外事文书的写法

外事文书的写法 外事文书是国与国之间，外交代表机构和有关部分进行 对外交涉和礼节往来的书信形式。它必须完全体现国家当前 的对外方针政策和有关法规。即使是礼节性函件 ,假如格式、 行文或内容分歧常规， 也可能引起收件方的误解和不愉快 ， 甚至影响到国家关系。因此，在外事文书的草拟和发送方面 要求很严格，要做到文字严谨、正确，客套用语和格式合乎 惯例。同时，收发文要及时，尤其是外交上的文书往来 ，收 下回复或不予置理以至拒收退回，均反映一种政治态度，不 能有半点马虎。几种外事文书 1. 照会照会指国家之间用于外 交方面有关事宜的通知, 有关题目的交涉，外交礼节的表示 以及对某一题目的正式表态等方面的外交往来文书。按其重 要程度分有正式照会和普通照会两种。正式照会由国家元 首、政府首脑、外交部长、大使、代办、临时代办等人签名 发出，并用第一人称写成，一般不盖机关印章。普通照会由 外交机关或外交代表机关发出，行文用第三人称，如盖机关 印章，一般不签字。但有的国家要求加盖印章后再由使节或 授权的外交官签名。正式照会和普通照会的区别主要在于它 们使用范围不同。正式照会用于 ; 一是重大事情的通知。如 国家领导人的变更，大使、领事的更换，对某国承认、断交、 复交等事项的正式通知。二是重要题目的交涉。如建议缔结 或修改条约，建议召开双边、多边国际会议，互设领事馆 ， 委托代管本国财产，国家元首、政府首脑的访问以及其他有 关政治、军事、经济等重要题目的交涉。三是隆重的礼节表 示。如表示庆贺、吊哮等等。四是为了表示对某一件事的特 别重视, 也有使用正式照会的。普通照会用于进行一般性交 涉、行政性通知、办理日常事务和交际往来。由于外事文书 日趋简化，普通照会的使用范围也越来越广，政府之间关于 重要题目的来往，现在也多使用普通照会。普通照会以同样 内容普遍分发给当地各外交代表机关的，亦称通告照会。例 如，外交部用以向外交团发送各种事务性通知、规定、条例 等照会 ,以及各外交代表机关用以通知大使、临时代办离任、 返任，外交官到离任、休假日等。这类通告照会可油印，受  文机关可写” 各国驻x x 国外交代表机关"。2. 对外函件对 外函件，指国家领导人、外交职员以及政府各部分各机构写 给外国相应职员与机构的书信。根据内容情况，凡涉及重要 内容的，为正式函件 ; 凡属事务性和礼节性的内容，并由有 关职员签署的国家领导人和外交代表之间的亲笔签名信应 属外交函件。3. 备忘录备忘录是一国与别国外交代表机关之 间使用的代表本国政府对某一事件或题目进行外交交涉时 ， 说明有关事实、态度和法律的观点，或者辩驳对方观点，或 者重申某些外交会谈内容等的一种外交文书。备忘录可面交 或送交对方，无客套语、致敬语，开头就叙述事实。在会谈 或交涉中为了对方便于记录谈话的内容避免误解，可预先写 成备忘录面交对方，也可在谈话后将要点用备忘录送交对 方。为了叙述事实或陈述、补充自己的观点、意见或驳复对 方的观点、意见，假如用照会过于郑重时，可使用备忘录。 有时为了提醒某一件事，作为一种客气的催询，也可送交备 忘录。备忘录也可以作为正式照会或普通照会的附件。面交 的备忘录，不编号、不写抬头、不盖章 ; 送交的则要编号、 写抬头、要盖章。 有的标上”备忘录”三字。4. 外事电报外 事电报指各级国家部分、机构及职员同外国相应机构及职员 进行外事往来，为祝贺、有慰问、吊哮及备种事务性联系而制 发的一种扼要文书。抬头应写清受电人国名、地名、职衍、 姓名 ,题名要写明发电人职衔、全名或机构名称和发报地点。 外事文书的文体要求使用外事文书首先要留意格式，不要用 错。如外长和外交代表使用正式照会，不要用普通照会的格 式，非外交代表机构使用对外函件，不要用照会格式等等。 人称要与文书格式相适应。正式照会、外交函件、电报均是 以签署人的口气用第一人称写成。普通照会一般以单位名义 用第三人称写成，称对方也用第三人称，一般不用”贵方 或” 贵馆” 等措词，而是重提受照机关的名称。 以机构名义 书写的对外函件也用第三人称。签署者与受文者要相适应 ， 即人对人、单位对单位。如 : 正式照会是人对人，普通照会 是单位对单位。在个人对个人的外交文书中讲究身份对等 ， 如总理对总理，外长对外长。但也有特殊情况，如大使作为  国家的全权代表可对外长、总理、元首，而代办一般只对外 长。其他的对外函件可根据实际情况书写。客套用语要与格 式相适应。如普通照会开头的”x x x 向x x x 致意”这一 客套用语不能用作个人函件中的开头语，非对外机关发的对 外文书也不用这一套语，照会结尾的致敬语使用时要留意与 对方的身份、关系和场合相适应。如，致代办处的文书一般 用” 顺致敬意”或”顺致崇高的敬意”; 给外交部和大使馆 的文书则一般用” 顺致最崇高的敬意"。事务性的文书，也 用” 顺致崇高的敬意"。 致敬语不能自成一页 ，应紧跟正文 后面另起一段。称呼方面，文书抬头即受文人的职衔、姓名 等要全称，文中第一次出现职衔、姓名也要全称。第二次出 现则可用简称。文书信封和文中的抬头的国名等均用全称。 文中第一次出现时用全称，以后可用简称。有些国家由于发 生政变或其他原因，国名可能改变，须随时变更。对外文书 一般以本国文字为正本，但为了使收件人能够确切理解文件 的实质内容，往往附有收件国文字或通用的第三国文字的译 文。本国向外国常驻代表机关发送事务性函件，也可仅用本 国文字 ,不附译文。较为重要的文书则附以译文为好。各国 套语用法以及行文格式与中文不同，翻译时要留意，应符合 各种文字的用法。一般函电也可用接受国文字或通用文字书 写。我国对外文书格式范例正式照会 : x x 国总统x x x 阁 下交下: x x x x x x x x x 。顺臻最崇高的敬意。中华人 民共和国主席一九九x 年x 月x 日于x x 普通照会例一 ; 通 知协定生效部x 字第x x 号x x 国驻华大使馆 : 中华人民共 和国外交部向x x 国驻华大使馆致意， 并谱通知如下 : 中华 人民共和国政府对于一九x x 年x 月x 日在北京签订的中、 x 两国政府x x x 合作协定已履行了法律手续。鉴于x x 政 府已于一九x x 年x 月x 日通知中国驻x x 国大使馆，x x 国政府批准了该协定，根所协定第x 条的规定，该协定将自 本照会发出之日起正式生效。顺致最崇高的敬意。一九x > 年x 月x 日于北京普通照会例二 : 申述态度x 外字第x x 号 x x 国驻上海总领事馆 :