公司合同管理规定.docx

公司合同管理规定 第一部分 总则 第一条 为避免合同纠纷，防范经营风险，维护本公司的合法权益，根据《中华人民共和国合同法》等法律、法规的规定，结合本公司的实际情况，制定本制度。 第二条 本制度适用于除劳动合同之外的所有本公司对外签订的合同和协议。 第二部分 合同管理机构及职责 第三条 各部门应指定专人负责本部门合同管理工作。 第四条 合同主办部门合同管理的职责： 1、合同主办部门负责合同签订前的各项准备工作，包括目标对象选择（必要时通过公开招投标确定）、资信调查、市场调查、商务谈判。 2、负责起草或审核合同，根据本制度规定的流程及权限上报或签订合同；负责本部门合同的归档管理、执行及跟踪等工作。 3、负责对本部门承办的合同及与合同有关材料进行登记、整理、分类保管。 第五条 财务部合同管理的职责： 1、根据合同的收付款时间及方式等作好资金安排。 2、监督合同收付款条款的执行。 3、配合主管领导做好合同监督和检查工作。 第六条 合同保管及合同有关经办人员的职责： 1、对签订的合同及有关材料进行整理、建档和保管。 2、必须保守公司合同的秘密。未经公司领导同意，严禁向本公司非相关人员及外界提供或泄露本单位合同的情况。 第三部分 合同的谈判、草拟 第七条 合同经办人负责谈判工作，主管领导负有指导、监督和管理责任。 第八条 合同的起草与使用： 1、本公司已经制定标准格式合同的，必须使用标准格式合同。格式合同的内容、要求必须认真填写，必要时可修改、补充条款，由双方在修改处签章确认。 2、使用对方提供的合同。对此类合同必须认真审核，就合同中显见的不合法、不合理、不完整或对我公司不利的条款及时与对方进行磋商解决。 3、没有标准格式合同，必须自行起草的，应注意合同条款是否完备，依据《合同法》的规定写清以下条款： （1）合同当事人的名称或者姓名、住所、负责人的姓名及职务； （2）标的（要写明标的名称） （3）数量和质量（标的种类、范围、技术条件、质量标准、规格、数量等要求要明确、具体）； （4）价款或报酬（写明数额、计算标准、结算方式和程序及各种附带的费用等）； （5）各方的权利、责任和义务； （6）合同期限、履行地点和方式； （7）违约责任； （8）其他双方约定的条款； （9）合同必要的附件（如清单、表格、图表等）。 第四部分 合同的审核、审批 第九条 合同经办人填写《合同审批表》，《合同审批表》上必须简要概括合同主要内容，并填写结算办法与总金额，如属分期付款，应写明每期付款时间、条件及金额。《合同审批表》按权限逐级呈送审核、审批之后，作为申请合同盖章之依据。《合同审批表》同财务部存档，作为收付款及监督执行情况 的依据。 第十条 对外开展的各业务，在一般情况下应采用订立书面合同的形式。小额业务经总经理批准后，可以采用报价单、确认书的形式代替合同文本。 第十一条 通过信件、电报、传真、电子邮件、报价单等形式就经济合同主要条款达成的协议视为书面合同，但必须在实际履行前与对方签订确认书。 第十二条 公司规定进行招投标的项目，在合同审核、审批时应附有招投标过程的全部材料。 第五部分 合同的签订 第十三条 合同签订时主办部门和签订人应审查对方是否具有签约能力，以及经济实力、履约能力、诚信记录等情况，签约人是否为合法的签约人或者是否有授权其签约的授权委托书；如果是自然人，要核对其身份证明文件，检查其是否具有完全的民事行为能力。 第十四条 合同签订时主办部门应审查对方提供的相关资料，如年检合格和仍在有效期的营业执照、税务登记证、商标证、委托代理销售的授权委托书、特殊商品经营许可证、质量认证证书、专利证书、商标证书、原产地证明、身份证复印件、银行帐号等，对方提供的相关证件的复印件均应加盖单位公章，对方是自然人的应加盖指印或本人签名。 第十五条 公司对外签订的合同，一般情况下应由总经理亲自签订；经总经理特别授权的，由被授权人在授权范围内代表公司对外签订。 第十六条 合同签订时必须写明合同签订的日期、地点。 第六部分 合同的管理及执行 第十七条 部门合同管理员必须对已审批的合同进行登记编号，凡与合同有关的资料，都要附在合同卷全