公文写作常见的问题和解决办法.docx

1公文写作常见的问题和解决办法文广东省工商行政管理干部素质教育中心许华君摘要公文是党政机关企事业单位社会团体在进行公务活动时的工具在日常公文的运用中常常出现各种不同的问题本文就公文写作存在的文种运用不当如何积累整理材料安排结构和公文的视野高度等方面问题试谈解决的办法关键词公文写作问题解决办法公文是指党政机关企事业单位社会团体在进行公务活动时所使用的各种正式文书是维系公务活动正常开展的工具它有着明确的现实目的和效用公文具有独特的性质和特点其写作有与一般文章写作不一样的地方其知识和理论要求有些可以说是大相径庭公文写作是在写作活动的一般规律和原理指导下根据公务活动的客观需要以党和国家的路线方针政策和法律法规为指导运用科学原理和写作技法完成公文的撰写但对公文写作不少人在认识上还存在着一些误解认为公文就是应用文应用文就是公文很多公文存在相互抄袭的现象在写作时基本上都虚话套话谈不上什么体裁结构思路主题如何写好公文解决对公文写作的常见问题主要应做好以下几个方面一认识公文种类并正确使用公文主要分两类一类是行政公文一类是综合性文稿2行政公文又叫公务文书是在行政公务活动中使用的具有法定权威和规范格式的文书它是特殊规范化的文体具有法定的权威性有法定的制作权限和明确的读者有特定的行文格式行文规则和办理办法在总结以往20多年来公文运行管理的经验基础上2012年4月12日中央办公厅下发了党政机关公文处理工作条例规定行政公文包括决议决定命令令公报公告通告意见通知通报报告请示批复议案函纪要15种这些公文在各级行政机关经常用到的用于宣传贯彻落实党和国家的路线方针政策机关之间的沟通联系协调各方面的意见推动群众工作和定纷止争公文是党和政府的意志体现表达政府的主张显现机关公务活动的目的由于公文的种类和体式是取决公务活动的性质与方式不同的文种在不同的公务活动中发挥着不同作用因此在拟制公文时应当从实际需要出发根据所在机关的职权范围所处的地位与发文目的具体选择不同的文种另外还有机关中的综合性文稿是公务员在日常工作中除上述15种公文外经常接触的大量事务性写作任务如讲话稿调查报告演讲稿工作总结述职报告主持词工作方案或计划简报等等这些文稿往往具有业务范围广主题内容杂领导要求高体式较灵活起草难度大等特点在写作公文时要注意文种的选择因为在基层中许多公文的文种比较混乱有时应该写调查报告的却写成工作总结应该写通报的而写成通知请示与报告写在一个公文中简报可以反映的情况却用通报来报告等情况在写作前要了解写作的目的作用和领导的意图3从而选定正确的文种这样才能准确地确立写作的对象材料和采用什么格式二素材收集积累与整理一材料的积累要写好公文首先要有材料材料的来源主要靠平时的累积素材的积累既要全面又要真实1全面首先是本单位的实际情况包括本单位状况决策实施情况如单位性质及职能中心工作任务计划等反映本部门特色的热点及大家关注的问题这些需要我们在日常的工作多留心将平常工作中的各类文件如通知讲话稿简报会议纪要等大小的文件都收集起来以备不时之需其次是本系统本行业每个系统行业都有自己特殊的情况和相关的法律法规同时也有其特定的行话我们要对系统上下的情况了解包括党和国家的方针政策法律法规上级有关部门的指示精神意见方案等要了解重点是什么总体的要求是什么当前的主要任务是什么要注意什么问题等这些材料的来源可以是内部或外部网站的要闻也可以是上级的文件会议讲话对这些做到全面深刻的理解使党和国家的方针政策法律法规和上级的精神贯彻落实不变形不走样下级部门情况主要是下属各单位的情况包括本级领导对下级单位的意见看法本级部门对下属单位的指示或指导意见等还有就是下属单位的其他情况我们除了看文件外还要到下属单位进行调研多听取下属单位的汇报以及实践调研第三要关注社会上的相关情况事物之间是相互联系的任何事件的发生是有广泛的社会背景和原因的因此4对本地区乃至更广泛的社会范围内的有关材料都应收集它们对认识和分析事物的因果有着重要的意义2真实我们收集材料首先要反复核实证明确凿无误因为公文提出的意见办法措施必须是实事求是的要便于执行如果脱离实际就无法执行了背景经过的表述也必须完全真实包括细节和数字否则用到公文中就会失去说服力失去利用价值其次材料的必然性收集的材料要反映客观事物的一定本质不能只是个别的偶然的表象只有本质的才是真实的如报告总结之类的公文其中的材料就应反映本质表明发展的必然趋势第三客观性收集的材料必须直接或间接地来自公务实践而不能想象无中生有二材料整理材料的整理就是对平常积累的材料进行整理消化吸纳深入全面地占有素材理解素材体会材料的精神实质融会贯通以备以后的查找和运用材料整理归纳的方法可以按照内容横向分类就是将全年的通知简报讲话稿会议纪要报告等分门别类整理出来这种整理方式比较直接清晰今后查找运用时容易对照有些可以直接引用还可以按照内容纵向分类就是把所有收集到的材料打散按照观点内容写作方法等进行分类整理这种分类整理方式可以通过分析材料的写作特点材料的亮点或者行文的特点和规律等这样可以为写作时提供一个学习的范本无论用哪种分类方法都要遵循适度有用的原则在筛选材料时要有以下几种意识51剔除的意识我们收集到的材料应该具有信息价值对于那些没有新意的不能反映最新的精神意见思想及动向的材料要坚决剔除这样在写作时才不会被没价值的材料影响运用起来更得心应手2时效的意识材料是有时效性的我们对自己收集到的材料应该有正确的认识和评估对流动性的材料要区别对待有选择性地留存3整体性的意识有些材料孤立地看价值不大但从全局来看就会发现它的价值对这类材料要注意收集4超前的意识有些材料对目前的写作可能没有价值但对以后的写作还是有用的也就是说对有潜在价值的材料要注意收集否则时过境迁以后想找很麻烦5统计的意识在收集整理材料时要有意识用科学的量化和统计的方法去处理某些材料除了有意识去收集统计数据必要时要自己去做些统计工作这样才有利于今后写作时的对比和运用否则储存起来也没用三公文结构层次的安排公文是公务活动的工具在公文写作时安排公文的结构就要符合公务活动的思维逻辑主要是一有序公文写作时材料安排要按照一定的顺序这个顺序应该符合公务活动的一般认识规律即从开始到结束从总到分从远到近从局部到整体从特殊到普遍从原因到结果从过去到现6在从主要到从属有序地组织材料可以防止忽近忽远忽前忽后忽今忽明以免造成结构混乱表达不清二连贯公文写作时要注意材料的连贯性和必然性写作的材料是有必然联系的在安排材料时要注意前后的联系这样才能使全篇思路畅通前后衔接语意连贯浑然一体要防止上下语意断止跳跃甚至相互对立三区别各类公文因为文种不同反映的内容角度容量表达方式等都不同所以对材料安排也有不同如通报与情况汇报是不同的前者是下行文后者是上行文所以写作时要注意区别另外写作中在表达相反或相同的意思时要把不同的材料区别开来相同意思的材料要集中表达做到界限清晰避免混淆不清防碍公文主旨的表达四周密写作中安排结构时要周密安排不同文种逻辑结构是不同的如工作总结要有总结的名称情况概述成绩和缺点经验和教训存在问题和努力方向每个部分是有关联的安排要符合逻辑又如对事件的通报要详细叙述事件的经过注意前后一致每个细节的安排要经得起推敲要防止顾此失彼切忌肯定一切或否定一切四公文视野要有高度作为贯彻上级决策部署推动事业发展指导完成各项工作任务工具的公文其视野是公文质量和价值的体现公文的写作者应该站在领导决策者的位置根据国内外的形势在不同发展阶段对宏观7世界历史时空进行全面思考只有站在决策者的高度领会政策精神发现问题才能写出有深度有气势的公文一全局在胸全局的意识就是指在公文写作时要有顾全大局的思想认识全局就国家而言是指民族团结统一国家的发展振兴和人民群众生活的幸福就一个地区一个部门或一个单位而言全局就是区域的发展地区的社会稳定和本单位的发展任何一项公务活动都是一个统一的整体各部门和个人分管的工作只分担一方面的职能如果只从部门或个人的角度去思考就缺乏对整体的了解在认识和分析问题时就会产生局限性要求在公文写作时跳出一时一地的局限自觉地把本地本部门的工作放到全党全国的工作中用更宽广的眼界和思维审时度势把握现在透视未来二放大背景公文的材料有现实的材料历史的材料此外还有背景材料因为各种事件都是在一定的背景当中的在公文写作时必须考虑背景因素将思维调整到所在的单位部门考虑其环境政治经济文化背景如果离开背景只是就事论事不讲背景写出来的公文就不够厚实高度就不够了三学会运用政策理论公文的政策理论水平决定公文的质量这又是写作者的政策理论水平的体现公文是党和国家的方针政策的承载者党的路线方针政策通常是以公文的形式来发布传达具有高度的政策性法定权威性和现实的效用性是用以推动公务活动的重要工具因此对写作者的思想政策理论水平要求非常高但很多的公文写出来以后不符合领导的意图不符合实际需要在很大程度上8不是因为写作者语言表达能力问题而是其思想政策理论水平不够高所以写作者要努力掌握党的路线方针政策理论要会辩证法懂经济学掌握科学发展观的理论知识只有这样才能使自己的头脑保持政治清醒和敏感在写作时不出现政治原则上的失误或不周才能自觉地把党和国家的方针政策融会贯通到公文中去使文章有更高的政治高度四问题的发现和解决公文是以实际工作为基础对公务活动中的各类问题现象和情况进行分析和研究找出事物的本质规律和特点提出解决问题的办法和措施从而指导工作实践写作者要善于发现问题而且要去研究分析然后提出解决的办法多问一个为什么从表象背后的原因进行探索想下怎么办对事物的过程规律本质进行思考提出新理论新观点或新方法培养自己敏锐的视野并运用到公文写作实践中这是提高公文写作能力的基本功参考文献1岳海翔公文写作培训教程M北京中国言实出版社2009