办公室管理制度.docx

办公室管理制度 为加强公司管理，维护公司良好形象，明确要求，规范行为，提高工作效率，营造安全、舒适、健康的办公环境和良好的公司文化氛围，特制定本管理制度。 一、日常行为规范 1、员工必须清楚地了解公司的经营范围，并能熟练地向客户及外界正确地介绍公司业务。 2、本着热情、周到的原则，认真做好来访者的接待工作，有问必答，百问不厌，给来访者留下良好印象。 3、在任何场合都应用语规范，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗，确保办公环境安静有序。严禁说脏话、忌语。 4、遇有来访者进入工作场地应礼貌接待，询问来访事由，引领至相关负责人处。需较长时间的，请来访者落座，并送上一杯水。上班时间（包括午餐时间）办公室内应保证有人接待。 5、来访者来访应注意介绍礼节。介绍行为应大方得体。介绍的原则是将级别低的介绍给级别高的，将年轻的介绍给年长的，将未婚的介绍给已婚的，将男性介绍给女性。介绍同行人员应先介绍级别高的，再按职位高低依次介绍，也可以先介绍女士或年长者。 6、来访办理的事情不论是否对口，不能说“不知道”、“不清楚”。要认真倾听、热心引导，快速衔接，并为来访者提供准确的联系人、联系电话和地址或引导到要去的部门。 7、员工应准时上下班，因故迟到和请假的，须事先电话告知。 8、员工在接听电话、洽谈业务、发送电子邮件及招待来访者时，必须时刻注重公司形象，按照具体规定使用公司统一的名片、公司标识及落款。 9、员工在工作时间内须保持良好的精神面貌。 10、员工要注重个人仪态仪表，工作时间的着装及修饰须大方得体。 穿戴修饰不可太前卫、另类。不准穿拖鞋上班。 11、每日上班时整理、整顿好自己的办公用具及物品，按规定的位置保存、摆放，下班时清理好自己的资料及物品，关闭自己的电脑及附近办公设备的电源。 12、工作时间内不脱岗，迅速、准确、及时地做好上情下达。 13、养成良好的卫生习惯，不随地吐痰，不乱丢纸屑、杂物，办公室内不得吸烟。 14、会议期间，手机一律调为静音或振动。 15、工作需要长时间离开岗位时，可能会有电话或客人造访先应拜托给同事。椅子全部推入，以示主人外出。 16、工作期间不饮酒。如遇接待任务，须提前报经领导同意，饮酒适量，确保酒后不失态。 17、发现办公设备（包括通讯、照明、影音、电脑等）损坏或发生故障时，员工应迅速向办公室报修，以便及时解决问题。 18、办公用品和文件须妥善保管，使用后马上归还到指定位置。 19、办公室没有人工作时，应自觉做到人离灯熄，并关上电脑电源、打印机、复印机、饮水机、空调等电子设备的电源开关。 20、不断提高自身素质，刻苦学习，勤奋工作，主动承担任务，创新工作方法。 二、工作作息时间 1、员工应严格按照公司统一的工作作息时间规定上下班。 2、作息时间规定 上班时间：上午9：00—12：00；下午13：00—18：00。每周五天上班制。 3、员工上下班施行签到制，上下班均须本人亲自签到，不得托、替他人签到。 4、员工上下班考勤记录将作为公司绩效考核的重要组成部分。 （1）迟到/早退：15分钟（含）以内一次罚款10元，30分钟（含）以内一次罚款20元，30分钟以上算旷工半天。 （2）连续旷工两天或者月累计旷工三天，视为自动离职（休假/事假/病假需出具医院证明并在公司办公室处备案请假手续，无请假手续视为旷工，作自动离职处理）。 5、员工如因事需在工作时间内外出，要向主管经理请示签退后方可离开公司。 6、员工遇突发疾病须当天向主管经理请假，事后补交相关证明。 7、事假需提前向主管经理提出申请，并填写《请假申请单》，经批准后方可休息。 三、卫生规范制度 1、办公室内卫生实行共同参与，共同爱护原则。员工须每天清洁个人工作区内的卫生，确保地面、桌面及设备的整洁。 2、清洁范围包括：楼梯，办公桌，椅子，沙发，文件柜，地板，打印机，复印机，窗台等置入公共区域的物件。 3、员工须自觉保持公共区域的卫生，发现不清洁的情况，应及时清理。做到物品摆放整齐，干净整洁，地面无纸屑。 4、员工在公司内接待来访客人，事后须立即清理会客区。 5、办公区域内严禁吸烟。 6、正确使用公司内的水、电、空调等设施，最后离开办公室的员工应关闭空调、电灯和一切公司内应该关闭的设施。 7、要爱护办公区域的花木。 四、电话使用规范 1、办公室电话仅作工作业务联系用，不允许电话闲聊与工作无关的私事、家事等其他个人联系。 2、员工打电话，主要是作为方便与外界沟通、开展业务，故用语应尽量简洁、明确。 3、接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，向对方问好并自报单位。通话过程中，应仔细倾听对方讲话，需要时应耐心询问、解释。通话结束，应等对方结束讲话后，道声“再见”再挂断电话。接听咨询业务的电话，应认真询问清楚后予以答复。不能立即答复的，应告知相关联系电话。接听电话通知的应问明对方的单位、姓名、联系电话，做好记录并及时处理。如受话人不能接听，离之最近的职员应主动接听，重要电话作好接听记录，严禁占用公司电话时间太长。 4、通话突然中断，应立即挂上电话，再次接通后要表示歉意，说明原因。 五、工作要求 1、工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、吃零食、大声喧哗，确保办公环境的安静有序。 2、新入职员工的试用期为1—3个月，员工在试用期内要按月进行考评。 3、公司内所制定的《员工日程表》是衡量员工完成工作量的依据,要求员工每天要认真、详尽的填写,作为公司考核员工工作量的标准。 4、职员间的工作交流应在规定的区域内进行（大厅、会议室），如需在个人工作区域内进行谈话的，时间一般不应超过十分钟（特殊情况除外）。 5、加强学习与工作相关的专业知识及技能，积极和公司同事交流和学习专业知识及技能。积极参加公司组织的各项培训（培训将施行签到制，出席记录和培训考核也将作为公司绩效考核的部分）。 6、经常总结工作中的得失，并参与部门的业务讨论，不断提高自身的业务水平。 7、不得无故缺席部门的工作例会及公司的重要会议。 8、员工在工作时间必须全身心地投入，保持高效率的工作。 9、员工在任何时间均不可利用公司的场所、设备及其他资源从事私人活动。一经发现，给予警告，情节严重者，公司将予以辞退。 10、员工须保管好个人的文件资料及办公用品，未经同意不可挪用他人的资料和办公用品。 11、员工要保管好个人电脑，按公司规定进行文档存储、杀毒及日常维护，如发生故障应及时报告，由公司安排修理。 六、 保密规定 1、员工须严守公司商业机密，妥善保存重要的商业、客户资料、数据等信息。 2、管理人员须做好公司重要文件的备份及存档工作，并妥善记录网络密码及口令。并向总经理提交完整的网络口令清单。 3、任何时间，员工均不可擅自邀请亲朋好友在公司聚会。 4、员工及管理人员均不可向外泄露公司发展计划、策略、客户资料及其他重要的方案及资料，若经发现，除接受罚款、辞退等内部处理外，情节严重的，公司将追究其法律责任。 七、人员管理 1、员工必须服从公司的整体管理，包括职务的分配及工作内容的安排。 2、员工须尊重上级，按照上级的指导进行工作并主动向上级汇报工作情况。 3、员工有关业务方面的问题须及时向部门主管或经理反映，听取意见。 4、涉及超出员工权限的决定必须报经部门主管或经理同意。 5、员工不服从上级指挥，目无领导，顶撞上级，而影响公司指导系统的正常运作，视情节严重程度，给予处理。 6、管理人员应团结互助，努力协调好各部门的关系，鼓励并带领好员工队伍，时刻掌握员工的工作情况，确保公司整体策划顺利进行。 7、公司是一个大家庭，员工应团结互助，为公司发展做出努力。 八、物品管理 1、办公用品的日常管理由行政、财务部门专门人员负责定期购买。 2、每月15、30日之前，个人将所需要的办公用品填写在公司《购物申请单》上,由行政、财务部门专门负责人提交主管经理，审批同意后，由专门负责人将办公用品购回，根据实际需要有计划地发放。 3、若急需某类办公用品，也应先填写《购物申请单》后，交由专门负责人，经主管经理审批同意后，方可购置。 4、新进人员到职时由行政财务部门统一配发各种办公物品。 九、网络及电脑管理 1、使用者应保持电脑设备及其所在环境的清洁。下班时，务必关机切断电源。 2、使用者的业务数据，应严格按照要求妥善存储在网络上相应的位置上。 3、禁止利用公司网络下载各