费用报销管理办法.docx

费用报销管理办法 第一章 总 则 第一条 为了加强公司财务管理，合理调度资金，提高资金使用效益，确保各项费用支出得到合理控制,结合公司的具体情况制定本办法。 第二条 本办法适用于公司正常运作的费用报销。 所有工作中发生的费用票据，应根据工作性质，据实开具对应的发票和内容，开具的发票应与所从事的活动一致。 具体分类见下表： 差旅类——主要包括交通、住宿（费用科目：交通费（飞机/火车/汽车/的士/公交）、住宿费；差补（费用科目：市外差补、工作餐费（市内差补））；杂项类（费用科目：邮寄费、 文印费等）。 业务类——指开展工作而发生的招待性质合理开支的餐费、礼品费、娱乐费。费用科目：餐费、礼品费、办公用品、汽油费。 成本类——指有合同或依据的采购、分包、会议、中标服务费或经批准的评审、专家、验收、咨询等事项的支出。费用科目：（验收评审）会务费、专家/劳务费(节日福利)、培训费、租房相关（办公、封闭开发）费、维修费、产品采购。 费用的控制原则： （1）计划管理、分级负责、层层把关。采取费用定额管理办法。按部门、按项目登记入帐，根据“谁花钱、谁管理、谁负责”的精神；（2）加强预算管理，增强全员预算意识。坚持按批准的费用预算控制支出，不得任意扩大开支范围和任意提高费用开支标准。 填写说明 费用类型 归类标准 申请部门 单据附件 说明 低值易耗品 购置 低于2 千元的易耗品（使用 寿命少于1 年）（包括办公用 品）。 使用部门 入库单、付款单、发票、 合同、购置明细说明（无 合同） 需企管部签字确认。 一万元以上的办公用 品应提供有供应商盖 章的商品明细清单。 固定资产及其 安装维修 大于2 千元的办公设备（固 定资产，使用寿命1 年以上） 使用部门 付款单、发票、合同、购 置明细说明（无合同） 需企管部、总经理签 字确认 项目采购 与项目相关的材料、设备、 配件/备件采购、维修和服务 采购 申请部门 付款单、发票、合同、购 置明细说明（无合同） 需商务部签字确认并提供三家报价对比 差旅费 差旅过程中的餐费等补贴 领款人 机票由公司统一支付的 需附机票复印件 应有验证差补的出发 日期、返程/下一目的 地的车票/住宿日期 会务费 指召开会议所发生的一切合 理费用，包括租用会议场所 费用、会议资料费、交通费、 茶水费、餐费、住宿费、活 动费等。 领款人 会议说明、原始发票、会 务委托合同、费用报销单 会务类活动应选择具 备承办会议资格的饭 店、宾馆、旅行社。2 万元以上的会务费， 应提供会议通知，会 议议程、签到表等， 报销时附会议内容、出席人员、会议时间、地点、目的、费用标准等相关资料。 培训费 合同中约定的培训费用。主 要包括场地费、老师费用、 资料费、餐费、住宿费、活 动费等。 领款人 培训名单说明、原始发 票、培训委托合同、费用 报销单 在报销时附培训费发 生的依据，培训人员、 时间、地点、费用标 准等相关资料。 业务招待费 指为开展业务发生的餐费、 烟、酒、礼品、业务交际费 领款人 招待情况说明、原始发 票、费用报销单 应有事由、人员的说 明 广告费 通过广告公司、网络媒体等 宣传的费用 领款人 委托合同、原始发票、费 用报销单 　 业务宣传费 指未通过媒体的广告性支 出，包括公司发放的印有企 业标志的礼品、纪念品、宣 传品，业务宣传资料等。 领款人 宣传说明、原始发票、费 用报销单 　 租房（办公、 封闭开发）费 项目等租房的相关费用 领款人 租房合同及发票、附说 明、费用报销单 适用于分支机构/项目租房，第一次报销附租房合同和批准的预算 注：1. 维修费、原材料、固定资产、广告费、办公用品、培训费、会务费、业务宣传费，原则上为增值税专用发票； 2. 出差中发生的差旅补助（餐补、交通补贴等），对于一次完整的往返出差报销，应一次报销完毕（差旅补贴须与差 旅 费报销单一起填单，不可拆分为多个单据），且能够通过出发日期和返回日期的车票反映一个可完整、连续的差补天数；对于连续出差的，报销单上的车票出发日期、下一目的地车票日期应能反映该差补的计算依据，否则必须注明上一个报销单的单号。若是定额车票而无法证明出发、返程日期的，需注明日期（年月日时）。 3、差旅类报销单中存在招待类等的，按招待类进行审批。 4、标书款、中标服务费，需单独填写报销单，应在报销单的“付讫”中正确选择：冲借款/支票/电汇。 5、加班餐费属于工作餐费，标准是每人次15 元，提供原始餐票，注明加班人员和日期，部门经理确认。报销填写时选 择“工作餐费”。 6、工作餐费标准是每人天15 元，提供原始餐票，人力资源部根据考勤，由财务部打入工资卡。 7、每次业务发生的差旅费、招待费、合同成本等，报销时须按类别分开填写报销单，且应一次报销完毕。 第二章 报销的审批权限和流程 第四条审批权限 分公司总经理审批一万元以内的费用报销；超过一万至两万以内由总公司分管市场副总审批；两万以上由总公司总经理审批。（杜绝为规避审批权限而将同一笔业务强行拆分报销） 第三章报销项目 第五条 费用科目： （一）报销按资金种类划分为现金和支票。 （二）按款项用途分为项目费用报销；管理费用报销；固定资产费用报销。 （三）支票使用范围： --支票分为现金支票和转帐支票。现金支票只用于提取现金，转帐支票只用于转账。 --支票同城或票据交换地区使用，支票金额起点为 1000 元，有效付款期限为 10 天。 （四）现金使用范围：（尽量使用网银支付，减少现金支出） --工资、津贴； --个人劳务报酬； --各种劳保、福利费用以及国家规定的对个人的支出； --出差人员必须随身携带的差旅费； --结算起点（2000 元）以下的零星支出； （五）其他情况下，用电汇等支付。 第四章 报销程序 第六条 差旅费、业务费等报销 （一）报销人填写电子报销单，按类逐一填写每笔报销费用，将各类汇总数填写到《费用报销单》中，并在《费用报销单》后面有序粘贴票据，按既定审批流进行审批.超标或特殊情况的需注明原因并根据审批权限，由相关人员签字确认 （二）部门助理将审批后的单据按规定的时间提交到财务部。 第七条 固定资产报销：商务部完成采购后，凭税制发票报销，并附入库单。财务支付时需采用支票、转账等非现金方式。（收款方公司名称与发票、合同必须一致） 第八条 原材料及低值易耗品 （一）属于公司需用的原材料及低值易耗品（包括办公用品），由企业综合管理部编制计划，列出品名,核实价格，报公司行政副总经理直至公司总经理批准，由商务部会同企业综合管理部实施采购,凭税制发票及入库单报销。实物交行企业综合管理部统一管理，建立收、发、存、台帐登记，以利备查。财务支付时需采用支票、转账等非现金方式。 （二）项目用材料采购、操作程序按公司《采购控制程序》，《库房管理制度》执行。（1）商务采购合同付款时应和业务部门确认到货情况和验收情况，实现合同付款和项目执行进度相挂钩。（2）因为项目测试、试验等需要而以项目名义采购的，最终不属于用户资产的，应按公司固定资产流程进行申办。 第九条 其它费用报销由使用部门填制《报销单》附用款明细单，审批权限按照第二章规定执行。 第五章报销管理 第十条 业务招待费 （一）因公需宴请客户时，须先报计划，招待标准，报公司分管副总批准后实施。 （二）所有招待费须持正式发票按正常报批手续批准后方可报销。 （三）对于项目中业务招待费符合项目预算控制标准内的，并经过批准预算，即作为报销依据。超过项目预算或项目预算中没有考虑的，单独提交预算。 第十一条 租房报销原则 公司因租房等相关费用（例如：租金、押金、水、电、暖、物业费、办公费、日常办公用品等相关费用），在确定需要租房时，提交《租房申请单》，批准后，作为后续付款、报销依据。 第十二条 报销原则 （一）报销时，报销单上应注明所办事由和用途，并附原始单据和发票。 （二）所有报销原始凭证，要求税制发票；原始票据丢失时，由丢失人写清详细情况，并向票据开出单位取得书面证明，经本公司总经理签字后按程序报销。 （三）出差超过一个月的，在次月初寄回报销票据进行报销，超过 2 个月不报销的，原则上不予以报销。 （四）国家法定的节日期间在用户现场出差的，报销差补等时，需部门负责人确认的工作说明，方能报销差补。 （五）每次差旅的所有单据，应一次填写并报销完成，不得拆分成不同科目或报销批次报销。 第六章 差旅费报销标准 第十三条 差旅费报销标准 （一）乘坐交通工具规定： 1）公司级领导：乘坐飞机经济舱、火车软硬卧，实报实销。 2）部门经理级：乘坐飞机、火车软卧需提前申报，标准为硬卧、二等座，实报实销。 3）其余人员：出差火车、汽车路途时间 12 小时以内一律乘坐火车硬席、硬卧及轮船三等舱、高铁二等座，超过 12 小时且工作需要乘坐飞机或八折以上机票时须事先征得部门经理批准后，方可乘坐，并在报销时注明折扣或超标原因。 4）飞机、汽车等交通人身意外伤害保险费，由公司统一购买的，不再另行报销。 5）根据实际情况并结合办事效率，市内出差、机场和目的地，鼓励乘坐公共交通工具（公交、地铁、轨道交通工具、机场大巴等），若乘出租车的，须注明事由和始终地。 6）公司级领导出差因工作需要，随行人员可以按同级水平报销交通工具费用。 （二）住宿规定： 1）公司级领导：实报实销；