公司保密管理制度.doc

企业管理系列 公司保密管理制度 管理程序流程 管理咨询小家 2019/9/10 公司的商业秘密，是公司保持竞争优势的核心秘密武器，是也是公司的一种无形资产，随着市场经济的发展和企业竞争的激烈，使我们进一步认识到，保护好自己的商业秘密，就是维护了公司的利益，也就可以促使公司在竞争中保持优势，因此，我们很自然地在公司内部采取了一些具体的保护商业秘密的措施。 保密总纲 一、 总则 第一条 为保守公司秘密，增强企业竞争力，根据国家有关法律、法规的有关规定，结合公司的具体情况，特制定本制度。 第二条 商业秘密是指不为公众所知悉、能为公司带来经济利益、具实用性并经公司采取保密措施的技术翻译片和经营信息。 保密工作内容包括以下几个部分： （1）技术秘密，即未公开的技术信息，是指在产品的生产和制造过程中的技决窍或秘密技术，非专利技术成果，专有技术，具体包括各种产品的生产方案、产品设计、工艺流程、西文质量控制和管理等方面的技术知识。 （2）经营秘密，即未公开的经营信息，指与生产经营销售有关保密情报、计划、方案、方法、程序、经营决策等，具体包括：推销计划、顾客名单、进货渠道、销售网络、西文及其来源、产品价格、供求状况、标底、标书内容等资料。 （3）其他能给公司带来竞争优势的一切经营信息和技术信息。 第三条 公司附属组织和分去机构以及职员都有保守公司秘密的义务。 第四条 公司保密工作，实行既确保秘密又便于工作的方针。 第五条 根据本公司的具体情况，对公司秘密按文档、场所两大类进行保密工作。 二、文档 第六条 文档是指公司在生产、技术、经营管理、经济活动中形成的企业资料、文书档案、技术档案（如审计档案、会计档案、信息系统档案等）等文字形式和电子信息形式。 第七条 文档按人官等级分为五级： 一级文档---只能由拟稿人员（经手人员），总裁知晓； 二级文档---能由拟稿人员（经手人员）、参与人员、事为部总经理或分管副总裁以上人员知晓； 三级文档---只能由拟稿人员（经手人员）、参与人员、操作人员、部门经理以上人员知晓； 四级文档---只限本公司员工知晓，不得泄露给外人； 五级文档---公司可以对外宣传的文字形式。 参与人员是指参与拟稿、定稿、审稿、以及由总裁确定可以知晓的人员；操作人员是指根据该文档而具体执行的人员 第八条 公司密级的确定： 一级、二级文档保密等级由拟稿人员提出，总裁确定；三、四、五级文档保密等级由拟稿人员提出部门经理确认事业部总经理或分管副总裁审核。 第九条 文控中心负责统一管理公司的各级文件及资料。 第十条 文控中心应分别就保密文件及资料的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁等各环节制定出相应的保密办法。 第十一条 采用电子信息存取、处理、传递公司商业秘密的保密办法，由人事部会同电脑中心规定。 第十二条 发型公司商业秘密的设备或者产品的研制、生产、运输、使用、保存、维修和销毁，由人事部会同公司有关部门制定保密办法。 三、场所 第十三条 公司保密场所分为A、B、C、D四个秘密等级； 第十四条 A类场所实行封闭管理，B类场所实行限制登记管理，C、D类场所实行对外陪同管理。 第十五条 子公司对场所进行分级，可根据实际情况进行调整，并制定相应规定，报人事部备案。 四、保密措施 第十六条 人事部负责整个公司的保密工作，文控中心设专（兼）职保密员，在各部门及车间设专（兼）职保密员，负责执行各单位保密工作。 保密员工作职责： （一）负责保密制度的推广； （二）负责对所保密的材料进行整理和保管； （三）负责制定和推行所保密项目相关的保密细则； （四）负责对所保密项目的相关工作进行记录和归档； （五）负责制止任何违反本制度的行为。 第十九条 本公司员工不得采用下列手段侵犯公司秘密： （一）以欺诈、盗窃、利诱、胁迫、贿买或者其它不不婢段获取公司的秘密； （二）披露、使用或者允许他人使用以前项手段获取的公司的商业秘密； （三）违反协议或者违反公司有关保守商业秘密的要求，披露、使用或者允许他人使用所掌握的商业秘密。 第二十条 本公司员工均有监督他人实行保密制度的义务，对违反本制度的人员应及时加以制止，对拒不改正者，应立即上报人事部。 第二十一条 凡本公司G级以上人员，均应与公司签订《保密协议》，对于技术人员及掌握公司秘密的人员必须签订《竞业限制协议》。 第二十二条 公司新进员工，必须接受关于保密工作的培训，并予以考核，不合格者不予录用同时公司每年的员工培训计划将根据新的情况及时对员工进行相关保密制度培训。 五、管理与监督 第二十三条 人事部是保密工作的主管部门，对子公司、各部门及各保密员的保密工作进行管理 第二十四条 人事部每月至少全面检查一次各保密员的保密工作，如检查保密记录、检查场所的保密措施、检查保密材料的保管情况等，并提交一份检查报告。 第二十五条 审查部对公司保密工作进行监督。有关保密工作的各项问题，均可向人事部、审查部建议、投诉及举报。 第二十六条 对于在检查中及受理投诉及举报中发现的总题，人事部、审查部将会同相关部门及时提出整改意见，由各部门及各保密员执行，由各部门及各保密员执行，并对相应责任人根据公司规章制度进行行政处罚。 六、奖惩 第二十七 凡有下列表现之一的个人或者集体，由人事部依照规定给予奖励: (一)在危急情况下,保护公司秘密安全的; (二)对泄露或者非法获取公司商业秘密的行为及时检举的； (三)发现他人泄露或者可能泄露公司商业秘密,立即采取补救措施,避免或者减轻损害后果的; (四)在涉及公司商业秘密的专项活动中,严守公司商业秘密.对维护公司的利益作出重要贡献的; (五)在公司保密技术的开发、研究中取得重大成果或者显著成绩的； （六）一贯严寒公司商业秘密或者长期从事保密工作的管理，事迹突出的； （七）长期经管公司商业秘密的专职人员，一贯忠于职守，确保公司商业秘密安全的。 对于为保守公司商业秘密作出突出贡献的个人或者集体，各部门和其他有关的保密工作机构，可向人事部提出奖励的建议；需要时也可以由人事部直接给予奖励。 第二十八条 如有违反本保密制度而造成泄密者，或非法转让与使用公司秘密者，将根据具体情况，依据公司各保密事项细则予以处罚，如违反了与公司的协议及国家法律法规的，应依据国家的有关法律条款追究当事人的刑事、行政、经济等法律责任。 七、附则 第三十一条 对于各具体保密项目细则将作为保密制度的附件，同属于本公司保密制度。 第三十二条 有关奖罚项，参阅公司《奖罚条例》。 文件及资料管理 一、文件资料保密方案 1、一级文档原则上由文控中心保管，或由总裁指定人员保管；二、三、四级文档原则上由各部门自行保管，公司规定统一管理的，由文控中心统一保管； 2、传真机统一由专人管理，他人不可使用； 3、保密文档的传递、复印、归档等原则上只能由保密员新自进行；特殊的可由经办人处理； 4、传真到公司的资料由专人送达收件，无确定收件人世间，送至相关部门经理处； 5、保密文档的管理规定由人事部统一定出，文控中心可定出操作的细则和程序，但不得违反统一管理规定； 6、任何保密文档原则上不得带出厂区，特殊情况由相关领导签批，方可带出； 7、保安必须检查出入的文件，确保保密文档不得流出公司。 二、关于保密文件管理的规定 1、本规定所指的保密文件特指经总裁或相关部门经理确定的，可在各部门存放的一、二、三、四级文件及资料。 2、保密文件实行部门经理总负责制，具体保密措施由保密员执行。（保存） 3、一级文件的整个操作过程须由生成文件人亲自执行，一级文件生成后，必须在文件的首页附上保密封面，一级文件必须经文控中心加盖绝密章，登记编码后方可交至审阅人，审阅人审阅后，须交文控中心保存或交总裁指定保存人保存。 4、保密文件应与其它文件分开保存，每人保密文件应分级加盖保密章，锁入保险柜（或欣柜），由保密员专管，特别重要的，由部门经理专管。 5、部门内产生的保密文件由拟稿人（经手人）办妥后初拟保密级别，经相关领导确认后，将文件类别、内容摘要、保密级别、预定保密期限等填入“保密文件送件单”，随文件送交部门保密员编写档号并签收后，“保密文件送件单”退回拟稿人（经手人）存查，文件由保密员含糊归档并将其名称及归档编号登入“保密文件保存备查簿”。 6、保密员应将每月增加的保密文件，于次月五日前填“保密文件增列表”交部门经理核阅并报人事部保密员备案。（复印） 7、保密员在接到有效的“复印通知书”后，亲自送交复印室复印，在复印件上加盖分级保密章，经填写《复印件使用表》，并由经办人签收后，方可亲自交给经办人。 8、保密文件的复印件根据“复印通知书”的用途，确定在使用后是否收回，如需收回，必须在使用期限内收回，由保密员亲自销毁并保留记录。 9、保密文件的复印件视同文件正本按本规定进行。使用保密文件复印件的人员必须妥善保存。（借阅） 10、借阅保密文件实行“借阅单”管理办法： （1）“借阅单以一单一件为原则。借阅时间最长以一周为限，如有特殊情况欲处长借阅期限时，应按借阅程序重新输； （2）借阅人对于所借阅的保密文件，负有保密全责，并且不得抽换增损； （3）借阅人借阅保密文件，应于规定期限内归还，如有其它人员需借阅同一文件时，应经借阅变更登记，不得私自授受； （4）借阅保密文件限与经办业务有关者，如借阅与经办业务无关的保密文件，必须经总裁批准。 11、公司人员需借阅保密文件时，除依上一条规定方式办理外，经办人填写“借阅单”注明借阅期间及用途，按保密文件级别经相关领导签字，并经保存部门经理签字，方可借阅保密文件。 12、保密员接到有效的“借阅单”后，对于在现场借阅的，由保密员陪同；对于借走的，保密员取出该项文件，于“借阅单”上填注日期，并立即开出“文件传递记录卡”一份，连同保密文件交借阅人签收，“文件传递记录卡”由保密员留存。借阅人用完保密文件归还时，保密员点收无误后，将归还时间填写在“文件传递记录卡”上并经借阅人签字确认后一并归档。 13、保密员应将“借阅单”留存备查,并按单上的预定归还日期的先后整理,以备催还.(经办)。 14\以下统称制作或使用保密文件的人员为经办人。 15、经办人应于办公场所使用保密文件，不行擅自携带外出或转借、出示于他人，并于使用期间妥善收存，防止他人取得或翻阅。 16、经办人不得请他人代抄、代描保密文件、不许擅自复印。 17、经办人如未能在规定期限内使用完保密文件，应于到期前由相关领导核准处长使用期限，并经保密员登记。 18、经办人如因公必须携带保密文件外出时，应出相关领导签批，在保安室登记后方可带出厂。（销毁） 19、保密员应于每年年底清理所保密的文件，将认为已无进而继续保存或已消失保密性质的文件，填写“保密文件销毁/解密单”由相关领导签批。 20、获准销毁的文件由碎纸机碎掉，获准解密的文件送回原经办部门按一般文件处理。（签批） 21、一经文件的使用必须由总裁签批，二级文件必须由事业部总经理或分管副总裁以上人员签批，三级文件必须由本部门经理及保存文件部门经理共同签批方可进行有关复印、借阅、解密、销毁等行为。 场所及出入管理 一、关于人员出入管理的规定 1、员工在厂区内必须佩戴工作证，并只能在有限区域走动，不得进入保密区域。 2、员工在进出厂区时，应自觉接受保安对携带包的检查，如有可疑的文件，保安有权扣下，对于经审批可带出厂区的文件，应将《保密文件出厂单》交保安室，并经保安确定名称相符后方可带出。 3、各部门应于前一天下班前将第二天来访宾客名单及来访时间交至厂门保安室，有预约记录的宾客可经登记后直接到前台；如保安室无预约记录，则由保安员电话联系被访人员，征得被访者或被访部门的同意，否则保安有权拒绝来访。 4、宾客来访，必须佩戴“参观证”，办事完毕出厂时，来访人将“参观证”交还保安人员并签注出厂时间。 5、接待宾客原则上只能在会客室、会议室进行，如因情况特殊须带入办公室或其它场所的，必须有相关人员陪同。 6、宾客在公司内停留期间的各项保密工作，由被访者或陪同者负责。 7、凡进入A类场所参观，须由事业部总经理或分管副总裁以上人员陪同或书面同意。凡进入B类场所，须由财务部、人事间、总办、市场部或客户服务部的经理陪同或由其书面同意。未经允许，不得拍照、记录有关事项。 8、谢绝来宾进入未经许可的现场参观，如发现或接到他人检举，经查实后依据公司《奖惩制度》追究当事人的责任。 二、关于A类场所封闭管理