财务报销制度及报销流程.doc

文件编号：CN / ZD 02004-11 密级： 保存期 年 财务报销制度及报销流程 第一部分 总则一、目的和使用范围： 1、为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为,倡导一切以业务为重的指导思想，合理控制费用支出，特制定本制度。 2、本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况，将财务报销分为日常办公费用、工薪福利及相关费用、税费支出、工程相关支出及专项支出等,以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。 3、本制度适用公司全体员工。 二、财务部门的职责和权利 1、财务有权拒绝报销任何不真实、不可靠的原始单据； 2、财务人员应根据国家的制度和公司的规定，以及合同、协议、总经理批示的报告进行审核，对手续不完整的要求给予补充完整，对不合规的报销凭证予以拒绝并退还报销人； 3、财务每月应汇总各部门的费用明细、费用开支实际情况明细表报董事长、总经理、各部门负责人审阅； 4、对各项报销凭证，财务负责人可再次审查，对可疑经济业务提出质询，拒绝不合理、不合规、不合法的报销凭证； 5、出纳应对已按规定程序审批的报销凭证，进行最后一次全面的把关和审核，对不符合有关规定的凭证应予以拒绝； 6、对各部门的正常性开支实行部门经理负责制，财务人员必须做到及时处理，不得无故拖延各机构的票据报销； 第二部分 借支管理规定及借支流程第一条 借款管理规定 (一) 出差借款：出差人员凭审批后的《出差申请表》按批准额度办理借款，出差返回5个工作日内办理报销还款手续。 (二) 其他临时借款，如业务费、周转金等，借款人员应及时报帐，除备用金外其他借款原则上不允许跨月借支。 （三）备用金借款，备用金借款分个人备用金和专项业务备用金。以个人名义向公司借支的差旅费、招待费等其他零星支出为个人备用金，业务人员个人备用金在规定期限内累计借支上限30000元，公司高层领导个人备用金上限60000元，个人备用金要在相关业务办理结束后一周内进行核销。专项业务备用金是长期开支的周转备用金，需单独立项报批的业务事项。如公司批复的分公司或其他相关的周转金。 (四) 现金单笔支付金额超过5000元、非现金单笔支付金额在150,000元以上（含150,000元），须至少提前一天通知财务部门，以便提前做好资金的筹集和准备工作。 (五) 借款销账规定： 1、 借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销帐； 2、员工处理完业务后应及时办理销帐手续，长期不予以销账的，将按有关规定给予处罚。 （五）财务监督 公司财务部门每月底根据员工欠款情况，列出明细报公司总经理、各部门负责人，并发出催款通知书，通知借款人速到财务结算。 第二条 借款流程(一) 借款人按规定填写《借款单》，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、并填明借款方式：电汇、支票或现金。(二) 审批流程：主管部门经理及分管副总审核签字→财务总监复核→总经理审批→出纳办理付款→审核员复核付款。(三) 财务付款：借款凭审批后的借款单到财务部办理领款手续。 第三部分 日常费用报销制度及流程第一条 日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等。第二条 费用报销的一般规定(一) 报销人必须取得相应的合法票据(相关规定见《发票管理制度》), 经办人应在大额（5000元以上）发票背面签名。(二) 填写报销单应注意:根据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项目认真写，注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；简述费用内容或事由。(三) 按规定的审批程序报批。第三条 费用报销的一般流程： 报销人整理报销单据并填写对应费用报销单 → 须办理申请或出入库手续的，应附批准后的申请单或出入库单→部门经理及分管副总审核签字→财务部门复核→总经理审批 → 到出纳处报销 → 审核员复核付款。 1）每项经济活动发生后由经办人及时将发票与单据分类进行粘贴，填制报销单，所发生的费用不得跨月报销； 2）单据交部门主管，由部门主管对费用的发生给予证明后交部门负责人审批； 3）交财务部主管审核:付款与合同是否相一致;该项费用是否在报销范围之内;有关金额是否计算正确;查验发票真伪。 4）费用报销必须是谁发生谁报销，严禁代报，对发生的代报费用财务部门应拒绝办理； 5）费用报销中报销人、审批人应坚持分权原则，对报销人、审批人为同一人签字的费用财务部门应拒绝报销。 第四条 差旅费报销制度及流程 一、报销流程:1. 出差申请：拟出差人员首先填写《出差申请表》，详细注明出差地点、目的、行程安排、交通工具及预计差旅费用项目等，出差申请单应由分管副总批准。2. 借支差旅费：出差人员将审批过的《借款单》交财务部,按借款管理规定办理借款手续，出纳按规定支付所借款项。3. 返回报销：出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜，根据差旅费用标准填写《差旅费报销单》，部门经理及分管领导初审签字，财务复审签字,总经理审批；原则上前款未清者不予办理新的借支。 二、 差旅费补助原则 1、出差人员出差不予包干，实行“分项计算，限额报销，超支自负”的原则。即：出差住宿、交通、误餐补助均按实际出差天数在限定的标准数额内凭发票分项计算，限额报销，超过标准数额的部分由个人自理。 三、费用标准： 职 级 董事长及总经理 副总经理 部门经理 部门副经理 员工 项目 住宿费 一类 按实报实销 500元 300元 260 200元 二类 400元 260元 220元 160元 三类 300元 220元 180元 120元 一类地区指含：京、津、沪、藏、经济特区、直辖市及鄂尔多斯 二类地区指一类中未列的省会城市及计划单列市，含：青岛、烟台、大连、宁波、厦门、苏州 三类地区指地级市 出差地有办事处利用公司的住宿设施进行住宿的，除住宿费外其他差旅补助正常享受。KYG企业管理学习网 每日膳食补助两餐 一类 按实报实销 70元/天 60元/天 55元/天 40元/天 二类 60元/天 50元/天 45元/天 30元/天 三类 50元/天 40元/天 35元/天 20元/天 注：一、出差期间无论是本公司还是关系单位招待的，凡提供膳食二餐以上者，将不给予膳食补助；提供一餐者，按标准减半给予补助。 二、员工在出差期间凡招待客户就餐的，按就餐次数扣除补助。 飞机 经济舱 经济舱 审批 审批 审批 火車 软卧 硬卧、软席 硬卧、软席 硬座、硬卧 硬座、硬卧 轮船 二等舱 三等舱 三等舱 三等舱 三等舱 电话费 实报实销 实报实销 15元/天 10元/天 5元/天 交通费 实报实销 实报实销 凭交通费发票报销，20元/天（上限） 注：1、享受通信费报销的，不再享受电话费补贴。 2、享受上述项目的补贴后，不再报销除以上费用之外的任何费用。 3、乘车短于4小时的不可乘坐卧铺，特殊情况需事先经过部门经理同意。 4、出差到自家居住地的，原则上不报住宿费，特珠情况需住宿的，须事先报部门经理批准。 四、费用标准的补充说明： 1.员工出差分 “长途”和 “短途”两种，“短途”即出济南市区并能当天往返出差，出差时间在一天以上的为 “长途”，短途享受每日餐补的50%补贴。 2. 出差人员凭往返目的地间的车票据实填写出差的起始时间，出差天数的计算按算头不算尾。 3. 员工出差，因各种原因遗失车船或住宿费等相关票据，只享受差旅补助（包括餐补、电话费补贴），其他费用将一律不再给予报销。但享受差旅补助必须取得因公出差起始时间的证明材料，经所在部门负责人审核签字后方可享受补助。 4. 出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具的，将不再报销或补贴相关费用。 第五条：办事处费用报销 因项目周期较长，需临时增设公司驻外办事处的，应遵循以下规定： 1. 办事处房租：办事处租房合同原件或复印件应在财务备案，借支的房租应在一个月内去房屋租赁所在地地方税务局开具正规房屋租赁发票销账。 2. 办事处水电费、燃气费用：凭票据实报销。 3. 办事处办公电话及宽带费用：不超过200元/月 第六条 电话费报销制度 (一) 移动通讯费：为了兼顾效率与公平的原则，员工的手机费用的报销采用与岗位相关制，即依据不同岗位，根据员工工作性质和职位不同设定不同的报销标准（上限），具体标准如下： 级 别 报销标准 公司董事长、总经理：  实报实销             副总经理 实报实销  部门经理（正职） 300-600元/月 部门副经理： 200-500元/月 市场部主管级别人员：   200-400元/月 工程部项目经理级别人员：   200-400元/月 因工作需要主管级别： 100-200元/月 因工作需要员工级别： 50元/月 注：手机费每月报销一次，超标自理。 (二) 固定电话费：公司提供工作必须的固定电话，费用由公司统一支付，禁止员工利用公司电话拨打私人电话；固定电话费由办公室指定专人按日常费用审批程序及报销流程办理报销手续，若遇电话费异常变动情况应到电信局查明原因，特殊情况报总经理批示处理办法。第七条 市内交通费报销制度及流程 (一) 费用标准： (1)员工因公需要用车可根据公司相关规定申请公司派车，在没有车的情况下经分管领导车辆管理人员同意后可以乘坐出租车; (2)市内因公公交车费应保存相应车票报销，报销月票者不再报销任何公交车票。(二) 报销流程 1. 员工整理交通车票，除公交车票外，其他交通费应标明事由、路径、时间等，除二人及以 上同行外均不得连号，按规定填好《交通费报销单》。 2. 审批：按日常费用审批程序审批。 3. 员工持审批后的报销单到财务处办理报销手续。 4. 交通费凭票报销，报销时间为每周的周二、周四。 第八条 办公费、低值易耗品等报销制度及流程（一）管理规定:为了合理控制费用支出,此类费用由公司统一管理，集中购置,并指定专人负责。（二）报销流程 1．购置申请: 公司行政人员每季度根据需求及库存情况编制购置预算，实际购置时填写购置申请单按资产管理办法规定报批。 2．报销程序：报销人先填写费用报销单(附出入库单)，按日常费用审批程序报批。审批后的报销单及原始单据（包括结账小票）交财务部，按日常费用报销流程付款或冲抵借支。 3．费用归集：财务部按月根据行政人员提供的各部门领用金额统计表，归集核算各部门相关费用。库存用品作为公共费用，待实际领用时分摊。第九条 招待费、培训费、资料费及其他报销制度及流程（一）费用标准 1. 业务招待费：单次招待费用4000元以上应事前由副总或副总级别以上的领导批准,低于4000元应事前由部门经理批准。 2. 资料费：在保证满足需要的前提下，尽量节约成本，注意资源共享。各部门在购买资料