标书制作技巧及word文档操作技巧.docx

目录一标书编制中使用的基本功能标书制作过程中用到的功能分析页面布局的调整调整页边距纸张方向与插入分节符插入分页符页眉页脚的添加插入页码字体和段落字体段落样式和标题隔页样式标题隔页插入目录插入图片注意事项插入表格注意事项封面注意事项其他注意事项文件的大小标点符号的正确使用标书格式的总体设计兼容文档的转换显示所有格式标记复制粘贴格式刷插入制表符调整文档位置插入框线表格的调整查找功能的应用查找特殊格式文档查找模糊词语新建窗口插入批注文档中图片的提取双面打印双面打印页边距双面打印页眉页脚打印机设置自动保存的设置大写价格整体文档框架下部分内容频繁替换的标书编制工作方法探讨文件的及时备份单独文档的准确性三探索中的应用修订文档比较表连接式拷贝清除自动编号宏多级自动编号的设置文本结构图混乱的解决下划线的截取一标书编制中使用的基本功能标书制作过程中用到的功能分析标书的制作过程中最为核心的要求是满足招标文件的要求其次是要满足审美的要求虽然每个人的审美原则不尽相同但依然有以下标书审美共识页面布局合理具有清晰可辨的页眉页脚页码编制清晰行文格式一致各要点标题清晰目录清晰图片摆放美观表格美观封面美观根据以上需求的分析标书制作人员至少需掌握以上所涉及对象的调整和操作方法才可以制作出满足标书审美共识的标书页面布局的调整制作标书经常用到的页面布局调整是页边距纸张方向分页这几个问题调整页边距要调整页边距可在菜单栏中选择页面布局在页面设置栏目下点击页边距下方下拉选单选择页边距方案或自定义页边距一般为美观及装订方便装订侧一般为左侧需留出一定余量推荐页边距为上下左右纸张方向与插入分节符一般标书中可能遇到需要插入宽度较宽的表格的情况报价表描述表业绩表等此时可以将纸张方向设为横向注意纸张方向的调整对象是按照整节为单位来调整的故在调整前需先插入分节符后再调整要插入分节符在页面布局栏中页面设置栏目下点击分隔符选择分节符中下一页选中在分节符后页码任意位置即可对本节纸张方向进行操作选择页面布局栏目中页面设置栏目下选择纸张方向选择横向同理如需变回纵向也需添加分节符后进行操作选择纸张方向纵向插入分页符为了标书的简洁美观标题一般另起新页编写此时如在标题和之前已有内容之间使用空格方式保留空白会在修改之前内容时影响后续布局此时可在之前内容结尾处插入分页符选择插入栏目下的页栏目中的分页选项可以添加分页符或使用快捷键插入分页符后光标会自行移至下一页起始位置并且在改变分页符前内容时不会对下一页内容的字符位置造成影响注意中所述分节符也可以达到相同效果但因分节经常会影响其他项目如页眉脚页边距纸张方向等内容建议除在页码不连续或不在第一页起始或者需要调整纸张方向外不建议添加分节符页眉页脚的添加标书文件中经常会添加页眉页脚页眉页脚中包含了项目信息页码等内容要添加页眉页脚可选择插入栏目下页眉和页脚栏目中选择相应项下拉选单选择固有样式添加添加后可对页眉页脚进行编辑也可双击页眉或页脚区域此时即可直接进行编辑因为复制文档等操作可能造成页眉页脚内容与之前内容不一致如源文档中存在分节符等原因此时可双击页眉页脚进入编辑模式在设计栏目下导航栏目中勾选连接到前一条页眉页脚即可与上一节一致要清除页眉页脚可选择插入栏目下页眉和页脚栏目中选择相应项下拉选单中删除页眉或页脚即可页眉残留线可选中页眉页脚编辑模式后在快捷样式列表的下拉菜单中选择清除样式清除页眉页脚与上下页边距离可在页眉页脚编辑模式中设计栏目下位置栏目中调整插入页码页码是投标文件必不可少的内容一般如无特殊要求页码需连续编制要插入页码可以在插入栏目下页眉页脚栏目中选择页码下拉选单选择在页面顶端底端页边距或光标选定的当前位置添加并在二级选单中选择样式插入后的页码可以如常进行字体字号设置经常遇到的问题是需在目录后重新起始页码此时可在目录后添加分节符再选中欲重新起始的页码在设计栏目下页眉和页脚栏目中选择页码下拉选单选择设置页码格式在页码页码编号中选择起始页码输入起始页码字体和段落字体体的调节在开始菜单中字体菜单中内容比较简单不再赘述需注意尽量做到全篇正文字体字号一致包括西文字体先选中要改变字体区域然后在字体菜单中确定中文字体之后再选择想要设置西文字体这样西文字体不会覆盖掉原中文字体但如果顺序相反西文字体可能会被中文字体覆盖段落段落中需注意尽可能保持行距一致减少使用自动编号自动编号会影响可复制性开始栏目下段落栏目中的右下角箭头进行详细设置其中需注意常规中大纲级别项目此项目可以将选中内容在文档结构图中已相应级别显示也可用于将从他处复制内容转换正文已避免在文档结构图中显示或在目录中出现但该项无法修改使用了样式的内容的大纲级别样式和标题隔页样式使用快捷样式设置标题可以使同一级标题的字体段落格式统一也能大大节省调节时间一般样式中提供了一级和二级标题的样式如使用了二级标题会自动出现三级标题要应用样式可以选中要设置的内容后点击相应样式图样可以在样式图样上点击右键在弹出菜单中选择修改修改样式的字体段落等内容也可以将样式直接设置为某段文档的字体和样式在样式图样上点击右键选择更新样式以匹配所选内容即可可以在样式右下角箭头项目中选择其他文档中样式进行样式修改阶段本人对样式的应用还有待进一步学习目前样式中会出现拷贝至其他文档中后会替换其他文档中样式等问题还有待解决现阶段不推荐将正文的样式进行修改以免影响文档的可复制性标题隔页可以具有隔页作用在操作中也注意到多级标题如在同一页中对于正文格式的美观有一定影响也不利于图片表格的插入建议无特殊情况使用隔页的方式添加标题隔页的方式指一页中只有标题无正文要做到隔页可使用分页符或分节符另外标题在其所占页码中的位置值得注意一般取垂直中上位置水平居中建议采用添加空白行方式不建议采用段落中设置段前若干行方式插入目录要插入目录选择引用栏目下目录栏目中目录下拉选单使用自动目录会依据大纲级别生成目录目录更新有两种方式一种只更新页码一种将更新全部目录注意更新全部目录时字体和段落也会有变化也可在目录下拉菜单中的插入目录选项板中进行设置具体内容本人使用不多各位可自己尝试插入图片注意事项要从外部插入图片有多种方式下面介绍三种方式一将光标放在要插入图片位置选择插入栏目下的插图栏目中图片选项二选中图片文件直接拖入文档中要插入图片位置三用右键菜单中的复制功能复制图片后将光标放在要插入图片位置后粘贴以上方法中前两种插入后图片若大于页面会受到页边距限制按比例缩小第三种方法插入后图片保持图片原大小图片插入后建议环绕方式为嵌入式建议加边框插入表格注意事项表格的插入一般有两种方式一使用处理后的表格二使用插入表格注意复制的表格样式需重新调节表格的调节主要是表格中字体和段落的调节表格样式的调节可在选中表格后出现的设计及布局栏目下对表格的各项内容进行调节具体内容可自行尝试要清除表格可已使用右键剪切的方式或者选中表格后再加选部分文档一起按键删除封面注意事项封面内容须包含招标文件的全部要求且布局合理封面中经常会用到包含正本或副本字样的文本框要插入文本框选择插入栏目下文本栏目中文本框下拉列表一般使用简单文本框即可文本框默认为浮于文字上方可在文档中任意调整位置和大小其他注意事项文件的大小一般标书文件根据图片多少大小不同一般在左右如文件过大可能造成机器运行缓慢容易死机等问题如文件过大建议分册制作注意页码连续如有可能尽量对较大图片进行压缩后再插入标点符号的正确使用请注意正确使用中文英文标点符号原则上标题中数字标题后应使用西文标点或不加标点标书格式的总体设计编制标书前需对以下内容予以明确避免格式不一致页边距页眉页脚中文字体西文字体各级标题字体字号编号形式标题前空行字号行数行距段前段后正文字体字号行距段前段后表格字体字号行距段前段后表格行高表格列宽选择依据图片边框线性粗细宽度要求插入方式嵌入型或者附于文字上方为排版而进行的四周型等图片排版的其他要求荣誉证书两个一页等加黑或斜体使用依据为美观而调整时的依据如少于多少行可以酌情修改以避免页面空白表格字号的酌情调整等兼容文档的转换我公司目前使用的全部为但客户和集成商普遍使用系统考虑到兼容性问题在提供给客户或集成商前如无特殊要求须转换为兼容模式要转换为兼容文档可在选单左上角中另存为选单中选择兼容文档兼容文档后缀为文档后缀为二提高效率的进阶功能通过第一节内容的技能已可以满足标书编制的基本需求本章对使用经验技巧和合理安排工作流程进行探讨常用快捷键包含整篇文档复制所选文本或对象剪切所选文本或对象粘贴文本或对象撤消上一操作重复上一操作查找文字格式和特殊项保存文档返回上次修改位置使字符变为粗体使字符变为斜体为字符添加下划线缩小字号增大字号段落居中两端对齐左对齐右对齐分页符显示所有格式标记显示所有格式标记后可以让编制者对文档格式的细节有较强的把握要显示所有格式标记在选单左上角中的选项最下方中的显示标签中的始终在屏幕中显示这些格式标记中勾选显示所有格式标记即可复制粘贴在复制后注意选择复制选项可以减少格式修改的劳动量如选择保留源格式可以保持与源格式的字体段落和样式如选择匹配目标格式则会使用当前文档中的各种样式其中优劣还需个人根据感受自行比较格式刷要在目标内容中使用某参考内容格式可以使用格式刷功能要拷贝参考内容格式首选选中参考内容然后在开始栏目下的剪贴板菜单中选择格式刷此时格式刷已经蘸上参考内容格式鼠标成刷子状接着用鼠标选中目标内容即可完全复制字体字号段落样式等格式内容刷完格式后鼠标回复箭头形状复刷格式可以在选定参考内容后双击格式刷锁定此时可连续涂刷多个目标内容按或进行其他操作可退出锁定插入制表符调整文档位置在标书编制中经常会遇到文字需要间断情况如页眉页脚或者单位名称落款除了使用空格来调节文档的位置外制表符是精确调整文档位置的重要手段要使用制表符首先单击文档标尺左侧的的方框图案此时方框中图案会变换常用分别为型倒立丁字型左型分别指左对齐中间对齐右对齐首先调整好对齐方式然后选中要调整位置的文档所在行如多行文档需调整可全部选中接着在要对齐位置的标尺上单击之后将光标放在文档需要间断的部分按键后光标位置之后内容将按照左起第一个制表符格式对齐到制表符再次按下则会对应下一个制表符以此类推效果示例如下插入框线在添加页眉页脚后一般页眉会自动添加框线但页脚不会如要在页脚添加框线可以选择第一行整行页脚后在开始栏目下段落栏目中选择框线下拉菜单中添加相应框线如上框线或在边框和底纹中调整同样可以在页眉中取消掉框线注意使用添加图形直线也可以制作类似效果但图形与文本结合不紧密后期调整难度较大且不利于变更不推荐使用图形方法表格的调整表格经常遇到的问题是一表格中字体不合适位置不合理二表格太宽超出页面范围无法调整三表格太长换页后没有标题表格布局在插入表格后可在布局栏目下对齐方式栏目中选择文本在表格中的位置及文档与单元格的边距表格自动调整对于太宽的表格可以采用选中表格后在表格属性的列标签下逐页调整列宽另外较快捷的办法是布局栏目下单元格格式中选择自动调整下拉菜单下的根据内容自动调整表格或者根据窗口自动调整表格一般使用根据窗口自动调整后再进行手工调整也可结合使用具体使用可自行尝试表格重复标题行和表格跨页断行要在跨页的表格中重复标题行可以选择要重复的行后在右键表格属性中的行标签中勾选在隔页顶端以标题行形式重复或者选中后直接选择布局栏目下的数据栏目中的重复标题行要允许或禁止表格的跨页断行选中整个或与操作的表格后在在右键表格属性中的行标签中勾选或取消勾选允许表格跨页断行即可表格的删除选中表格后使用键可以删除整张表格查找功能的应用基础查找及替换功能不再赘述下面就一些应用经验进行分享查找特殊格式文档在标书编制中难免有未能及时准备好的资料此时可先插入红色字体或其他不同于正文格式的文档进行占位在最后审查时可在查找中选择更多在左下方的格式中选择字体选择字体颜色为红色之后点击查找即可找到之前插入的红色字体其他格式亦然查找模糊词语有时可能会需要查找形如第章这样的内容可在查找的更多选项中选择任意字符来替换即可查找出相关内容对于其他字符可自行尝试浏览对象单击右侧滚动条下方的圆点符号会弹出各图标在其中选择相应内容后点击圆圈上下的箭头符号即可按顺序浏览相关内容适用于修改表格或图片等内容时的检查工作新建窗口在标书制作过程中经常有同一文档中上下文需比对的内容此时如内容不多可使用键切换位置对于内容较多时可采用新建窗口方式要新建窗口可选择视图栏目下的窗口栏目中的新建窗口选项点击后会将源文档在任务栏中拆为文档文档两个这两个文档内容相同修改一个另一个也会变化可以理解为就是在原文档中增加了一个观察的位置点击窗口项目中的并排查看可并排查看文档以便比对不仅适用于新建窗口也可将不同文档并排查看要取消新建窗口直接关闭其中一个窗口即可此时不会提示保存等信息注意如提示需要保存很可能你已经关闭了所有新建窗口此时正在关闭源文档插入批注在多人协同作业时批注可以有效提示其他同事注意要点或者用于提示自己要添加的内容要对制定内容添加批注可选择审阅栏目下的批注栏目中的新建批注选项提示如文档中没有批注项批注栏目中的其他选项不可选可以利用此特点检查最终文档中是否残留批注项添加批注后一般会在文档右侧引出单独的批注项如在其他位置出现可选择旁边修订项目下的批注框下拉菜单选择在批注框中显示修订虽然对象为修订但同样适用与批注在批注栏目中选择上一条或下一条可按顺序浏览各条批注选择删除按钮可以删除当前选中批注或者在删除的下拉菜单中删除所有批注批注者的名称可在修订栏目下的修订下拉菜单中的更改用户名修改批注中显示缩写文档中图片的提取有时可能会遇到需从文档中将图片提取为其他格式图片使用复制到画图板中方式文件质量不高可采用以下方法新建一个文档将需要提取的图片复制到新建文档中在选单左上角中另存为选单中选择其他格式在保存类型中选择网页在网页生成的相关文件夹下可以找到原格式的图片双面打印有些标书会要求双面打印此时页面布局页眉页脚等都会受到影响要满足双面打印要求需要如下操作支持双面打印页边距在页面布局栏目下页面设置栏目中的页边距下拉菜单中选择自定义边距在页码范围多页中选择对称页边距并应用于整篇双面打印页眉页脚双击页眉或页脚进入编辑模式在设计栏目下选项栏目中勾选奇偶页不同此时需重新设置偶数页页眉页脚注意此奇偶页按统计页数而插入的页码奇偶页不同不影响奇偶页页码的连续性在双面打印时应考虑页眉页脚中文档的位置的对称性是否合理页码位置是否合理打印机设置不同打印机双面打印设置不同请结合具体情况进行设置自动保存的设置一般文件自动保存可以帮助我们避免损失但如果文档过大自动保存会拖慢系统速度甚至造成系统崩溃死机要调节自动保存设置可在选单左上角中选项按钮菜单最下方中的保存标签中设置大写价格现在网络下载的最新输入法均具有数字大写自动转换功能为避免大写出错请查询使用的输入法相关应用功能整体文档框架下部分内容频繁替换的标书编制工作方法探讨有时标书文件中部分代理产品的品牌一时难以决定此时标书随时可能面临修改如针对各品牌单独制作标书文件在其他商务文件框架修改及优化时会造成工作量成倍增加且难以同步各版修改情况因此建议在遇到类似情况是标注好已完成版本中所有可能要替换的部分然后再针对各部分单独制作小段不同品牌文档在最终品牌确定后再进行替换工作如此可减少因修改带来的不便也可以将不同文档部件分给不同人员制作合理利用人力文件的及时备份对于重要文件为防止系统出错等造成文档损坏需及时备份文件备份文件时一定要注意版本区分慎用最终版字样建立更新日志单独文档的准确性在制作标书文件时经常会遇到从其他单独内容的文档中复制的情况因此对单独文档的准确性和一致性一定要特别注意尤其其中针对项目替换的字眼需要在单独文档中给予标注可使用如本项目等通用字眼提高文档的可用性三探索中的应用还有一些功能或许可以对工作有帮助但因为应用次数较少功能不熟悉此处介绍部分使用方法还请各位同事一同在实践中总结修订修订功能可以保留修订前的结果并以明显的形式标注修改方式适用于多人共同制作文档时文件传递或者指导新员工做出示范文档最终版本最好不要包含修订内容操作方法点击审阅栏目下的修订栏目中的修订按钮此时修订处于激活状态再激活状态下进行的文档修改系统将会进行记录下划线为插入内容删除线为删除内容大段删除内容会在右侧显示要浏览修订可点击审阅栏目下的更改栏目中的上一条或下一条来按顺序浏览修订要接受修订即同意更改在选中相应修订后选择接受或在下拉菜单中选择相应项拒绝亦然文档比较文档比较功能可以比较两个文档中的异同之处特别适用于做技术规格书的逐点应答使用但文中有部分内容或格式不同可能会造成比较内容错乱操作方法将要比较的内容分别摘录在两个文档在审阅栏目下的比较栏目中点击比较下拉菜单选择比较选项原文档选择欲编辑的文档修订的文档选择参考文档可在更多中设置相关比较内容点击确定会进行运算耐心等待会将两个文档比较结果以修订的形式呈现在一个新文档中此时可在比较结果中接受或拒绝修订将比较结果保存成新文档即可表连接式拷贝链接式拷贝可以将文档中插入的表与原表格一键刷新同步适用于在价格未给出时进行事先的表格准备工作也可减少复制过程中的出错率如原表单元格增减不利于调整操作方法复制表格粘贴进后在粘贴选项中选择保留源格式并链接到右键更新链接即可与同步右键链接到对象链接中可以修改是否与源格式一致或断开连接等建议在完成表格内容调整后断开链接移动文档不会断开连接但移动文档会造成找不到更新文件清除自动编号宏对用宏的使用需要小心此宏适用于大量使用自动编号的电子文档的格式化处理将自动编号转换为字符以避免复制粘贴中造成的格式大纲等混乱问题要添加宏在视图栏目下宏项目中选择宏按钮输入一个宏名称如无格式点击创建输入以下斜体内容无格式无格式宏点击菜单栏中保存按钮后退出再次点击宏选择刚才保存的宏名称点击运行即可多级自动编号的设置有时我们可能想让文档中的编号根据所在章节自动变为想要的多级编号即使之前插入若干个若干级编号也能正确的调整多级编号的号码想实现如上功能可以利用样式和多级编号的配合使用来实现具体操作如下在开始栏目下的段落项目中选择多级编号的下拉箭头选择定义新的多级列表项目选择更多按钮在左侧窗口选择相应级别的列表在右侧将级别链接到样式选项中选择预设的样式例如选择左侧的数字同时将其将级别链接到样式选项中找到标题一在下方修改各级显示的效果在将各个级别分别做好链接在向应用的正文标题中将样式改为已链接的样式其中细节调整难以说明还请大家自己尝试文本结构图混乱的解决有时会出现文档结构图混乱的问题明明是正文的样式却出现在大纲等级中简单修改回来后再打开混乱又会出现此时可以编辑并运行以下宏新建宏运行宏下划线的截取将以下下划线右侧长短快速对齐可使用按住加鼠标左键框选多余部分效果如下四索引标书审美共识标题隔页表格布局表格的删除表格跨页断行表格重复标题行表格自动调整插入表格插入分节符插入分页符插入框线插入目录插入批注插入图片插入文本框插入页码插入制表符查找功能的应用常用快捷键大写价格单独文档的准确性段落多级自动编号的设置复制粘贴格式的总体设计格式刷兼容文档的转换清除自动编号宏双面打印同文档多品牌文件替换图片的提取文本结构图混乱的解决文件的大小文件的及时备份下划线的截取显示所有格式标记新建窗口样式页边距的调整页眉页脚的添加页面布局的调整纸张方向字体自动保存的设置