行分析一基层水文部门办公室管理工作中常见问题一管理人员缺乏现代化的管理理论和方法基层水文办公室综合管理往往凭经验或者是延续前辈的管理经验进行前辈的管理经验是要借鉴但未免带有主观性很难适应新形势对水文管理工作提出的更高要求基层水文办公室工作往往处于被动状态突出表现在工作四靠即靠会议靠文件靠上级下达任务靠行政命令指导工作和处理问题工作的计划性和针对性不强忙乱现象十分突出究其原因主要是缺乏一套健全的管理制度难以形成办公室工作人员共同遵守的办事规程和行为准则缺乏一套行之有效的办公室工作评估制度和激励机制缺乏自我评价的标准和方法等等以上原因导致工作处于无序状态整体工作水平提升缓慢现代化的管理理念和管理方法相对缺乏很多知识和理论不能及时更新缺乏创新意识和创新能力导致工作整体成绩不明显办公室传统的工作方法和模式显然已经难以适应新形势下信息化社会发展的现实需要实现基层水文办公室办公手段的自动化信息化网络化成为提高管理水平和工作效率的迫切要求二一个部门应对上级机关多个部门市级的水文机构综合管理部门只有办公室但这一个机构要对接省一级的水文部门如办公室财务室监察室组织人事科党办等数个部门再加上江苏地方水文部门的党组织团组织等群团组织关系在地方办公室还要对接市级有些部门承担大量的党务工作和对外联系工作工作量大任务重是基层水文办公室面临的普遍问题特别是高峰期上级部门的任务接踵而至使得下级部门应接不暇办公室往往就三五个工作人员很多工作都在挤时间完成很多工作只能疲于应付为了完成任务而完成任务导致工作完成效率低质量不高缺乏思考和创新的实践和机会久而久之工作进步小成效低三工作人员专业性不强基层水文部门办公室从事文字工作的人员大致分为三类一类是专业的文秘专业出身积累了一定的写作技巧和文字功底但对水文业务工作不了解在处理单位业务工作总结宣传报道等文字材料时往往缩手缩脚不知道从何下手写出来的文字材料也比较空泛不够深入一类是水文专业出身对水文基础理论知识和业务工作掌握较好但这类人员是工科出身往往水文字功底不深第三类是其他如社会管理会计经济法律等专业出身也许在管理方面有特长从事文字工作确有压力基层水文办公室文字人员突出问题是能胜任文字秘书又兼文书档案管理的人员数量少岗位不稳定专业技能不强存在这种局面的主要原因首先是有关领导对文字秘书的要求不高对文秘人员的素质和水平不够重视认为文字材料写写画画差不多就行了只注重业务工作开展不注重业务工作总结和文档资料的收集另一方面是从事文字人员缺乏专业性的培训和岗位锻炼再加上从事文字人员同时从事人事劳资后勤服务内部管理等大量工作提高文字功底的时间和精力有限办公室作为综合管理部门专业的管理型人才也缺乏基本上都是门外汉缺乏专业的管理知识和管理经验导致管理上不够科学存在不少漏洞四单位缺少适当的激励机制和能力提升培训基层水文部门的培训机会并不少近年来水利部省厅省局组织的如水生态监测与评价水资源论证编制水土保持方案编制中小河流预报方案编制遥测管理培训等各类专业培训很多培训人次也很多业务部门大部分职工教育培训机会基本能得到全覆盖每人每年的教育培训学时达到左右业务能力有很大提升但作为后勤部门的办公室人员培训机会很少甚至几年下来没有接受任何培训整天家里待这必然导致办公室人员能力水平提升有限再者办公室作为后勤管理部门每天忙于工作但不出成绩业绩突出的往往是业务部门单位的激励机制也倾向于业务部门办公室人员相对缺少适当的激励机制二提高基层水文部门办公室管理水平的对策及建议一实现办公室管理制度化程序化信息化无规矩不成方圆办公室管理要实现科学化必须遵循一定的规律建立一套切实可行的规范制度否则办公室规范管理就成为一句空话办公室承担着公文处理会务管理信息处理印章管理机要保密车辆管理后勤管理公关接待工作以及领导临时交办的工作等大量的日常性工作这些工作繁杂琐碎如管理不善极易造成混乱导致效率低下服务质量差因此为了确保办公室各项工作有章可循规范有序提高办事效率就需要为办公室的管理工作建立一套切实可行的规章制度如文件办理流程控制制度完善制度文件程序制度公务用车管理制度印章管理制度物资采购保管制度等将办公室的各项办事规程行为准则以条文的形式确定下来把办公室人员的行为纳人管理规范之中使办公室的工作有章可循有法可依而不是盲目无序为促进办公室管理进一步正常化使办公效率进一步提高对一些常规性的工作还应事项程序化即明确规定办事的先后次序具体步骤及其相关要求等等如建立人事劳资公文运转新闻宣传督促检查会议管理安全保密信访处理网站管理等各方面工作的具体流程形成一套完整的工作指导书各项工作都依照既定流程运行才能做到有条不紊高效有序随着科技的发展和网络的便捷办公自动化逐步兴起并为信息的收集和传递文件的处理等各项工作提供了良好的前提条件要依托先进的信息技术手段支持充分利用现代技术以适应形势发展需要有利于降低成本提高办公效率办公室必须适应新形势和信息化的要求管理和维护好门户网站自动化办公系统保证信息准确及时只有熟练地使用维护信息化办公设备才能提高工作效率二建立合理的办公室人员结构明确职责水文行业是一个专业性较强的行业基层水文部门办公室人员往往专业性不强所学专业大都和水文专业不相关工作起来往往比较吃力并且办公室管理往往缺少必要的岗位分工工作人员职责不是很明确往往出现能者多劳的现象这样必然会出现内部矛盾不利于工作的开展因此必须建立健全岗位责任体系要按照定岗定则定标准的要求进行即根据办公室工作职能和流程科学设置工作岗位明确界定岗位职责确定工作衔接的节点和程序做到分工明确各司其职协调配合即所谓的分工不分家制定岗位说明书包括工作职责工作目标业务流程工作质量绩效考核责任追究等要素把办公室的工作任务分解并明确地落实到具体个人身上实现人人有事做事事有人管的管理目标使各个岗位的工作人员能够全面了解岗位职责确保严格按照管理标准和工作规范优质高效地完成本职工作有效地防止和克服相互推诿扯皮办事拖拉的现象三加强文字功底注重文档管理人员的培训实践证明办公室人员的知识面越广经验越丰富工作能力就会越强因此要注重办公室人员的教育培训第一以办公室人员基本素质要求为条件在配备办公室人员时应选择那些有专业特长的有关人员第二对在岗的专业人员应定期地进行教育培训使他们在品德业务技能等方面有不断提高以适应新形势的要求第三在所属业务管理部门的指导下对文字秘书文档管理人员特别是文字秘书兼文档管理的工作人员进行定期考核另外办公室人员自身要自觉加强学习提高自身业务素质不但要掌握一定文秘管理水文法律档案公关等方面的专业知识还要熟悉水文法规和规章制度既要对自己承担的本职业务深钻细研又要兼收并蓄熟悉全面做到一专多能融会贯通并能经常深入基层开展调研理性地思考水文事业发展中遇到的新情况和新问题不断丰富工作经验提高应变能力和实际工作能力从而提高自身管理水平和办事效率四抓好综合协调确保内部管理有序规范协调工作是办公室工作的重要手段和基本职能也是水文内部管理工作正常运转的基本要求和必要条件是贯穿办公室工作各方面的一项重要任务搞好协调工作对于办公室职能的有效发挥起着十分重要的作用一是要充分发挥中枢作用要通过办公室这个中枢系统协调全局促使全局上下围绕水文事业发展中心同心协力稳步推进各项工作办公室通过办文办会办事等日常工作及时向下传达单位的工作指示和精神使单位的决策和部署能够迅速传达和落实二是要充分发挥统筹作用对重大会议和活动组织办公室要提前策划周密安排精心组织狠抓落实确保按议程顺利进行同时办公室要带头讲求效率精简会议精简文件降低管理成本三是要充分发挥牵头作用协调工作要立足当前面向全局着眼长远兼顾各方要时刻保持政治敏感性正确处理领导授权与主动督查的关系对一些急事难事琐事要勇于承担敢于牵头要注意兼顾好多方的关系善于调动各方面的积极性努力形成一个携手并进的良好局面四是要充分发挥后勤保障作用后勤服务工作牵涉到人与人人与物物与物的复杂关系处理不当就会影响到干部职工的生活和工作热情就会影响到内部科室之间的关系还可能影响到单位外在的形象办公室还负责车辆管理日常事务以及对外联系接待等事务工作这要求既要保证外部各项事务工作及时有效地完成又要负责处理好内部各部门的需求全面做好单位的后勤保障工作